Има 3 неща в живота, които са неизбежни: смърт, данъци и срещи ...
Добре ... може би малко преувеличение, но ако някога сте работили, има вероятност сте били на среща. Докато процентът на продуктивни срещи може да варира между 33 и 70%, всички можем да се съгласим, че предпочитаме да присъстваме продуктивни срещи отколкото непродуктивните. Голям фактор за продуктивни срещи е Роли на срещата, които съсредоточават задълженията на членовете на срещата, за да осигурят ефективна сесия - нещо като позиции в спортен отбор или различни готвачи в кухня. Ето 4 основни роли за среща, които трябва да бъдат присвоени на всяка среща.
Роля №1: Лидерът
„Не само ще бъда част от срещата, аз ще бъда там и ще ръководя срещата!“
Най -важната позиция в срещата има 3 различни задължения: Преди конференцията те ще планират и координират дневния ред, мястото, оборудването и посетителите, като се справят с всички злополуки, резервации и неочаквани извънредни ситуации.
По време на конференцията те трябва да насочват дискусии, така че да следват предварително разпределения и съгласуван дневен ред. Отговорността на лидера е да установи ролите на срещите и да осигури равни възможности за говорене за всички участници, да създаде среда, в която всички присъстващи да се чувстват комфортно, като допринасят за всички семинари, както и за всички мозъчни атаки и дискусии. Лидерът също така отговаря за всяко оборудване като PowerPoints, Споделяне на екранаили други визуални елементи.
След срещата лидерът трябва ефективно да съобщи какви са заключенията и следващите стъпки и да възложи отговорности на всички членове на екипа, за да избегне объркване и неефективност.
Тази роля на срещата записва ключови точки които са направени по време на срещата. Те биха били особено ефективни, ако разработване на дневния ред заедно с лидера, така че те не само да са запознати с дневния ред, но и да го добавят, когато е необходимо. Записващото устройство също разпространява дневния ред преди конференцията и разпространява бележките и заключенията след това.
Роля #3: Пазителят на времето
Тази роля на среща помага на лидера с времето, отделено за всяка точка от дневния ред. Хронометърът трябва да има ясно разбиране на дневния ред ръководи разговора за срещата да следват разпределените времеви интервали по фин начин. Те също така ще напомнят на всички участници в срещата, когато останат 5-10 минути по текущата точка от дневния ред, така че присъстващите да имат по-добра оценка за управлението на времето.
Роля #4: Участникът
Никой не иска да бъде цивилен, когато играе мафия, но ролята на участника играе голяма роля в успеха на срещата. Основното задължение на участниците е да допринесат за дискусиите, независимо дали става въпрос за точки от дневния ред, мозъчна атака или планиране. Участниците са разширения на лидера по много начини; те трябва да допринесат възможно най -много за точките от дневния ред, да създадат комфортна среда за другите да споделят своите идеи и да следят отреденото време, за да може срещата да приключи бързо. Ако след срещата водещият не успя да определи ролите на присъстващите, помолете да изясните, за да избегнете объркване.
За да подобря ефективността на редовните срещи, препоръчвам ротационни роли между различни членове на екипа. След като всеки участник има общ усет и опит с всяка от ролите, той ще вдъхнови нови идеи за срещи, перспективи и участие!
