Ми, як населення, провели багато досліджень останнім часом, намагаючись з’ясувати, чому збори працюють – чи ні.
Часто ми називали їх неефективною традицією; зазвичай розглядається як марна трата часу (якщо люди насправді не прийшли підготовленими), і можна з упевненістю припустити, що ми всі прийшли принаймні на одну зустріч непідготовленими. Так що дає? Чому так важко дбати про зустрічі? Чому ними так важко керувати? Чому ми продовжуємо їх мати?
В чому проблема?
Здебільшого проблема неефективних зустрічей обертається навколо уявлень про зачеплення, підготовка, комунікацію, лаконічність та конкретна розробка.
Важко мотивувати людей, яким не байдуже те, що обговорюється.
Ще складніше рухатися вперед, коли люди не володіють необхідною інформацією.
Стає складно проводити конструктивні дискусії, коли люди не на одній сторінці.
Практично неможливо випередити, коли занурюється в щоденні дрібниці, і це так звичайно нелегко досягти цілей, коли проекти не можуть бути завершені вчасно.
Отже, як нам краще рухатися вперед?
Залучення людей
Більшість людей хочуть обговорювати речі, які їх безпосередньо стосуються. Під час зустрічей варто розповісти про обговорення питань, що стосуються різних відділів, оскільки ресурси були виділені виключно для групових дискусій.
Приділіть час, щоб подумати, чи впливає це питання на команду, яку ви будете розглядати на зустрічі. Вони будуть вдячні за ваше бажання включити їх.
Приїзд підготовлений
Важливо дати вашій команді певні настрої, коли ви приймаєте важливі рішення або наради, які передбачають підготовку, оскільки ви хочете максимізувати час з усіма залученими сторонами. Спроба інформувати людей, поки інші, які підготувалися, сидять і чекають, — це чудовий спосіб залишити вашу команду розчарованою та невідповідною.
Знайдіть час, щоб подумати про наступне: якби ви отримали запрошення взяти участь у цій зустрічі, чи мали б ви необхідну інформацію для активної, поінформованої та конструктивної участі?
Розуміння суті
Люди не можуть бути корисними, якщо вони не знають, що ви шукаєте. Позначте для групи, чого ви очікуєте від їхніх відповідей. Підхід на основі запитань допомагає отримати більш корисні відповіді від вашої команди, але лише якщо вони знають, для чого використовуються їхні відповіді.
Повідомте про те, що ви проводите зустріч, щоб ви могли зібрати внесок для більш масштабного рішення. Якщо вам потрібна резонансна дошка щодо нової ідеї, вкажіть це в порядку денному. Якщо ви шукаєте консенсусу до кінця зустрічі, запишіть це і чітко дайте зрозуміти, що кінцева мета обговорення — прийняти рішення.
Знайдіть час, щоб перерахувати свої очікування на початку зустрічі, щоб усі знали, чому ви їх зібрали.
управління часом
Утримувати велику групу людей у темі – це проблема, а тримати їх за розкладом майже неможливо. З цієї причини важливо ефективно розпоряджатися своїм часом на кожній зустрічі. Це можна зробити за допомогою а добре складений порядок денний.
Окресліть кожен розділ/запитання/тему за певний проміжок часу. Цей часовий проміжок повинен виділити достатній
укажіть кількість часу для обговорення, перегляду та висновку. Це важливо окреслити перед нарадою: часто ви почуєте, що певні питання або потребують більше часу на правління, або їх можна значно скоротити.
Знайдіть час, щоб подумати, як найкраще провести час на цій зустрічі. Скільки часу ви хотіли б витратити на кожен пункт обговорення? Чи займе це обговорення більше часу, якого воно варте?
Досягнення цілей
Без участі, підготовки, спілкування та управління часом шанси на процвітання вашого бізнесу незначні. Ваші зустрічі будуть блукати; ви розчаруєте своїх співробітників; ваші проекти впадуть і залишаться на стоянці.
Важливо ставити цілі і постійно прагнути їх досягти. Вся причина, чому люди проводять зустрічі, полягає в тому, щоб об’єднати свої зусилля на певну тему з метою чогось досягти. Не дозволяйте історії тьмяних зустрічей бути причиною того, що ви не потрапите туди, де б хотіли бути.
Знайдіть час, щоб поставити цілі, і часто переглядайте їх.
Як ми влаштовуємо зустрічі?
Тут, на Freeconference, коли хтось не може провести зустріч, це надзвичайна ситуація. Ми знаходимося на ринку продуктивних зустрічей, і ми хочемо, щоб ви максимально використали час, витрачений на співпрацю, чи то віддалено через віртуальні конференції, або особисто за столом у залі засідань.
Незалежно від того, була ваша остання зустріч ефективною чи ні, те, що робити після її завершення, визначає, наскільки ефективною може бути наступна зустріч. Наша порада:
Складіть чіткий порядок денний зустрічі.
Залучайте людей.
Підготуйте свій персонал.
Передайте свої інтереси.
Ставте цілі та робіть їх спільними.
Поважайте їх час.
І не забувайте, невелика подяка – це дуже важливо. Подякуйте їм за участь; подякувати їм за час; дякую їм за ідеї.
Ми б ніде не були, якби не співпраця. Не дозволяйте, щоб ваші протоколи зустрічі пропали даремно. Поверніться до «Зробити зустрічі важливими».
FreeConference.com оригінальний безкоштовний постачальник конференц -дзвінків, що дає вам свободу вибору способу підключення до наради будь -де та в будь -який час без зобов’язань.
Створіть безкоштовний рахунок вже сьогодні та насолоджуйтесь безкоштовними телеконференціями, безкоштовним завантаженням відео, обміном екраном, веб-конференціями тощо.
[Ninja_form ID = 7]
