Com a població, hem realitzat molts estudis darrerament en els esforços per esbrinar per què funcionen o no les reunions.
Sovint els hem etiquetat com una tradició ineficient; normalment es considera una pèrdua de temps (tret que la gent vingui realment preparada) i és segur suposar que tots hem assistit a almenys una reunió sense preparar-nos. Llavors, què dóna? Per què són tan difícils de preocupar les reunions? Per què són tan difícils de gestionar? Per què els seguim tenint??
L’ús del programari FreeConference significa que heu triat aprofitar al màxim algunes de les tecnologies de conferències virtuals més importants del món i que ho heu fet a sense costos comercials addicionals. No obstant això, en triar un servei Freemium, també sabeu que algunes empreses deixen molt a desitjar.
Per sort per a vosaltres, la naturalesa assequible de les actualitzacions de programari FreeConference significa que no haureu de sacrificar els estalvis de la vostra vida per accedir a funcions de qualitat, premium o actualitzacions útils.
Sabem que probablement ja vulgueu sortir de les vostres reunions. No sempre s’executen d’una manera intel·ligent. Però, us heu plantejat intentar treure’n més profit?
És fàcil quedar-se cansat quan determinats estudis citeu que les reunions us ocupen aproximadament un terç del vostre temps, però algunes reunions són importants, per això les mantenim.
Atès que la comunió és essencial per a la col·laboració i no es crea cap negoci per si sol, FreeConference ha desenvolupat algunes funcions impressionants que busquen millorar la manera com interactuem amb els nostres col·legues i amb les nostres dades. Les principals preocupacions que hem estat tractant són qüestions de temps, claredat, continuïtat i rendició de comptes.
Si alguna vegada ha hagut de seure a través d'un reunió interminable, probablement hagueu tingut el temps d’arribar a maneres d’haver-ho fet de manera diferent. Les reunions, si estan mal planificades, són difícils de mediar sense agendes concises; la presa de decisions es confon amb la discussió desenfocada i la manca de participació informada. Dissenyar una agenda eficaç és una de les maneres en què es pot aprofitar el poder d’un equip fort, ja que proporciona l’estructura necessària i el contingut informatiu per aconseguir les coses correctament.
Tant si la vostra reunió és diària, setmanal o trimestral, la necessitat d’una línia de temps sòlida és essencial per mantenir l’eficiència, tant en grups grans com petits. A continuació s’enumeren alguns factors importants que cal tenir en compte a l’hora de dissenyar l’agenda de les reunions. Penseu en el següent:
Heu seleccionat un tema que involucri a l'equip al qual esteu abordant? La majoria de la gent vol parlar de coses que els afecten directament. La discussió sobre qüestions que involucren diferents departaments són coses bones a plantejar durant les reunions, per a les quals els recursos s'han destinat amb l'únic propòsit de debats en grup. Com que la majoria de les organitzacions es basen en un
sentit de la interdependència de l’oficina, els departaments interns sovint necessiten temps de reunions per coordinar i consolidar els seus esforços.
Tenir en compte el compromís de l’equip amb el que es discuteix també us permet adaptar la vostra agenda al vostre públic i maximitzar la participació del públic.
En fer la vostra agenda, pregunteu-vos: afecta això a les persones a qui em dirigeixo?
Si utilitzeu paraules clau com a frases de tema de pics, podeu deixar passar una gran quantitat de professionals: si anuncieu l’èxit del llançament del nou producte a l’agenda a “Coses bones que hem fet recentment”, és probable que sigueu l’únic en aquesta pàgina. És increïblement difícil mediar un debat si la gent no té clar el tema, i molt menys, és capaç de preparar-lo amb eficàcia.
L’ús d’enunciats de preguntes per plantejar punts en una reunió és una bona manera d’assegurar-se que la discussió resol realment el problema que es presenta. Utilitzant el nostre hipotètic llançament del producte amb èxit com a exemple, tingueu en compte això: Què va funcionar bé per a aquest llançament? Quins mercats hem obert amb aquest èxit? D’on l’agafem d’aquí?
Quan feu temes per a reunions, pregunteu-vos, Quines respostes busco? Quina pregunta ens ajuda millor a arribar-hi?
La gent es pot molestar quan s’adona que demanar la seva opinió no garanteix que tingui cap paraula en el procés de presa de decisions final. És important classificar cada discussió en funció del que busqueu del vostre públic. Delimiteu per al grup el que espereu de les seves respostes. L'enfocament basat en preguntes us ajuda a obtenir respostes més útils del vostre equip, però també pot provocar frustració si enganyeu d'alguna manera sobre per a què s'utilitzen aquestes respostes.
Si la reunió se celebra per poder reunir informació per a una decisió més gran, feu-ho saber. Si necessiteu una caixa de ressonància sobre una idea nova, indiqueu-ho a l'agenda. Si esteu cercant un consens al final de la reunió, escriviu-ho i deixeu molt clar que l'objectiu final del debat és decidir sobre alguna cosa. D'aquesta manera, eviteu deixar-vos desviar pels punts de disputa entre membres del vostre equip que poden tenir nocions d'autoritat que no tinguin pes en aquesta reunió en particular.
Quan enumereu les expectatives de reunions, pregunteu-vos: busco aportacions, informació o una decisió final?
Aquest problema és un esforç de dos bits, ja que la puntualitat de la vostra agenda pot determinar el nivell de preparació que assoliran els membres de l'equip. Com més aviat arribeu a l'agenda, més aviat podeu esperar que considerin elements dels seus punts discursius i es preparin per donar-vos la vostra opinió o que recopilaran informació per prendre una decisió informada amb vosaltres. És important que els vostres equips s’avancin a l’hora de prendre decisions o reunions importants que impliquin preparació, ja que voleu maximitzar el temps amb totes les parts implicades i intentar informar a la gent mentre que altres que s’han preparat seuen i esperen és una bona manera de deixeu el vostre equip frustrat i discongruent. 
Quan publiqueu l’agenda de la reunió a l’equip, pregunteu-vos: Si rebés aquesta agenda ara mateix, estaria preparat per a aquesta reunió a temps?
Mantenir un grup nombrós de persones sobre el tema és difícil. Mantenir-los a l’hora prevista és gairebé impossible. Per aquest motiu, és vital incloure un component temporal per al disseny de l'agenda de la reunió. Cada secció / qüestió / secció de tema hauria d’estar clarament descrita dins d’un període de temps. Aquest període de temps hauria d’assignar un temps adequat per al debat, la revisió i la conclusió. Això és important per esbossar-lo abans de la reunió: sovint acabareu sentint que alguns problemes necessiten més temps al consell o es poden reduir significativament.
En fer franges horàries per a cada secció de l’agenda de la reunió, pregunteu-vos, Com s’utilitza millor el nostre temps? Els seus comentaris obriran un diàleg que mereixi més discussió? Quant de temps voldria gastar en aquest article?
El processament de l’agenda té més a veure amb els passos que implica el procés de tots els punts de la reunió. Enumera els nivells de discussió durant els quals intenteu completar la tasca que teniu a la mà. Acordar la forma en què es tractaran els problemes augmenta l’eficàcia de la reunió. Si no enumereu la forma en què voleu que l’equip tracti cada problema, és possible que alguns membres acabin distrets definint el problema, mentre que alguns poden estar discutint la seva rellevància per a ells: ningú s’acaba centrant en identificar o avaluar cap solució .
El procés per tractar un tema hauria d'aparèixer a l'agenda escrita que proporcionareu. Quan arribeu a aquest tema durant la reunió, expliqueu el procés necessari per arribar a un acord i busqueu aquest acord.
Quan determineu per primera vegada aquest procés a la vostra agenda, pregunteu-vos: Com vull dirigir aquest debat? Vull saber de persones o equips? Vull vot unànime, opcions de votació o un debat de pluja d'idees? Com puc determinar quan s'ha resolt un problema? Com em sembla la reunió ideal?
Aquesta pot ser la part més crucial per fer que qualsevol agenda comprengui que sempre estan en procés de canvi. Cap agenda no és immune a la bogeria del temps, als retards inesperats, als dies de malaltia o als contratemps. Per aquest motiu, és important ser susceptible de canvis. Les prioritats de l’agenda canviaran sens dubte d’importància a mesura que s’acosti la data i es consolidin les coses en temps real. A mesura que avancen els projectes, l’equip també ho fa i, per tant, els objectius de l’agenda també ho fan. El primer tema de qualsevol bona agenda és "editar i prioritzar l'agenda d'avui". Aquest tema de programació és la millor manera d'assegurar-se que el vostre equip compleixi el que s'està discutint, el perquè, la durada i les expectatives del dia.
Quan creeu una agenda per a totes les reunions, pregunteu-vos: Hi ha espai per debatre aquí? Com puc gestionar millor allò que no puc planificar? Com puc mantenir el debat centrat?
Aquest és un tema important que cal incloure a la vostra agenda. Parla molt del vostre lideratge per poder suspendre la urgència d’una reunió per discutir els elements d’èxit amb el vostre equip. És vital que tothom senti que es valora el seu treball, tot i les limitacions de temps, els contratemps, els problemes i els reptes. S’ha d’abordar la feina ben feta i fer servir alguns moments de la reunió per felicitar el vostre equip pel que ha estat funcionant bé és una bona manera de mantenir la moral i fomentar un entorn de treball de suport.
Aquesta és una categoria menor, però igualment important. Recorda al vostre equip que sempre hi ha marge de millora. Tant si heu tingut problemes de puntualitat, dinàmiques internes d’oficines o simplement heu tingut una setmana difícil al mercat, assegureu-vos que el vostre equip estigui al corrent del que s’espera d’ells, en tot moment. Posar la tassa de cafè al rentaplats és una part petita però important de la cura d’un entorn d’oficina i, per poc transcendent que sembli, esmentar-la com a part de la reunió reforça la importància de la coherència.
Tant si heu sentit parlar del fenomen del Parking Parking com si no, heu utilitzat definitivament els seus conceptes bàsics. Fonamentalment actua com una caixa de ressonància per a totes les idees que no es poden abordar immediatament en l’entorn de reunió actual. Tots els nous projectes, idees, consultes i preguntes es poden "aparcar" al lot i es poden assenyalar com a punts de discussió per a futures reunions. També vol dir que sempre teniu una unitat d’emmagatzematge plena d’idees per tornar-hi, si teniu uns minuts més al final de la reunió. El pàrquing és una excel·lent manera de mantenir-se a la feina, a la pista i al registre.
En general, el més important que cal recordar sobre el disseny d’una agenda és que sempre esteu treballant junts per aconseguir un objectiu comú. Haureu d’objectiu de fer que la vostra discussió sigui cohesiva, inclusiva, creativa i productiva. És difícil encertar totes les marques, però si teniu un espai per a això a l’agenda, és possible que només hi arribeu a temps.
FreeConference.com el proveïdor de trucades de conferència original gratuït, que us ofereix la llibertat de triar com connectar-vos a la reunió en qualsevol lloc i en qualsevol moment sense compromís.
Creeu un compte gratuït avui mateix i experimenteu teleconferències gratuïtes, descàrrega gratuïta de vídeo, intercanvi de pantalla, conferències web i molt més.
És diumenge a la tarda i un grup d’amics inicia sessió a la reunió web en línia programada de manera rutinària. Es reuneixen un cop per setmana per xerrar sobre la vida; de vegades sobre la feina; es tornen xerraires quan xerren amb rostres coneguts poques vegades vistos.
Aquests amics havien seguit els seus camins separats: un es va dedicar a les finances, un altre a la programació, i uns quants van anar a VC, amb l'esperança de trobar la següent gran cosa. Era diumenge a la tarda; era una rutina reunió web en línia; però aquesta vegada, alguna cosa se sentia diferent. (més ...)
