Ние като население сме предприели много изследвания напоследък, в усилията да разберем защо срещите работят - или не.

Често ги обозначаваме като неефективна традиция; обикновено се разглежда като загуба на време (освен ако хората действително не са дошли подготвени) и е безопасно да се предположи, че всички сме дошли на поне една среща неподготвени. И така, какво дава? Защо срещите са толкова трудни за грижа? Защо са толкова трудни за управление? Защо продължаваме да ги имаме?

(Повече ▼…)

Използването на софтуер FreeConference означава, че сте избрали да се възползвате напълно от някои от водещите в света технологии за виртуални конференции и че сте го направили на без допълнителни бизнес разходи. Избирайки услуга Freemium, вие също знаете, че някои компании оставят много да се желаят.

За щастие за вас, достъпният характер на надстройките на софтуера FreeConference означава, че не е нужно да жертвате спестяванията на живота си, за да получите достъп до качество, първокласни функции или полезни надстройки.

Наскоро пуснахме някои вълнуващи надстройки към нашия план за FreeConference. Можете да получите достъп до тази функция само за 9.99 на месец. Нарича се SmartSearch.

(Повече ▼…)

Знаем, че вероятно вече искате да излезете от срещите си. Те не винаги се изпълняват интелигентно. Но обмисляли ли сте да се опитате да извлечете повече от тях?

Лесно е да се уморите, когато определени изследвания цитирайте, че срещите отнемат около една трета от времето ви, но някои срещи са важни - затова продължаваме да ги имаме.

Управлявани от данни взаимодействия

Тъй като общуването е от съществено значение за сътрудничеството и не се изгражда бизнес самостоятелно, FreeConference разработва някои впечатляващи функции, които искат да подобрят начина, по който взаимодействаме с нашите колеги и с нашите данни. Основните проблеми, които разглеждаме, са въпросите за времето, яснотата, приемствеността и отчетността.

(Повече ▼…)

Ако някога ви се е налагало да седнете през безкрайна среща, вероятно сте имали време да измислите начини, по които бихте го направили по различен начин. Срещите, ако са лошо планирани, са трудни за посредничество без кратки програми; вземането на решения се замъглява от непреднамерена дискусия и липса на информирано участие. Проектирането на ефективна програма е един от начините, по които човек може да използва силата на силен екип, тъй като осигурява както необходимата структура, така и информативно съдържание, за да се постигнат нещата както трябва.

Независимо дали срещата ви е ежедневна, седмична или тримесечна, необходимостта от силен график е от съществено значение за поддържане на ефективността, както в големи, така и в малки групи. По -долу са изброени някои важни фактори, които трябва да имате предвид, когато съставяте дневния ред за вашите срещи. Помислете за следното:

Ангажираността на вашия екип с програмата

Избрахте ли тема, която включва екипа, към който се обръщате? Повечето хора искат да обсъждат неща, които ги засягат директно. Дискусиите по въпроси, които включват различни отдели, са добри неща, които трябва да бъдат повдигнати по време на срещите, за които ресурсите са разпределени единствено с цел групови дискусии. Тъй като повечето организации се захранват чрез чувството за взаимозависимост на офиса, вътрешните отдели често се нуждаят от време за срещи, за да координират и консолидират усилията си.

Като се има предвид ангажираността на екипа с това, което се обсъжда, също ви позволява да приспособите дневния си ред към вашата аудитория и да увеличите максимално участието на аудиторията.

Когато правите дневен ред, се запитайте: това засяга ли хората, към които се обръщам?

Яснотата на вашата програма

Използването на модни думи като изречения на тема „бюлетин“ може да остави стая на професионалистите да се заблудят: ако обявите успешното пускане на нов продукт на дневен ред под „Добри неща, които направихме наскоро“, вероятно ще бъдете единственият на тази страница. Невероятно трудно е да се посредничи в дискусия, ако хората не са наясно по темата, камо ли да могат да се подготвят ефективно за нея.

Използването на формуляри на въпроси за излагане на точки на среща е чудесен начин да се уверите, че дискусията действително решава представения проблем. Използвайки за пример нашето хипотетично успешно стартиране на продукт, помислете за следното: Какво работи добре за това стартиране? Какви пазари отворихме с този успех? Откъде да го вземем от тук?

Когато правите теми за срещи, попитайте се, Какви отговори търся? Кой въпрос най -добре ни помага да стигнем до там?

Целта на вашата програма

Хората могат да се разстроят, когато осъзнаят, че искането на техния принос не гарантира, че те ще имат каквото и да е мнение в окончателния процес на вземане на решения. Важно е да категоризирате всяка дискусия според това, което търсите от вашата аудитория. Определете за групата какво очаквате от техните отговори. Подходът, базиран на въпроси, ви помага да извлечете по-полезни отговори от екипа си, но също така може да доведе до разочарование, ако по някакъв начин заблудите за какво се използват тези отговори.

Ако срещата се провежда, за да можете да съберете информация за по -голямо решение, уведомете това. Ако имате нужда от озвучаване на нова идея, посочете това в дневния ред. Ако търсите консенсус до края на срещата, запишете го и ясно заявете, че крайната цел на дискусията е да вземете решение за нещо. По този начин избягвате да бъдете отстранени от точки на спор сред членовете на вашия екип, които може да имат представи за авторитет, които нямат тежест в тази конкретна среща.

Когато изброявате очакванията за срещи, попитайте се, търся ли въвеждане, информация или окончателно решение? 

Навременността на вашата програма

Този въпрос е двустранно начинание, тъй като навременността на вашия дневен ред може да определи нивото на подготовка, постигнато от членовете на вашия екип. Колкото по -скоро разберете дневния ред, толкова по -скоро можете да очаквате те да разгледат елементи от неговите дискурсивни точки и да се приготвят да ви дадат своя принос или да съберат информация, за да вземат информирано решение с вас. Важно е да покажете на екипа си някои глави, когато идвате на важни решения или срещи, които включват подготовка, тъй като искате да увеличите максимално времето с всички участващи страни и да се опитате да информирате хората, докато другите, които са се подготвили, са чудесен начин да оставете екипа си разочарован и несъвместим. 

Когато предоставяте дневния ред на срещата на екипа, попитайте се, Ако получих дневния ред в момента, щях ли аз самият да бъда готов за тази среща навреме?

Управление на времето във вашата програма

Поддържането на голяма група хора по темата е трудно. Спазването им по график е почти невъзможно. Поради тази причина е жизненоважно да се включи компонент за определяне на времето в дизайна на дневния ред на вашата среща. Всеки раздел/въпрос/тема трябва да бъде ясно очертан в рамките на време. Тази времева рамка трябва да отдели достатъчно време за обсъждане, преразглеждане и заключение. Това е важно да се очертае преди срещата: често пъти ще чувате, че някои въпроси или се нуждаят от повече време на борда, или могат да бъдат намалени значително.

Когато правите времеви интервали за всеки раздел от дневния ред на вашата среща, попитайте се, Как най -добре се използва нашето време? Ще отворят ли обратната връзка диалог, който заслужава по -нататъшно обсъждане? Колко време бих искал да похарча за този артикул?

Обработка на целите на вашата програма

Обработката на вашия дневен ред има повече отношение към стъпките, включени в процеса на всички точки от срещата. Той изброява нивата на дискусия, през които се опитвате да завършите задачата. Споразумението за начините, по които проблемите ще бъдат обработени, увеличава ефективността на вашата среща. Ако не изброите начина, по който бихте искали екипът да се справи с всеки проблем, някои членове може да се разсеят, като определят проблема, докато някои може да обсъждат неговата значимост за тях: никой в ​​крайна сметка не се фокусира върху идентифицирането или оценяването на решенията .

Процесът на разглеждане на дадена точка трябва да се появи в писмения дневен ред, който ще предоставите. Когато достигнете тази точка по време на срещата, обяснете процеса, необходим за постигане на споразумение, и потърсете споразумението.

Когато първо определяте този процес в дневния си ред, се запитайте: Как искам да водя тази дискусия? Искам ли да чуя от отделни лица или екипи? Искам ли единодушно гласуване, опции за допитване или мозъчна атака? Как да определя кога проблемът е решен? Как изглежда идеалната среща за мен?

Редактиране на вашата програма

Това може да е най-важната част от изготвянето на всеки дневен ред- разбирането, че те винаги са в процес на промяна. Нито един дневен ред не е имунизиран срещу глупостта на времето, неочакваните забавяния, болните дни или неуспехите. Поради тази причина е важно да сте податливи на промяна. Приоритетите на дневния ред без съмнение ще се променят по важност с наближаването на датата и нещата стават все по -твърди в реално време. С напредването на проектите напредва и екипът, а оттам и целите на дневния ред. Първата точка от всеки добър дневен ред е „редактиране и преориентиране на дневния ред“. Този елемент от графика е най -добрият начин да се уверите, че вашият екип е в съответствие с това, което се обсъжда, защо, на каква дължина и с какви очаквания в деня на.

Когато създавате дневен ред за всяка и всяка среща, попитайте се, Има ли място за дискусия тук? Как мога да управлявам най -добре това, което не мога да планирам? Как да поддържам дискусията си центрирана?

Допълнителни предложения за дневен ред

Какво работи добре

Това е важна точка, която да включите в дневния си ред. Това говори много за вашето ръководство, за да можете да преустановите спешността на среща, за да обсъдите елементите на успеха с вашия екип. Жизненоважно е всеки да чувства, че работата му е оценена, въпреки ограниченията във времето, неуспехите, трудностите и предизвикателствата. Трябва да се обърне внимание на добре свършената работа и използването на няколко момента от срещата ви, за да поздравите екипа си за това, което работи добре, е чудесен начин да поддържате морала и да създавате благоприятна работна среда.

Неща за подобряване

Това е по -малка, но също толкова важна категория. Това служи като малко напомняне на вашия екип, че винаги има място за подобрения. Независимо дали сте имали проблеми с навременността, динамиката на вътрешния офис или просто сте имали трудна седмица на пазара, уверете се, че вашият екип е наясно какво се очаква от тях по всяко време. Поставянето на чашата за кафе в съдомиялната машина е малка, но важна част от грижата за офисната среда и колкото и незначително да изглежда, споменаването й като част от вашата среща засилва важността на последователността.

Идеи за паркинг

Независимо дали сте чували за феномена паркинг или не, определено сте използвали основните му концепции. Той по същество действа като сонда за всички идеи, които не могат да бъдат адресирани незабавно в настоящата среда за срещи. Всички нови проекти, идеи, запитвания и въпроси могат да бъдат „паркирани“ в партидата и да бъдат отбелязани като точки за дискусия за бъдещи срещи. Това също означава, че винаги имате място за съхранение, пълно с идеи, на които да се върнете, ако имате още няколко минути в края на среща. Паркингът е чудесен начин да останете на задача, да сте на път и да сте в запис.

Като цяло най -важното нещо, което трябва да запомните при съставянето на дневен ред, е, че винаги работите заедно за постигане на обща цел. Трябва да се стремите да направите дискусията си сплотена, приобщаваща, креативна и продуктивна. Трудно е да се постигнат всички точки, но ако имате място за това в дневния ред, може просто да стигнете навреме.

FreeConference.com оригиналният безплатен доставчик на конферентни разговори, който ви дава свободата да избирате как да се свържете с вашата среща навсякъде и по всяко време без задължение.

Създайте безплатен акаунт още днес и изпитайте безплатни телеконференции, видео без изтегляне, споделяне на екрана, уеб конференции и др.

Неделя е следобед и група приятели влизат в рутинно планираната си онлайн среща в мрежата. Те се срещат веднъж седмично, за да разговарят за живота; понякога за работа; те са приказливи, когато разговарят с познати лица, които рядко се виждат.

Тези приятели бяха тръгнали по различни пътища - един отиде във финанси, друг в програмиране, а няколко отидоха във VC, надявайки се да намерят следващото голямо нещо. Беше неделя следобед; това беше рутина онлайн уеб среща; но този път нещо се чувстваше различно. (Повече ▼…)