Toplantılar Neden Etkisiz Olabilir - Ve Nasıl Düzeltilir?

Toplum olarak, toplantıların neden işe yarayıp yaramadığını bulmak için son zamanlarda pek çok araştırma yaptık.

Çoğu zaman, onları verimsiz bir gelenek olarak etiketliyoruz; genellikle zaman kaybı olarak görülür (insanlar gerçekten hazırlıklı gelmedikçe) ve hepimizin en az bir toplantıya hazırlıksız geldiğimizi varsayabiliriz. Peki ne veriyor? Toplantıları önemsemek neden bu kadar zor? Bunları yönetmek neden bu kadar zor? neden onlara sahip olmaya devam ediyoruz?

Sorun nedir?

Çoğunlukla, etkisiz toplantılar konusu, şu kavramlar etrafında döner: nişan, hazırlık, iletişim, concision, ve somut gelişme.

Ne konuşulduğunu umursamayan insanları motive etmek zordur.

İnsanlar gerekli bilgiye sahip olmadığında ilerlemek daha da zor.

İnsanlar aynı fikirde değilken yapıcı tartışmalara ev sahipliği yapmak zorlaşıyor.

Günlük önemsiz şeyler arasında sıkışıp kaldığında ilerlemek neredeyse imkansızdır ve bu kesinlikle projeler zamanında tamamlanamadığında hedeflere ulaşmak kolay değildir.

Peki en iyi nasıl ilerleyeceğiz?

İnsanları Etkilemek

Çoğu insan, kendilerini doğrudan etkileyen şeyleri tartışmak ister. Kaynaklar yalnızca grup tartışmaları amacıyla tahsis edildiğinden, toplantılar sırasında gündeme getirilecek iyi şeyler, farklı departmanları içeren konular etrafında yapılan tartışmalardır.

Bu sorunun toplantıda hitap edeceğiniz ekibi etkileyip etkilemediğini düşünmek için zaman ayırın. Onları dahil etme arzunuzu takdir edeceklerdir.

Hazırlıklı Geliyor

İlgili tüm taraflarla zamanı en üst düzeye çıkarmak istediğiniz için, hazırlık gerektiren önemli kararlar veya toplantılara gelirken ekibinize biraz bilgi vermek önemlidir. Hazırlanan, oturup beklerken insanları bilgilendirmeye çalışmak, ekibinizi hüsrana uğratmak ve uyumsuz bırakmak için harika bir yoldur.

Aşağıdakileri dikkate almak için zaman ayırın: Bu toplantıya katılmanız için bir davet aldıysanız, aktif, bilgili ve yapıcı bir şekilde katılmak için gerekli bilgilere sahip misiniz?

Noktayı Anlamak

İnsanlar ne aradığınızı bilmiyorlarsa yardımcı olamazlar. Grup için cevaplarından ne beklediğinizi belirleyin. Soruya dayalı yaklaşım, ekibinizden daha yararlı yanıtlar almanıza yardımcı olur, ancak yalnızca yanıtlarının ne için kullanıldığını biliyorlarsa.

Daha büyük bir karar için girdi toplayabilmeniz için toplantı düzenliyorsanız bunu bildirin. Yeni bir fikir için bir ses tahtasına ihtiyacınız varsa bunu gündemde belirtin. Toplantının sonunda bir fikir birliği arıyorsanız, bunu bir yere yazın ve tartışmanın nihai amacının bir şeye karar vermek olduğunu açıkça belirtin.

Beklentilerinizi toplantının başında listelemek için zaman ayırın, böylece herkes onları neden topladığınızı bilir.

zaman Yönetimi

Büyük bir grup insanı konu üzerinde tutmak zor bir iştir, onları programa uygun tutmak neredeyse imkansızdır. Bu nedenle, her toplantıda zamanınızı etkin bir şekilde yönetmek hayati önem taşır. Bu bir kullanılarak yapılabilir iyi hazırlanmış gündem.

Her bölümü/soru/konu bölümünü bir zaman çerçevesi içinde ana hatlarıyla belirtin. Bu zaman dilimi bir adeq tahsis etmelidirTartışma, gözden geçirme ve sonuç için zaman ayırın. Bunu toplantıdan önce ana hatlarıyla belirtmek önemlidir: çoğu zaman, belirli konuların ya daha fazla zaman gerektirdiğini ya da önemli ölçüde azaltılabileceğini duyarsınız.

Bu toplantıda zamanınızı en iyi nasıl geçireceğinizi düşünmek için zaman ayırın. Her bir tartışma konusu için ne kadar zaman harcamak istersiniz? Bu tartışma, değerinden daha fazla zaman alacak mı?

Hedeflere Ulaşmak

Katılım, hazırlık, iletişim ve zaman yönetimi olmadan işinizin gelişme şansı çok düşüktür. Toplantılarınız dolaşacak; çalışanlarınızı hayal kırıklığına uğratacaksınız; projeleriniz düşecek ve otoparkta kalacak.

Hedefler belirlemek ve sürekli olarak onlara ulaşmak için çabalamak önemlidir. İnsanların toplantı yapmasının tek nedeni, bir şeyi başarmak amacıyla belirli bir konudaki çabalarını pekiştirmektir. Cansız bir toplantı geçmişinin olmak istediğiniz yere varamamanızın nedeni olmasına izin vermeyin.

Hedefler belirlemek için zaman ayırın ve bunları sık sık gözden geçirin.

Toplantıları Nasıl Düzeltiriz?

Freeconference'da, birisi toplantı yapamadığında bu acil bir durumdur. Verimli toplantılar pazarındayız ve uzaktan işbirliği yaparak geçirdiğiniz zamanı en üst düzeye çıkarmanızı istiyoruz. sanal konferans, veya şahsen bir toplantı odası masasında.

Son toplantınızın etkili olup olmadığı, tamamlandıktan sonra yapılacaklar bir sonraki toplantının ne kadar etkili olabileceğini belirler. Tavsiyemiz şudur:

Sağlam bir toplantı gündemi yapın.

İnsanları meşgul edin.

Personelinizi hazırlayın.

İlgi alanlarınızı iletin.

Hedefler belirleyin ve bunları ortak hale getirin.

Zamanlarına saygı gösterin.

Ve unutma, biraz minnettarlık uzun bir yol kat eder. Katılımları için onlara teşekkür edin; zaman ayırdıkları için onlara teşekkür edin; fikirleri için kendilerine teşekkür ederiz.

İşbirliği olmasaydı hiçbir yerde olamazdık. Toplantı dakikalarınızın boşa gitmesine izin vermeyin. Toplantıları Önemli Hale Getirme konusuna geri dönün.

Freeconference.com Orijinal ücretsiz konferans arama sağlayıcısı, size toplantınıza herhangi bir zamanda, herhangi bir yükümlülük olmaksızın nasıl bağlanacağınızı seçme özgürlüğü verir.

Bugün ücretsiz bir hesap oluşturun ve ücretsiz telekonferans, indirmesiz video, ekran paylaşımı, web konferansı ve daha fazlasını deneyimleyin.

[ninja_form id = 7]