Toplum olarak, toplantıların neden işe yarayıp yaramadığını bulmak için son zamanlarda pek çok araştırma yaptık.
Çoğu zaman, onları verimsiz bir gelenek olarak etiketliyoruz; genellikle zaman kaybı olarak görülür (insanlar gerçekten hazırlıklı gelmedikçe) ve hepimizin en az bir toplantıya hazırlıksız geldiğimizi varsayabiliriz. Peki ne veriyor? Toplantıları önemsemek neden bu kadar zor? Bunları yönetmek neden bu kadar zor? neden onlara sahip olmaya devam ediyoruz?
FreeConference yazılımını kullanmak, dünyanın önde gelen sanal konferans teknolojilerinden bazılarından tam olarak yararlanmayı seçtiğiniz ve bunu şu anda yaptığınız anlamına gelir. ek işletme maliyeti yok. Ancak, bir Freemium hizmeti seçerken, bazı şirketlerin arzulanan çok şey bıraktığını da bilirsiniz.
Neyse ki, FreeConference yazılım yükseltmelerinin uygun maliyetli doğası, kaliteye, üstün özelliklere veya faydalı yükseltmelere erişmek için hayatınızın tasarruflarını feda etmeniz gerekmediği anlamına gelir.
Muhtemelen zaten toplantılarınızdan çıkmak istediğinizi biliyoruz. Her zaman akıllı bir şekilde çalıştırılmazlar. Ama onlardan daha fazlasını elde etmeyi düşündün mü?
Ne zaman yorulmak kolaydır belirli çalışmalar toplantıların zamanınızın yaklaşık üçte birini aldığını, ancak bazı toplantıların önemlidir - bu yüzden onları tutmaya devam ediyoruz.
İşbirliği, işbirliği için gerekli olduğundan ve hiçbir iş tek başına kurulmadığından, FreeConference, iş arkadaşlarımızla ve verilerimizle etkileşim şeklimizi iyileştirmeye yönelik bazı etkileyici özellikler geliştirmektedir. Ele almakta olduğumuz ana endişeler zaman, açıklık, süreklilik ve hesap verebilirlik konularıdır.
Eğer hiç oturmak zorunda kaldıysanız bitmeyen toplantı, muhtemelen farklı şekilde yapabileceğiniz yollar bulmak için zamanınız oldu. Toplantılar, kötü planlanmışsa, kısa gündemler olmadan arabuluculuk yapmak zordur; Karar verme, odaklanılmamış tartışmalar ve bilgilendirilmiş katılım eksikliği nedeniyle bulanır. Etkili bir gündem tasarlamak, güçlü bir ekibin gücünden yararlanmanın yollarından biridir, çünkü hem gerekli yapıyı hem de işlerin düzgün bir şekilde tamamlanması için bilgilendirici içeriği sağlar.
Toplantınız günlük, haftalık veya üç aylık olsun, hem büyük hem de küçük gruplarda verimliliği korumak için güçlü bir zaman çizelgesinin gerekliliği esastır. Aşağıda, toplantılarınızın gündemini tasarlarken akılda tutulması gereken bazı önemli faktörler listelenmiştir. Aşağıdakileri göz önünde bulundur:
Ele aldığınız ekibi içeren bir konu seçtiniz mi? Çoğu insan, kendilerini doğrudan etkileyen şeyleri tartışmak ister. Farklı departmanları ilgilendiren konuların tartışılması, kaynakların tek amaç için tahsis edildiği toplantılarda gündeme getirmek için iyi şeylerdir. grup tartışmaları. Çoğu kuruluş, bir
ofis karşılıklı bağımlılık duygusu, iç departmanlar genellikle çabalarını koordine etmek ve pekiştirmek için toplantı zamanına ihtiyaç duyar.
Ekibin tartışılan konularla olan ilişkisini göz önünde bulundurmak, gündeminizi hedef kitlenize göre uyarlamanıza ve izleyici katılımını en üst düzeye çıkarmanıza da olanak tanır.
Gündeminizi yaparken kendinize sorun, bu hitap ettiğim insanları etkiler mi?
Buzzwords'leri mermi noktası konu cümleleri olarak kullanmak, profesyonellerin bocalamasına neden olabilir: "Son zamanlarda Yaptığımız İyi Şeyler" başlığı altında gündemdeki başarılı yeni ürün lansmanını duyurursanız, o sayfada muhtemelen tek kişi siz olacaksınız. Bırakın etkin bir şekilde hazırlanabilmek şöyle dursun, insanlar konu hakkında net değillerse bir tartışmaya aracılık etmek inanılmaz derecede zordur.
Bir toplantıda noktaları gündeme getirmek için soru ifadelerini kullanmak, tartışmanın sunulan sorunu gerçekten çözdüğünden emin olmanın harika bir yoludur. Örnek olarak varsayımsal başarılı ürün lansmanımızı kullanarak şunu düşünün: Bu lansman için ne işe yaradı? Bu başarı ile hangi pazarları açtık? Buradan nereden çıkaracağız?
Toplantılar için konu satırları oluştururken kendinize şunu sorun: Aradığım cevaplar neler? Hangi soru oraya ulaşmamıza yardımcı olur?
İnsanlar görüşlerini sormanın nihai karar verme sürecinde herhangi bir söz hakkına sahip olacaklarını garanti etmediğini anladıklarında üzülebilirler. Her tartışmayı hedef kitlenizden aradığınız şeye göre sınıflandırmak önemlidir. Grup için cevaplarından ne beklediğinizi belirleyin. Soruya dayalı yaklaşım, ekibinizden daha yararlı yanıtlar almanıza yardımcı olur, ancak bu yanıtların ne için kullanıldığı konusunda herhangi bir şekilde yanıltıcı olmanız durumunda da hayal kırıklığına yol açabilir.
Toplantı, daha büyük bir karar için girdi toplamak amacıyla yapılıyorsa, bunu bildirin. Yeni bir fikir için bir ses tahtasına ihtiyacınız varsa bunu gündemde belirtin. Toplantının sonunda bir fikir birliği arıyorsanız, bunu bir yere yazın ve tartışmanın nihai amacının bir şeye karar vermek olduğunu açıkça belirtin. Bu şekilde, bu toplantıda ağırlığı olmayan otorite kavramlarına sahip olabilecek ekibinizin üyeleri arasındaki çekişme noktalarının yanılgısına düşmekten kaçınırsınız.
Toplantı beklentilerinizi sıralarken kendinize şunu sorun: girdi, bilgi veya nihai bir karar mı arıyorum?
Gündeminizin güncelliği ekip üyelerinizin ulaştığı hazırlık seviyesini belirleyebileceğinden, bu konu iki parçalık bir çabadır. Gündemi onlara ne kadar çabuk iletirseniz, onların söylemsel noktalarının unsurlarını o kadar çabuk dikkate almalarını ve size girdilerini sunmaya hazırlanmalarını veya sizinle bilinçli bir karar vermek için bilgi toplamalarını bekleyebilirsiniz. Tüm ilgili taraflarla zamanınızı en üst düzeye çıkarmak ve insanları bilgilendirmeye çalışmak istediğinizden, önemli kararlar veya hazırlık gerektiren toplantılara gelirken ekibinize biraz kafa yormak önemlidir, diğer hazırlıklar oturup beklemek için harika bir yoldur. ekibinizi sinirli ve uyumsuz bırakın. 
Toplantı gündemini ekibe bildirirken kendinize şunu sorun: Bu gündemi şimdi alsaydım, kendim o toplantıya zamanında hazır olur muydum?
Büyük bir grup insanı konu üzerinde tutmak zordur. Bunları programda tutmak neredeyse imkansızdır. Bu nedenle, toplantı gündeminizin tasarımına bir zamanlama bileşeni eklemek çok önemlidir. Her bölüm/soru/konu bölümü bir zaman çerçevesi içinde açıkça belirtilmelidir. Bu zaman çerçevesi, tartışma, gözden geçirme ve sonuçlandırma için yeterli miktarda zaman ayırmalıdır. Bunun toplantıdan önce ana hatlarıyla belirtilmesi önemlidir: çoğu zaman, belirli konuların ya yönetim kurulunda daha fazla zamana ihtiyaç duyduğunu ya da önemli ölçüde azaltılabileceğini duyarsınız.
Toplantı gündeminizin her bir bölümü için zaman aralığı belirlerken kendinize şunu sorun: Zamanımız en iyi nasıl kullanılır? Geri bildirimleri daha fazla tartışmayı hak eden bir diyalog açacak mı? Bu öğeye ne kadar zaman harcamak isterim?
Gündeminizi işlemek, toplantıdaki tüm maddelerin sürecinde yer alan adımlarla daha çok ilgilidir. Eldeki görevi tamamlamaya çalıştığınız tartışma düzeylerini sıralar. Sorunların nasıl işleneceği konusunda anlaşmak, toplantınızın etkinliğini artırır. Ekibin her bir sorunu nasıl ele almasını istediğinizi sıralamazsanız, bazı üyelerin konuyu tanımlarken dikkati dağılabilir, bazıları ise konunun kendileriyle olan ilgisini tartışabilir: hiç kimse herhangi bir çözümü tanımlamaya veya değerlendirmeye odaklanmaz. .
Bir konuyu ele alma süreci, sunacağınız yazılı gündemde görünmelidir. Toplantı sırasında bu maddeye ulaştığınızda, bir anlaşmaya varmak için gereken süreci açıklayın ve söz konusu anlaşmayı isteyin.
Bu süreci ajandanızda ilk belirlerken kendinize şunu sorun: Bu tartışmayı nasıl yönetmek istiyorum? Bireylerden veya ekiplerden haber almak istiyor muyum? Oybirliği, oylama seçenekleri veya bir beyin fırtınası tartışması istiyor muyum? Bir sorunun çözüldüğünü nasıl belirleyebilirim? İdeal toplantı bana nasıl görünüyor?
Bu, herhangi bir gündem oluşturmanın en önemli parçası olabilir - her zaman bir değişim sürecinde olduklarını anlama. Hiçbir gündem zamanın çılgınlığından, beklenmedik gecikmelerden, hastalıklı günlerden veya aksiliklerden bağışık değildir. Bu nedenle değişime açık olmak önemlidir. Gündemin öncelikleri, tarih yaklaştıkça ve gerçek zamanlı olarak daha somut hale geldikçe, şüphesiz önem kazanacaktır. Projeler ilerledikçe ekip ve dolayısıyla gündemin hedefleri de ilerler. İyi bir gündemin ilk maddesi “bugünün gündemini düzenlemek ve yeniden önceliklendirmek”tir. Bu program öğesi, ekibinizin neyin, neden, hangi uzunlukta ve hangi beklentilerle tartışıldığına uygun olduğundan emin olmanın en iyi yoludur.
Herhangi bir toplantı için bir gündem oluştururken kendinize şunu sorun: Burada tartışmaya yer var mı? Planlayamadığım şeyi en iyi nasıl yönetebilirim? Tartışmamı nasıl merkezde tutabilirim?
Bu, gündeminize dahil etmeniz gereken önemli bir maddedir. Başarının unsurlarını ekibinizle tartışmak için bir toplantının aciliyetini askıya alabilmek, liderliğiniz hakkında çok şey anlatıyor. Zaman kısıtlamalarına, aksiliklere, engellere ve zorluklara rağmen herkesin işine değer verildiğini hissetmesi hayati önem taşır. İyi yapılmış bir iş ele alınmalıdır ve toplantınızda birkaç dakikanızı neyin iyi çalıştığı konusunda ekibinizi tebrik etmek için kullanmak, morali yüksek tutmanın ve destekleyici bir çalışma ortamını teşvik etmenin harika bir yoludur.
Bu daha az ama eşit derecede önemli bir kategoridir. Ekibinize her zaman iyileştirme için yer olduğunu hatırlatma görevi görür. Zamanlama, iç ofis dinamikleri ile ilgili sorunlar yaşıyor veya piyasada zor bir hafta geçirdiyseniz, ekibinizin her zaman kendilerinden ne beklendiğinin farkında olduğundan emin olun. Kahve kupanızı bulaşık makinesine koymak, bir ofis ortamına özen göstermenin küçük ama önemli bir parçasıdır ve önemsiz görünse de, toplantınızın bir parçası olarak bahsetmek tutarlılığın önemini pekiştirir.
Otopark fenomenini duymuş olsanız da olmasanız da, kesinlikle temel kavramlarını kullanmışsınızdır. Esasen mevcut toplantı ortamında hemen ele alınamayacak tüm fikirler için bir ses tahtası görevi görür. Tüm yeni projeler, fikirler, sorular ve sorular arsaya “park edilebilir” ve gelecekteki toplantılar için tartışma noktaları olarak not edilebilir. Ayrıca, toplantının sonunda fazladan birkaç dakikanız olması durumunda, geri dönebileceğiniz fikirlerle dolu bir depolama biriminiz olduğu anlamına da gelir. Otopark, görevde, yolda ve kayıtta kalmanın harika bir yoludur.
Genel olarak, bir gündem tasarlama konusunda hatırlanması gereken en önemli şey, her zaman ortak bir amaç için birlikte çalışıyor olmanızdır. Tartışmanızı uyumlu, kapsayıcı, yaratıcı ve üretken hale getirmeyi hedeflemelisiniz. Tüm puanları tutturmak zor, ancak gündemde bunun için bir yeriniz varsa, oraya tam zamanında gidebilirsiniz.
Freeconference.com Orijinal ücretsiz konferans arama sağlayıcısı, size toplantınıza herhangi bir zamanda, herhangi bir yükümlülük olmaksızın nasıl bağlanacağınızı seçme özgürlüğü verir.
Bugün ücretsiz bir hesap oluşturun ve ücretsiz telekonferans, indirmesiz video, ekran paylaşımı, web konferansı ve daha fazlasını deneyimleyin.
Pazar öğleden sonra ve bir grup arkadaş rutin olarak planlanan çevrimiçi web toplantılarına giriş yapıyor. Hayat hakkında sohbet etmek için haftada bir buluşuyorlar; bazen iş hakkında; nadiren görülen tanıdık yüzlerle sohbet ederken konuşkan olurlar.
Bu arkadaşlar kendi yollarına gitmişti - biri finansa, diğeri programlamaya ve birkaçı bir sonraki büyük şeyi bulma umuduyla VC'ye gitti. Pazar öğleden sonraydı; bu bir rutindi çevrimiçi web toplantısı; ama bu sefer farklı bir şey hissettim. (Daha…)
