Ние като население сме предприели много изследвания напоследък, в усилията да разберем защо срещите работят - или не.
Често ги обозначаваме като неефективна традиция; обикновено се разглежда като загуба на време (освен ако хората действително не са дошли подготвени) и е безопасно да се предположи, че всички сме дошли на поне една среща неподготвени. И така, какво дава? Защо срещите са толкова трудни за грижа? Защо са толкова трудни за управление? Защо продължаваме да ги имаме?
Какъв е проблемът?
В по -голямата си част въпросът за неефективните срещи се върти около представите за ангажимент, подготовка, общуване, сбитост, и конкретно развитие.
Трудно е да се мотивират хората, които не се интересуват от това, което се обсъжда.
Още по -трудно е да продължите напред, когато хората нямат необходимата информация.
Става предизвикателство да се провеждат конструктивни дискусии, когато хората не са на една и съща страница.
Почти е невъзможно да напреднете, когато сте затънали в ежедневните тривиалности, и това е така разбира се не е лесно да се постигнат цели, когато проектите не могат да бъдат завършени навреме.
И така, как най -добре да продължим напред?
Привличане на хора
Повечето хора искат да обсъждат неща, които ги засягат директно. Добрите неща, които трябва да се изтъкнат по време на срещите, са обсъждането на въпроси, които включват различни отдели, тъй като ресурсите са разпределени единствено с цел групови дискусии.
Отделете време да помислите дали този проблем засяга екипа, към който ще се обърнете на срещата. Те ще оценят желанието ви да ги включите.
Идва Подготвен
Важно е да дадете на главата си екип, когато вземате важни решения или срещи, които включват подготовка, тъй като искате да увеличите максимално времето с всички участващи страни. Опитът да информирате хората, докато други, които са се подготвили, седят и чакат, е чудесен начин да оставите екипа си разочарован и неподходящ.
Отделете време да обмислите следното: Ако сте получили покана за участие в тази среща, бихте ли имали необходимата информация, за да участвате активно, информирано и конструктивно?
Разбиране на същността
Хората не могат да бъдат полезни, ако не знаят какво търсите. Определете за групата какво очаквате от техните отговори. Подходът, базиран на въпроси, ви помага да извлечете по-полезни отговори от вашия екип, но само ако те знаят за какво се използват техните отговори.
Уведомете дали провеждате срещата, за да можете да съберете информация за по -голямо решение. Ако имате нужда от озвучаваща дъска по нова идея, посочете това в дневния ред. Ако търсите консенсус до края на срещата, запишете го и изяснете много ясно, че крайната цел на дискусията е да вземе решение за нещо.
Отделете време да изброите очакванията си в началото на срещата, така че всеки да знае защо сте ги събрали.
Управление на времето
Поддържането на голяма група хора на тема е предизвикателство, докато поддържането им по график е почти невъзможно. Поради тази причина е жизненоважно да управлявате ефективно времето си на всяка среща. Това може да стане чрез използването на a добре направен дневен ред.
Очертайте всеки раздел/въпрос/тема в рамките на определен период от време. Тази времева рамка трябва да разпредели adeq
отделете време за обсъждане, преразглеждане и заключение. Това е важно да се очертае преди срещата: често пъти в крайна сметка ще чуете, че някои въпроси или се нуждаят от повече време на борда, или могат да бъдат намалени значително.
Отделете време да помислите как най -добре да прекарате времето си в тази среща. Колко време бихте искали да отделите за всеки предмет на дискусия? Ще отнеме ли тази дискусия повече време, отколкото си струва?
Постигане на Цели
Без ангажираност, подготовка, комуникация и управление на времето шансовете за процъфтяване на вашия бизнес са малки. Срещите ви ще се скитат; ще разочаровате служителите си; вашите проекти ще паднат и ще останат на паркинга.
Важно е да си поставяте цели и постоянно да се стремите да ги постигате. Цялата причина хората да имат срещи е да обединят усилията си по дадена тема с цел да постигнат нещо. Не позволявайте историята на слабите срещи да бъде причината да не стигнете до мястото, където бихте искали да бъдете.
Отделете време за поставяне на цели и често ги преглеждайте.
Как да уреждаме срещи?
Тук, на Freeconference, когато някой не може да направи среща, това е спешен случай. Ние сме на пазара на продуктивни срещи и искаме да увеличите максимално времето си, прекарано в сътрудничество, независимо дали от разстояние виртуални конференции, или лично на масата в заседателната зала.
Независимо дали последната ви среща е била ефективна или не, какво да направите след нейното приключване определя колко ефективна може да бъде следващата среща. Нашият съвет е:
Направете солиден дневен ред на срещата.
Ангажирайте хората.
Подгответе персонала си.
Предайте вашите интереси.
Поставете си цели и ги направете общи.
Уважавайте времето им.
И не забравяйте, че малка благодарност върви далеч. Благодаря им за ангажимента; благодарете им за отделеното време; благодаря им за идеите.
Нямаше да бъдем никъде, ако не беше сътрудничество. Не оставяйте минутите на срещата си да се губят. Върнете се към Осъществяване на срещи от значение.
FreeConference.com оригиналният безплатен доставчик на конферентни разговори, който ви дава свободата да избирате как да се свържете с вашата среща навсякъде и по всяко време без задължение.
Създайте безплатен акаунт още днес и изпитайте безплатни телеконференции, видео без изтегляне, споделяне на екрана, уеб конференции и др.
[Ninja_form ID = 7]
