És poc probable que una reunió virtual substitueixi completament les reunions presencials, però amb la ràpida expansió i el desenvolupament de tecnologies, les empreses estan reduint els costos de dur a terme reunions virtuals mentre els membres de l'equip estan geogràficament separats. Tot i que les reunions efectives generalment segueixen una pauta similar, fer treball virtual a la sala de reunions en línia pot presentar un conjunt únic de reptes: aquí teniu 3 consells per organitzar les millors reunions virtuals.
Això pot aplicar-se a les reunions en general, però una reunió virtual pot ser més susceptible a una pèrdua d’enfocament o productivitat si els membres de l’equip només es llegeixen text o es senten per primera vegada sobre un tema. Assigneu una mica de deures i assegureu-vos que l’agenda es distribueixi molt abans de començar, de manera que els membres de l’equip puguin ajustar la seva mentalitat i desenvolupar una mica d’impuls en la conferència virtual.
La preparació també inclou conèixer els aspectes tècnics de la sala de reunions en línia . Assegureu-vos que la reunió pugui començar malgrat una dificultat tècnica i sigueu prou enginyosos per donar consells als membres de l'equip que tinguin preguntes tècniques.
L’etiqueta de la reunió d’equip és més important en una sala de reunions virtual que una reunió normal. A continuació, es detallen algunes regles que s’han d’aplicar: prohibir la multitarea, si els membres de l’equip fan alguna cosa més o mantenen una conversa paral·lela mentre comença la reunió, fa que la conferència sigui inútil. Dues maneres d’abordar aquest problema són activar i desactivar el vídeo i silenciar les persones que no necessiten.
Deixeu que cada membre de l’equip tingui la possibilitat de parlar, ja que és difícil mantenir l’enfocament en una reunió regular, l’etiqueta de la reunió de l’equip ha de ser molt atractiva quan es tracta d’un treball virtual o si la productivitat està en perill. Creeu un ambient inclusiu on els membres de l’equip se sentin lliures per parlar sense por a crítiques ni interrupcions.
Normalment, quan s’acaba una reunió presencial, els membres de l’equip es reuneixen al voltant del refrigerador d’aigua per discutir el que els agrada i el que no els agrada del que va tenir lloc. Això pot ser inabastable en videotrucades, ja que els assistents estan físicament separats, però és important que l’equip creixi confiança i química.
Hi ha dues maneres d’abordar-ho: una és formalitzar-ho; Feu que tothom proporcioni els seus comentaris sobre la reunió sense conseqüències per tal de promoure la transparència dins de l’equip. L’altre és l’enfocament informal, com ho és la majoria de xerrades sobre refrigeradors d’aigua. Tanqueu la sessió com a moderador després de la reunió i deixeu que els membres de l'equip parlin entre ells durant 2 minuts més. El diàleg i la retroalimentació no relacionats poden desenvolupar relacions laborals i millorar l'etiqueta de la reunió d'equips futurs.
Crea el teu compte de FreeConference.com i obté accés a tot el que necessites perquè la teva empresa o organització comenci a funcionar amb rapidesa, com ara compartir vídeo i pantalla , programar trucades , enviar invitacions automatitzades per correu electrònic, recordaris i molt més.
