Khi ngày càng có nhiều tổ chức chuyển sang trực tuyến, các cuộc hội thảo và thuyết trình trên web ngày càng trở nên phổ biến. Mặc dù phần mềm hội nghị ngày càng trở nên phức tạp hơn hàng ngày, nhưng một cuộc họp hoặc bản trình bày ảo sẽ luôn khác với một cuộc họp trực tiếp. Điều đó không có nghĩa là cuộc họp ảo kém hơn so với mô hình truyền thống hơn. Hội nghị trực tuyến có một số lợi thế so với các cuộc nói chuyện trực tiếp, nhưng chúng mang những yêu cầu riêng. Để giúp bạn có được một bài thuyết trình hoặc cuộc họp ảo hấp dẫn, đáng nhớ, chúng tôi đã biên soạn danh sách 6 quy tắc vàng để làm cho các hội nghị trên web trở nên hấp dẫn. Chỉ cần nhớ: một hội nghị web thành công cần có công việc thực sự!
1. Chuẩn bị cho Hội nghị Web thành công:
Sự chuẩn bị là vô giá để thành công trong hầu hết mọi khía cạnh của cuộc sống, nhưng khi nói đến việc tạo ra một thuyết trình ảo, nó thậm chí còn quan trọng hơn. Trong tuần trước cuộc họp, hãy nhớ gửi chương trình làm việc cho tất cả những người tham dự, điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang tổ chức một số diễn giả. Hình ảnh, chẳng hạn như trang trình bày hoặc video, cũng nên được gửi trước cuộc họp. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn có cơ hội làm quen với nội dung. Ngoài ra, hãy nhớ gửi thông tin đăng nhập (mã truy cập, URL và số gọi đến) trước ít nhất một ngày để người tham gia có thể cập nhật phần mềm của họ nếu cần. Luôn cung cấp cho mỗi người tham gia một cách để liên hệ với bạn ngoại tuyến trong trường hợp họ gặp sự cố kỹ thuật.
2. Đừng hy sinh Chit Chat và Ice Breakers:
Khi tổ chức một cuộc họp ảo, bạn có thể bắt đầu trực tiếp vào chương trình làm việc vào thời điểm người cuối cùng đăng nhập. Hãy chống lại sự cám dỗ này! Các cuộc họp trực tiếp hiếm khi được cấu trúc theo cách này. Thường có một chút nói chuyện nhỏ và giao tiếp nhẹ trước khi đi xuống thau. Điều này rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ tích cực với nhóm của bạn, điều này sẽ giúp dễ dàng hợp tác trong tương lai. Tích hợp yếu tố xã hội vào sự kiện ảo của bạn bằng cách bắt đầu với tàu phá băng. Chỉ cần hỏi từng thành viên trong nhóm họ đã làm gì vào cuối tuần hoặc một câu hỏi tương tự trước khi bắt đầu nhiệm vụ.
3. Giữ yên lặng và giảm thiểu tiếng ồn xung quanh:
Chuông báo ô tô, bộ tản nhiệt ồn ào và điện thoại di động bướng bỉnh có thể làm gián đoạn tiến độ của bất kỳ bài thuyết trình nào, nhưng điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang tổ chức một hội nghị web. FreeConference cung cấp một loạt các điều khiển hữu ích của người điều hành, chẳng hạn như Chế độ trình bày, giúp tắt tiếng tất cả những người tham gia cuộc gọi ngoại trừ người phát biểu, hạn chế tiếng ồn xung quanh ở vị trí của mỗi người tham gia. Để biết thêm mẹo về cách duy trì chất lượng âm thanh cuộc gọi của bạn, hãy xem Cách giữ cho đường dây hội nghị rõ ràng và không bị gián đoạn.
4. Nhanh chóng và bám sát biên bản cuộc họp cuộc gọi hội nghị của bạn:
Khi nói đến việc trình bày bản thân bài thuyết trình, điều quan trọng là phải nhận thức được những hạn chế của một cuộc họp ảo so với một cuộc nói chuyện trực tiếp. Hãy nhớ rằng mỗi thành viên trong khán giả của bạn sẽ ngồi trước máy tính của họ trong một khoảng thời gian dài. Để có một hội nghị web thành công, cách tốt nhất là cắt theo đuổi. Thông báo cho khán giả của bạn nhưng đừng làm họ quá tải. Tạo một chủ đề mạnh mẽ cho bản trình bày của bạn. Xem xét những gì khán giả của bạn đang tìm kiếm từ bản trình bày đó và sau đó cố gắng truyền tải nó theo cách ngắn gọn nhất có thể. Nếu điều quan trọng là bạn phải trải nhiều mặt đất, hãy đảm bảo rằng bạn tạo cơ hội cho người tham gia duỗi chân hoặc uống cà phê. Cố gắng hết sức để không đi lạc khỏi chương trình họp; bạn muốn khán giả của mình có một ý tưởng thực tế về thời lượng của bài thuyết trình.
5. Thu hút sự chú ý của khán giả bằng cách duy trì sự thú vị:
Đừng bao giờ quên rằng những người tham dự cuộc họp ảo của bạn đang ngồi trên máy tính của họ, thường không được giám sát. Điều này có nghĩa là bạn đang cạnh tranh với những meme mèo đáng giá trên Internet. Thu hút khán giả của bạn bằng cách đặt câu hỏi thường xuyên. Tính năng Hand-Raise của FreeConference giúp bạn dễ dàng chỉ ra ai có câu trả lời và giúp cả nhóm không nói cùng một lúc. Chế độ Hỏi & Đáp cho phép người tham gia tự tắt tiếng và bật tiếng. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn lấy ý tưởng từ các thành viên trong nhóm của mình. Đừng quên mở rộng tầng cho các câu hỏi sau mỗi bài thuyết trình và nhớ di chuyển với tốc độ chậm hơn một chút so với khi gặp mặt trực tiếp thông thường. Hầu hết các hệ thống liên lạc đều có độ trễ từ hai đến ba giây ,; vì vậy đừng quên tạm dừng lâu hơn bình thường khi bạn đang chờ phản hồi.
6. Giữ cho nó đẹp -- sử dụng hình ảnh thuyết trình:
Ngoài đặt câu hỏi, bạn có thể làm những điều khác để thu hút khán giả của mình. Thêm một yếu tố hình ảnh mạnh mẽ vào bản trình bày của bạn là chìa khóa để tạo ra một hội nghị web thú vị. Hình ảnh có thể nâng cao điểm thu hút của bài thuyết trình và trong một số trường hợp, thậm chí có thể thêm yếu tố hài hước hoặc giải trí vào một bài thuyết trình khô khan. Nếu bạn đang sử dụng các trang trình bày, hãy đảm bảo giữ chúng đơn giản và gọn gàng. Mỗi trang trình bày chỉ nên giới hạn ở một ý tưởng và chỉ nên chứa thông tin quan trọng nhất. Điều này sẽ giữ cho các trang trình bày của bạn chuyển động và tạo đà cho bài thuyết trình của bạn, đồng thời giúp bạn có một hội nghị web thành công.
Không có tài khoản? Đăng ký ngay!
[ninja_form id = 7]
