Hayatta kaçınılmaz olan 3 şey vardır: ölüm, vergiler ve toplantılar...
Tamam... belki biraz abartı var ama daha önce çalıştıysanız, muhtemelen bir toplantıya gitmişsinizdir. Verimli toplantıların yüzdesi %33 ile %70 arasında değişse de, hepimiz aynı fikirde olabiliriz. verimli toplantılar verimsiz olanlardan daha Verimli toplantıların büyük bir faktörü, Toplantı Rollerietkili bir oturum sağlamak için toplantı üyelerinin görevlerine odaklanan - bir spor takımındaki benzer pozisyonlar veya bir mutfaktaki farklı aşçılar. İşte her toplantıya atanması gereken 4 ana toplantı rolü.
“Sadece toplantının bir parçası olmayacağım, orada toplantıya liderlik edeceğim!”
Toplantıdaki en önemli pozisyonun 3 farklı yükümlülüğü vardır: Konferanstan önce gündemi, mekanı, ekipmanı ve katılımcıları planlar ve koordine ederler, tüm aksilikler, rezervasyonlar ve beklenmedik acil durumlarla ilgilenirler.
Konferans sırasında, önceden dağıtılmış ve üzerinde anlaşmaya varılmış gündemi takip edecek şekilde tartışmaları yönlendirmelidirler. Toplantı rolleri oluşturmak ve tüm katılımcılar için eşit konuşma fırsatları sağlamak, tüm katılımcıların tüm atölye çalışmalarına, tüm beyin fırtınalarına ve tartışmalara katkıda bulunabilecekleri bir ortam yaratmak liderin sorumluluğundadır. Lider ayrıca PowerPoints gibi herhangi bir ekipmandan da sorumludur. Ekran paylaşımıveya diğer görseller.
Toplantıdan sonra lider, sonuçların ve sonraki adımların neler olduğunu etkili bir şekilde iletmeli ve karışıklık ve verimsizliği önlemek için tüm ekip üyelerine sorumluluklar vermelidir.
Bu toplantı rolü önemli noktaları kaydeder toplantı sırasında yapılır. Özellikle etkili olurlarsa gündemi tasarlamak liderle birlikte, sadece gündeme aşina olmaları için değil, gerektiğinde buna eklemeler yapabilmeleri için. Kaydedici ayrıca gündemi konferanstan önce dağıtır ve ardından notları ve sonuçları dağıtır.
Bu toplantı rolü, her bir gündem maddesine harcanan zaman konusunda lidere yardımcı olur. Zaman tutucunun gündemi net bir şekilde anlaması gerekir. toplantı için konuşmayı yönlendirmek tahsis edilen zaman dilimlerini ince bir şekilde takip etmek. Ayrıca, katılımcıların zaman yönetimi konusunda daha iyi bir ölçüye sahip olmaları için mevcut gündem maddesinde 5-10 dakika kaldığında tüm toplantı katılımcılarına hatırlatacaklardır.
Mafia oynarken kimse sivil olmak istemez ama toplantının başarısında katılımcı rolü büyük rol oynar. Katılımcıların temel görevi, gündem maddeleri, beyin fırtınası veya planlama olsun, tartışmalara katkıda bulunmaktır. Katılımcılar birçok yönden liderin uzantılarıdır; gündem maddelerine mümkün olduğunca katkıda bulunmalı, başkalarının fikirlerini paylaşabileceği rahat bir ortam yaratmalı ve toplantının bir an önce bitmesi için ayrılan süreyi takip etmelidirler. Lider, toplantıdan sonra katılımcıların rollerini tanımlamakta yetersiz kalırsa, karışıklığı önlemek için netleştirmeyi isteyin.
Düzenli toplantıların etkinliğini artırmak için farklı ekip üyeleri arasında dönüşümlü roller öneriyorum. Her katılımcı, her bir rolle ilgili genel bir anlayışa ve deneyime sahip olduğunda, yeni toplantı fikirlerine, bakış açılarına ve katılıma ilham verecektir!
FreeConference.com hesabınızı oluşturun ve video ve video gibi işinizin veya kuruluşunuz için ihtiyacınız olan her şeye erişin. Ekran paylaşımı, Çağrı Planlama, Otomatik E-posta Davetiyeleri, HatırlatıcılarVe daha fazlası.
