Tot i que les reunions són importants per facilitar la col·laboració durant una reunió de projecte, poden suposar una pèrdua de temps enorme. De fet, la majoria de la gent considera que la meitat de les reunions a les quals assisteixen són "temps perdut", i això no només els frustra, sinó que també els fa més difícil mantenir la concentració en la tasca que porten a terme.
Com a resultat, és fonamental trobar maneres de fer més productives les reunions del vostre projecte. En fer-ho, ajudareu a canviar la manera en què el vostre equip veu les reunions, cosa que convertirà aquestes reunions en un espai útil perquè les persones puguin demanar ajuda a problemes, oferir suggeriments a altres persones i rebre actualitzacions sobre l’estat general del projecte.
Això és més fàcil de dir que de fer, de manera que, per ajudar-vos a treure el màxim partit a la propera reunió del projecte, assegureu-vos d’utilitzar les tàctiques de reunió següents.
El primer que heu de fer per tenir una reunió de projecte més productiva és determinar què es discutirà exactament quan tothom estigui a la mateixa sala. Elaborar una agenda us ajudarà a respondre a la pregunta "per a què serveix aquesta reunió?" cosa que ajuda a aclarir si la reunió és necessària o no.
A més, és important que envieu aquesta agenda a tots els participants de la reunió amb almenys un dia complet d'antelació. Això els ajudarà a tenir una idea de què tracta la reunió i, en cas que discutiu alguna cosa nova, ajudarà la gent a començar a pensar en les coses abans d’entrar a la reunió.
En aquest punt, si voleu que la gent faci alguna cosa més abans de venir a la reunió, assegureu-vos que ho digueu així. Per exemple, si voleu que llegeixin alguna cosa o si voleu que recopilin algunes dades, és intel·ligent dir-los que facin això prèviament per poder entrar directament quan comenci la reunió del projecte.
Part del que fa que una reunió se senti improductiva és excedir el temps que s’hi assigna. Les reunions existeixen per a propòsits específics i, si comenceu a desviar-vos de la tasca actual, és fàcil quedar-vos sense temps i cal ampliar la reunió o acabar-la sense assolir el vostre objectiu.
Una bona manera d’evitar que això passi és establir un límit de temps per a cada tema de l’ordre del dia i complir-s’hi. Si apareix alguna cosa que us farà passar el temps assignat, considereu presentar aquest punt; sempre podeu programar una altra reunió amb un altre grup de persones per revisar-la més tard. Trencar la feina així ajudarà a que el vostre equip del projecte tingui més èxit.
Finalment, també podeu utilitzar temporitzadors per ajudar-vos a complir els límits de temps i mantenir la reunió en el temps previst. Fer-ho no només us ajudarà a ser més productiu, sinó que també demostrarà al vostre equip que respecteu el seu temps i que feu tot el possible per no malgastar-lo.
Una part de la clau d’una reunió productiva del projecte és assegurar-se que les persones adequades i només les persones adequades hi siguin presents. No hi ha res pitjor que passar una hora dins d’una reunió a la qual no necessiteu assistir i, si això passa, és en gran part perquè l’organitzador de la reunió no va passar prou temps preguntant qui realment necessitava ser-hi.
Per ajudar-vos a fer-ho, tingueu en compte els diferents tipus de reunions que podeu tenir, com ara:
Les eines que utilitzeu també tindran un paper important en la determinació de la productivitat de les vostres reunions. Per exemple, la compartició de pantalla, les videoconferències i les pissarres blanques us faciliten la col·laboració amb la gent de la sala, cosa que fa que la vostra reunió sigui més eficient. I totes aquestes eines i molt més les ofereix FreeConference.com.
La importància de tenir les eines adequades és encara més gran als llocs de treball actuals. Tantes empreses tenen ubicacions múltiples o permeten que la gent ho faci treballar de forma remota, és a dir, les persones estan repartides per diferents ciutats o països. L’ús de la tecnologia adequada pot semblar que tothom es troba a la mateixa sala, cosa que us permetrà celebrar una reunió productiva del projecte.
Assegureu-vos d’incloure el vostre equip en el procés de planificació de reunions i recopileu comentaris per millorar el procés de reunió. L’ús de les tàctiques comentades aquí us ajudarà a transformar les vostres reunions de molestes pèrdues de temps en oportunitats per col·laborar i innovar.
Sobre l'autor: Kevin Conner és un emprenedor propietari de diverses empreses, com ara Broadband Search , un servei dedicat a ajudar les persones i les empreses a trobar la millor connexió a Internet de banda ampla en relació qualitat-preu. La gestió i el creixement dels seus negocis impliquen una àmplia planificació i gestió de projectes, i a Kevin li agrada compartir les seves experiències amb els altres per ajudar-los a tenir èxit.
Crea el teu compte de FreeConference.com i obté accés a tot el que necessites perquè la teva empresa o organització comenci a funcionar amb rapidesa, com ara compartir vídeo i pantalla , programar trucades , enviar invitacions automatitzades per correu electrònic, recordaris i molt més.
