Провеждане на срещи за конферентен разговор, които остават на ход
Провеждането на редовни срещи или конферентни разговори е важно за изграждането на взаимоотношения и постигането на общи цели. Това каза, че никой не обича да бъде въвлечен в срещи, които се проточват и продължават, но постигат малко. Не само че провеждането на такива срещи може да загуби време и да попречи на производителността, твърде много от тези видове разговори могат да накарат поканените да не приемат сериозно планираните ви срещи. В днешния блог ще разгледаме няколко съвета за това как да проведете конферентен разговор, който е по-продуктивен и отнема по-малко време.
Независимо дали се опитвате да съкратите събранията или просто искате да сте сигурни, че всичките ви точки от дневния ред ще бъдат разгледани по време на вашата конференция, малка подготовка заедно с безплатния софтуер за конферентни разговори може да ви помогне да поддържате срещите по темата и навреме.
Защо да задържате телефонни и видеоконферентни разговори?
Вместо да провеждате среща, защо просто не изпратите масов имейл или съобщение за групов чат?
Разбира се, имейлите, незабавните съобщения и текстовите съобщения са лесни - те не изискват график и хората могат да отговарят на тях, когато им е удобно. Някои ситуации обаче изискват повече взаимодействие на живо
(без каламбур). Телефон и видеоконферентни разговори не само помагат за изграждането на лични връзки между отдалечени участници, но могат да бъдат и по-ефективни по отношение на улесняването на дискусиите в реално време. Следващото най-добро нещо за лична среща, добре управлявана телефонна или видео среща, позволява много повече да се каже за много по-малко време.
В края на краищата, кой иска да прочете нишка от имейли с дължина на една страница?
Как да започнете конферентен разговор
Ключът към успешното провеждане на конферентен разговор започва с подготовката - знанието как да започнете правилно конферентен разговор ще улесни контрола и управлението, след като то започне. Докато настройването на конферентен разговор или видеоконференция е изключително лесно, винаги е добре предварително да се запознаете с основите, като например да определите ясна цел за вашата конференция, да знаете как да получите номер за конферентен разговор и как да наберете конферентен разговор.
Определяне на реалистичен дневен ред на конференцията
Една от най -важните стъпки за подготовка за успешен конферентен разговор е очертаването на дневен ред. Докато ясният дневен ред не е задължително да диктува всяка минута на дискусия по време на разговора ви, той трябва да бъде достатъчно подробен, за да служи като ориентир за това, което планирате да разгледате. Ако планирате например да проведете конферентен разговор за час, може да искате да отделите 15 минути за обсъждане на четири различни теми. Разбира се, времето за отделяне на всяка точка от дневния ред ще варира в зависимост от броя на точките за обсъждане и броя на участниците, които очаквате. Използването на наличен безплатен софтуер за конференции е чудесен начин да следите времето, тъй като много такива услуги разполагат с онлайн интерфейси с часовници или таймери, които започват да се изпълняват в началото на разговора.
Как да получите номер за конферентен разговор
Благодарение на различните безплатни решения за конференции, никога не е било по -лесно да се получи специализирана линия за конференции. След като създадете безплатен акаунт, повечето услуги ще ви присвоят номер за набиране на конференция и уникален код за достъп, който може да се използва за обаждане във вашата конферентна линия по всяко време. Мнозина също предлагат премиум безплатно и международни номера за набиране.
Как да наберете конферентен разговор
Тук идва сложната част ... просто се шегувам! За да се обадят на конференция, участниците просто ще се обадят на предоставения номер за набиране и, когато бъдат подканени, въведат кода за достъп, присвоен на конферентната линия. Тъй като кодът за достъп на всяка конферентна линия е уникален, кодът за достъп, който въвеждат участниците, ще определи кой влиза (или не влиза) във вашето обаждане!
Подгответе се с контролен списък за среща
Уверете се, че конференцията ви протича гладко, е толкова лесно, колкото да поставите отметки в квадратчетата. The Контролен списък за срещи на FreeConference е вашето ръководство за планиране и провеждане на успешни телефонни конференции и уеб срещи.
Съвети за ефективно управление на срещи
Независимо дали сте домакин на среща лично, по телефона или чрез видеоконференция, много от тях спазване на императивите на ръководството все още се прилагат - като например определяне на определен дневен ред, покана на всички подходящи хора и свеждане на тангенциалните разговори до минимум. Едно от предимствата на телефонните и уеб конференциите пред личните срещи обаче е нивото на контрол, предоставено на модератора на конференцията. Да знаеш как ефективно да провеждаш конферентен разговор означава да знаеш как да използваш тези контроли.
Как ефективно да провеждате конферентен разговор с помощта на модераторски контроли
Контролът на модератора на конференцията дава възможност на ръководителя на срещата да определи кой може - и кой не - може да бъде чут по време на конферентен разговор. В допълнение към променящите се настройки на конференцията, повечето безплатни софтуерни услуги за конферентни разговори позволяват на модераторите да контролират своите конференции чрез команди на телефонна клавиатура и онлайн контроли за таблото. Характеристики на онлайн таблото за управление, като напр активен говорител, позволете на модераторите да следят кой говори и участва по време на разговор. Като се даде възможност на модераторите да заглушат (потенциално) разрушителни участници, е по -лесно да се запазят срещите и да се ограничат тангенциалните разговори.
Запомнете: Останете спокойни и конферентен разговор!
Докато домакинството на конференция може да изглежда плашещо, провеждането на успешно повикване е много лесно, предвид правилните инструменти и малко ноу-хау. Ако имате въпроси или притеснения, винаги можете да посетите Страница за поддръжка на FreeConference за да се свържете с експерт по конференции!
Регистрирайте се и се придържайте към дневния ред на вашата среща!
Пионерите на безплатната технология за конферентни разговори, FreeConference.com и нейният екип от експерти са тук, за да ви помогнат да овладеете изкуството на успешния конферентен разговор. Само с няколко щраквания на мишката можете да сте на път да хоствате свои собствени конферентни разговори и онлайн срещи. Регистрирайте се днес!
