虛擬會議不太可能完全取代面對面會議，但隨著技術的快速發展和普及，企業正在透過虛擬會議降低成本，尤其是在團隊成員分散各地的情況下。雖然有效的會議通常遵循類似的原則，但在線上會議室進行虛擬工作也會面臨一些獨特的挑戰——以下三個建議將幫助您舉辦最佳的虛擬會議。
這可能適用於一般會議，但如果團隊成員只是互相閱讀文本或第一次聽到某個主題，則虛擬會議可能更容易失去注意力或生產力。 分配一些家庭作業，並確保在開始前安排好議程，以便團隊成員可以調整他們的心態，並在虛擬電話會議中形成一些動力。
準備工作還包括了解線上會議室的技術細節。確保即使遇到技術難題，會議也能順利開始，並且要有足夠的資源為有技術問題的團隊成員提供建議。
團隊會議禮儀在虛擬會議室中比普通會議更重要。 以下是一些必須執行的規則：禁止多任務處理，如果團隊成員在會議開始時正在做其他事情或進行旁聽，這會使電話會議變得毫無用處。 解決此問題的兩種方法是打開和關閉視頻，並使不必要的呼叫者靜音。
讓每個團隊成員都有發言的機會，在例行會議中已經很難保持專注，當是虛擬工作時，團隊會議的禮儀必須更加吸引人，否則生產力會受到威脅。 營造包容的氛圍，讓團隊成員可以自由發言，而不必擔心受到批評或打擾。
通常，當面對面的會議結束時，團隊成員會聚集在飲水機周圍，討論他們喜歡和不喜歡發生的事情。 這在視頻通話中是無法實現的，因為與會者在身體上是分開的，但對於團隊建立信任和化學反應很重要。
有兩種方法可以解決這個問題：一種是形式化； 讓每個人都提供他們對會議的反饋而不產生任何後果，以提高團隊內部的透明度。 另一種是非正式的方法，就像大多數飲水機談話一樣。 會議結束後以主持人身份註銷，讓團隊成員之間再談 2 分鐘。 不相關的對話和反饋可以發展工作關係並增強未來的團隊會議禮儀。
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