6 Mẹo để Cải thiện Cuộc gọi Hội nghị Tiếp theo của Bạn

Đúng là các cuộc họp phòng họp trực tiếp, thể chất đang giảm dần với tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ viễn thông. Với lực lượng lao động ngày càng trở nên xa vời, nhiều người chọn làm việc tại nhà và nhu cầu đồng nghiệp từ các văn phòng khác nhau (và thậm chí từ khắp nơi trên thế giới) để cộng tác, các cuộc gọi hội nghị đang trở thành một nghi thức phổ biến.

Nhưng bất chấp những lợi ích của cuộc gọi hội nghị, nhiều người sợ hãi khi trở thành một phần của chúng. Nếu bạn đã từng tham gia một chương trình trước đây, hoặc thậm chí đã tổ chức chúng, bạn sẽ biết trước rằng chúng có thể trở nên thảm hại như thế nào. Dưới đây là sáu mẹo sẽ giúp bạn cải thiện cuộc họp tiếp theo của mình:

1) Chuẩn bị cuộc họp của bạn trước thời gian

Mặc dù điều này có thể là hiển nhiên, nhưng bạn nên luôn tổ chức cuộc gọi hội nghị của mình trước thời hạn. Bạn cũng nên có một mục tiêu đã thiết lập để cuộc họp có định hướng. Điều này dẫn đến một chương trình làm việc (hoặc các mục tiêu phụ) mà bạn và nhóm của bạn có thể hướng tới trong cuộc họp để mọi người sẽ giữ chủ đề và không phân biệt sang các cuộc thảo luận khác. Trong hệ thống lập lịch web của chúng tôi, bạn có thể gửi cho nhóm của mình chủ đề và chương trình họp trong khi tạo lời mời qua email. Chỉ cần nhớ giữ cho lời mời có liên quan, ngắn gọn và đơn giản. Nhóm của bạn chắc chắn không thể lên kế hoạch và dự án cho cả năm chỉ trong một cuộc gọi hội nghị kéo dài 1 giờ. 

2) Giữ cho sự phân tâm ở mức tối thiểu

Có rất nhiều điều phiền nhiễu trong môi trường văn phòng có thể ngăn cản bạn làm việc. Cái này Harvard Business Review bài viết liệt kê nhiều việc mọi người làm trong khi cuộc gọi hội nghị đang diễn ra, bao gồm cả việc ăn vặt hoặc hoàn thành công việc khác. Một số người thậm chí bỏ cuộc gọi và sau đó tuyên bố rằng họ đã ngủ. Puffin đã được đăng một số lời khuyên về cách giảm thiểu phiền nhiễu, có thể tìm thấy trong FreeConference.com Blog của chúng tôi.. 

3) Tham gia cuộc họp video

Trong khi một số người trong chúng ta vẫn thích hội nghị dựa trên âm thanh, việc bổ sung hội nghị truyền hình đang bắt đầu nhận thấy sự chấp nhận ở nơi làm việc. Vì những người tham gia đang để mắt đến nhau, nên mọi người đều chú ý đến chủ đề hiện tại. Các  Chia sẻ màn hình tính năng này cũng thêm một chiều hướng trực quan khác vào cuộc họp và tạo ra một cuộc thảo luận chuyên sâu hơn.

4) Yêu cầu mọi người tuân theo "Nghi thức họp"

Để đảm bảo rằng mọi người đều lưu ý rằng cuộc gọi hội nghị là nhằm mục đích 'hoàn thành công việc' và không tán gẫu về cuối tuần, mọi người nên tuân theo nghi thức cuộc họp. Mọi người đều đã gác lại công việc và nỗ lực tham gia cuộc gọi, vì vậy điều quan trọng là không để lãng phí thời gian. Coi cuộc gọi hội nghị của bạn giống như một cuộc họp trực tiếp!

5) Chỉ định vai trò và giữ mọi người tham gia

Nếu các cuộc họp trước đây của bạn không diễn ra suôn sẻ, bạn nên cân nhắc mời thêm người đóng vai trò tích cực trong họ. Một cuộc họp nên có một người lãnh đạo và một người điều hành; người lãnh đạo là người tổ chức và điều hành cuộc họp, trong khi người điều hành đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng với chương trình. Đừng ngại tắt tiếng ai đó nếu họ đang cầm mic; nếu ai đó im lặng, hãy yêu cầu họ chia sẻ suy nghĩ của mình để cuộc họp có sự hòa nhập của tất cả những người tham gia. Hãy chắc chắn rằng bạn dành thời gian để đánh giá cao sự đóng góp của mọi người để cuộc họp kết thúc tốt đẹp.

Một tổ chức tốt giống như một cỗ máy đòi hỏi những bánh răng được bôi dầu tốt; bánh răng bao gồm các đồng nghiệp của bạn. Tổ chức các cuộc gọi hội nghị là một cách để giữ mọi người tham gia và cập nhật trang.

6) Sử dụng FreeConference.com

Nếu bạn đang muốn có các cuộc gọi hội nghị tốt nhất, thì việc sử dụng dịch vụ tốt nhất chỉ có ý nghĩa! FreeConference.com cho phép bạn thực hiện tất cả những điều trên và hơn thế nữa. Nếu bạn cần thêm thông tin, a danh sách đầy đủ các tính năng có thể được tìm thấy trên của chúng tôi trang mạng.

Tại sao không thử tổ chức một cuộc gọi hội nghị với Hội nghị miễn phí hôm nay? Nó dễ dàng hơn bạn nghĩ và tốt hơn bất kỳ dịch vụ hội nghị web tồi tệ nào mà bạn đang sử dụng…