Để khởi động một dự án đòi hỏi một hệ thống quy trình và những cá nhân tài năng để hoàn thành công việc. Về cơ bản, nó không hề đơn giản!
Dựa vào hội nghị truyền hình để cộng tác với nhiều nhóm và cá nhân yêu cầu tổ chức và thực hiện quản lý dự án hiệu quả trên các văn phòng, bộ phận và chuỗi chỉ huy khác nhau. Sự gắn kết, giao tiếp và tập trung là những yếu tố then chốt. Dù bạn đang giao dịch với ai, là bên liên quan, khách hàng hay nhân viên, có rất nhiều phần chuyển động cần xem xét từ giai đoạn hình thành cho đến khi giao hàng.
Bất kỳ và mọi dự án đều yêu cầu kiến thức toàn diện về vòng đời của dự án. Biết cách chức năng của từng giai đoạn cung cấp những hiểu biết có giá trị về cách tiếp cận nó. Nhưng hội nghị truyền hình hoạt động như thế nào để trao quyền cho quy trình của bạn? Hãy cùng xem qua khuôn khổ của 5 giai đoạn quản lý dự án.
Người quản lý dự án có trách nhiệm phải biết, lập kế hoạch và xây dựng “bước tiến” của dự án bằng cách hiểu rõ về năm bước quản lý dự án. Điều này hoạt động để cung cấp một kế hoạch chi tiết rõ ràng và ngắn gọn về cách ý tưởng sẽ đi từ trừu tượng đến cụ thể. Đã phát triển của Viện Quản lý Dự án (PMI), 5 giai đoạn để thực hiện bất kỳ dự án nào như sau:
KHAI THÁC. Bắt đầu
Giai đoạn đầu tiên của vòng đời, việc bắt đầu yêu cầu một cuộc họp khởi động lặp lại trong khách hàng và nhà đầu tư. Đây là nơi các mục tiêu, mục tiêu, nghi ngờ, mối quan tâm và bất kỳ suy nghĩ và ý tưởng ban đầu nào được thảo luận. Khi những người ra quyết định không chỉ tập trung tại một vị trí, bạn có thể dựa vào việc thiết lập một cuộc họp trực tuyến để trò chuyện video hoặc cuộc gọi hội nghị để thảo luận về các điểm cần thảo luận sau:
- Nhà đầu tư và các bên liên quan là ai?
- Tầm nhìn và sứ mệnh kinh doanh là gì?
- Dòng thời gian ước tính là gì?
- Một số rủi ro liên quan là gì?
- Ngân sách và nguồn lực nào có sẵn?
KHAI THÁC. Lập kế hoạch
Khi các mục tiêu đã được đặt ra và thống nhất, có thể hiểu rõ hơn ý tưởng rõ ràng hơn về kết quả cuối cùng. Làm việc ngược lại để hình dung và hình thành một tập hợp các kế hoạch để mọi người tuân theo các hướng dẫn của nhóm từ giai đoạn bắt đầu cho đến khi hoàn thành.
Tiến hành các cuộc họp trực tuyến để:
- Tập hợp các đội
- Truyền thông tin chi tiết cần thiết
- Thiết lập các mục tiêu và mục tiêu của dự án
Giai đoạn lập kế hoạch rất quan trọng để tìm hiểu 5 thành phần sau:
- Thiết kế cấu trúc dự án
- Tạo tài liệu quy trình làm việc
- Ước tính ngân sách giữa các phòng ban
- Thu thập, phân bổ và chỉ định các nguồn lực
- Đánh giá rủi ro
3. Thực hiện
Các trưởng nhóm và quản lý dự án được đưa vào hoạt động để xây dựng các sản phẩm phân phối, là người hỗ trợ khách hàng, hoàn thành nhiệm vụ, thực hiện các quy trình và hơn thế nữa. Truyền thông trực tiếp trên tất cả các phần của dự án là cần thiết và quan trọng đối với sự thành công của việc đưa ý tưởng vào cuộc sống.
Cần thiết cho giai đoạn thực hiện:
- Các cuộc họp thường xuyên
Luôn cập nhật các nhóm với các cuộc họp trực tuyến đã lên lịch giúp dự án diễn ra ngắn gọn và đúng tiến độ. Giao tiếp kịp thời và rõ ràng thông qua hội nghị truyền hình hoặc cuộc gọi hội nghị đảm bảo ít điểm mù hơn, làm việc theo nhóm tốt hơn và di chuyển nhanh các hạng mục trong đường ống.
Minh bạch
Tránh các khối tiềm ẩn khi gặp các trở ngại có thể dễ dàng ngăn chặn như lập lịch, tuyển dụng, mời người tham gia cuộc họp và xác định người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ nào bằng cách tích hợp các công cụ kỹ thuật số khác như Slack, Outlook và Lịch Google vào nền tảng hội nghị truyền hình của bạn.- Quản trị xung đột
Các vấn đề chắc chắn sẽ xảy ra. Giảm thiểu sự cố bằng cách mời những người ở nhóm “tiền tuyến” lên tiếng và nêu lên những lo ngại, tắc nghẽn hoặc bất cứ điều gì có thể gây ra điểm yếu trong chuỗi.
- Báo cáo tiến độ học tập
Cập nhật thường xuyên được chia sẻ trong một cuộc họp đứng lên, phiên trò chuyện nhóm hoặc trò chuyện video hoạt động để đi đầu và xác định các vấn đề trước khi chúng xảy ra.
4. Giám sát và Kiểm soát
Nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể quản lý nó. Giai đoạn này yêu cầu kiểm tra để đảm bảo mọi thứ đều phù hợp với những gì đã thống nhất trước đó. Các chỉ số hoạt động chính là gì? Cần thực hiện những gì để đáp ứng thời hạn và các thông số tài chính?
Tổ chức các cuộc họp trực tuyến với những người chơi chính để biết các điểm kiểm tra, đánh giá và báo cáo hiệu suất thường kỳ. Bạn có thể điều khiển từ xa thuyết trình thông qua hội nghị truyền hình bao gồm quy trình làm việc, tài liệu và tập tin quan trọngvà bất cứ điều gì cần được chia sẻ và phổ biến.
5. Đóng cửa
Kết thúc dự án cũng quan trọng như bắt đầu nó. Còn được gọi là giai đoạn “theo dõi”, đây là khoảng thời gian khi dự án hoàn thành đã sẵn sàng để ra mắt công chúng. Trọng tâm chính ở đây là phát hành và phân phối sản phẩm.
Điều quan trọng đối với người quản lý dự án là đánh giá vòng đời của dự án từ đầu đến cuối bằng cách:
- Điều tra hiệu suất dự án
Mọi đội có đạt được mục tiêu và điểm đánh dấu của họ không? Dự án có được hoàn thành trong ngân sách và thời gian không? Dự án có giải quyết được vấn đề gì không? Giải quyết những câu hỏi này và nhiều trợ giúp khác để đánh giá xem dự án có thành công hay không.
- Xem xét hiệu suất của nhóm
Hiệu suất của các thành viên trong nhóm có thể được đi sâu hơn vào từng cá nhân để đánh giá sự thành công trong nhóm. Kiểm tra chất lượng, KPI và cuộc họp trực tuyến có tác dụng cung cấp thông tin chi tiết rõ ràng hơn về hiệu suất.
- Đánh giá và lập hồ sơ kết thúc dự án
Một bản trình bày kỹ lưỡng bao gồm các tài liệu hỗ trợ thể hiện sự phát triển của dự án từ khi hình thành đến khi giao hàng đảm bảo hoàn thành đúng cách cho khách hàng và các bên liên quan.
- Yêu cầu đánh giá
Đánh giá cuối cùng của dự án cung cấp một cái nhìn sâu hơn về điểm mạnh và điểm yếu, từ đầu đến cuối. Tìm hiểu thông tin chi tiết và rút ra bài học cho lần sau.
- Vượt quá ngân sách
Có thể xác định chính xác tình trạng thất thoát ngân sách cũng như các nguồn lực chưa được sử dụng giúp hiểu rõ hơn về thành công (hoặc thất bại) và giúp quản lý lãng phí.
Một số điểm thảo luận về cuộc họp trực tuyến bao gồm:
- Dự án rút ra được những gì?
- Cơ hội để phát triển là gì? Sự cải tiến
- Một số điểm mạnh và điểm yếu được thể hiện qua quá trình này là gì?
Hãy để FreeConference.com cung cấp cho công ty bạn những thông tin rõ ràng và hiệu quả nền tảng hội nghị truyền hình quản lý dự án cần thiết để tạo sự gắn kết và tập trung cho mọi mặt trong quản lý dự án. Với việc cung cấp nhiều tính năng, tích hợp dễ dàng và khả năng âm thanh và video chất lượng cao, bạn có thể mong đợi dự án của mình được truyền đạt và cộng tác kỹ lưỡng.
