Sisi kama idadi ya watu tumefanya tafiti nyingi hivi karibuni, katika juhudi za kujua kwanini mikutano inafanya kazi - au haifanyi.
Mara nyingi, tumekuwa tukiwataja kuwa mila isiyofaa; kawaida huonekana kama kupoteza muda (isipokuwa kama watu walikuja tayari) na ni salama kudhani sisi sote tumekuja angalau mkutano mmoja bila kujiandaa. Kwa hivyo ni nini kinachopa? Kwa nini mikutano ni ngumu sana kujali? Kwa nini ni ngumu sana kusimamia? Kwa nini tunaendelea kuwa nazo?
Kutumia programu ya FreeConference inamaanisha kuwa umechagua kutumia kikamilifu baadhi ya teknolojia ya mtandaoni inayoongoza duniani, na kwamba umefanya hivyo katika hakuna gharama za ziada za biashara. Walakini, katika kuchagua huduma ya Freemium, unajua pia kuwa kampuni zingine huacha kuhitajika.
Kwa bahati nzuri kwako, hali ya bei nafuu ya uboreshaji wa programu ya FreeConference inamaanisha huhitaji kujitolea kuokoa maisha yako ili kufikia ubora, vipengele vinavyolipiwa, au masasisho muhimu.
Tunajua kuwa labda tayari unataka kutoka kwenye mikutano yako. Si mara zote huendeshwa kwa mtindo mzuri. Lakini je! Umefikiria kujaribu kupata zaidi kutoka kwao?
Ni rahisi kupata jaded wakati masomo fulani nukuu kwamba mikutano inachukua karibu theluthi ya wakati wako, lakini mikutano mingine ni muhimu - ndio sababu tunaendelea kuwa nayo.
Kwa kuwa ushirika ni muhimu kwa ushirikiano, na hakuna biashara iliyojengwa peke yake, FreeConference imekuwa ikikuza huduma kadhaa za kuvutia kutafuta kuboresha njia tunayowasiliana na wenzetu na data zetu. Masuala makuu ambayo tumekuwa tukitazama kuyashughulikia ni maswala ya wakati, uwazi, mwendelezo na uwajibikaji.
Ikiwa umewahi kukaa kupitia mkutano usioweza kudumu, labda ulikuwa na wakati wa kuja na njia ambazo ungefanya tofauti. Mikutano, ikiwa imepangwa vibaya, ni ngumu kupatanisha bila ajenda fupi; kufanya maamuzi kunakuwa na tope kwa majadiliano yasiyokuwa na mkazo na ukosefu wa ushiriki wa habari. Kubuni ajenda inayofaa ni moja wapo ya njia ambazo mtu anaweza kutumia nguvu ya timu dhabiti, kwani inatoa muundo muhimu na yaliyomo kwenye taarifa ili kufanikisha mambo vizuri.
Ikiwa mkutano wako ni wa kila siku, kila wiki, au kila robo mwaka, umuhimu wa ratiba ya muda ni muhimu kudumisha ufanisi, katika vikundi vikubwa na vidogo. Hapa chini kuna mambo muhimu ya kuzingatia wakati wa kuunda ajenda ya mikutano yako. Fikiria yafuatayo:
Je! Umechagua mada inayojumuisha timu unayozungumza nayo? Watu wengi wanataka kujadili mambo ambayo yanawaathiri moja kwa moja. Majadiliano juu ya maswala ambayo yanajumuisha idara tofauti ni mambo mazuri ya kuleta wakati wa mikutano, ambayo rasilimali zimetengwa kwa madhumuni pekee ya majadiliano ya vikundi. Kama mashirika mengi yanapewa nguvu kupitia
hali ya kutegemeana kwa ofisi, idara za ndani mara nyingi zinahitaji wakati wa mkutano ili kuratibu na kuimarisha juhudi zao.
Kuzingatia ushiriki wa timu na kile kinachojadiliwa pia hukuruhusu kupanga ajenda yako kwa hadhira yako, na kuongeza ushiriki wa watazamaji.
Wakati wa kufanya ajenda yako, jiulize, hii inaathiri watu ninaowashughulikia?
Kutumia maneno machache kama sentensi za mada ya bulletpoint kunaweza kuondoka chumba cha wataalamu wanapunguka: ikiwa utatangaza uzinduzi mpya wa bidhaa kwenye ajenda chini ya "Vitu Vizuri Tulivyofanya Hivi Karibuni", kuna uwezekano kuwa wewe ndiye pekee kwenye ukurasa huo. Ni ngumu sana kupatanisha majadiliano ikiwa watu hawaelewi juu ya mada hiyo, achilia mbali kuweza kuitayarisha vyema.
Kutumia taarifa za maswali kuleta hoja kwenye mkutano ni njia nzuri ya kuhakikisha kuwa majadiliano yanasuluhisha suala linalowasilishwa. Kutumia uzinduzi wetu wa mafanikio wa bidhaa kama mfano, fikiria hili: Ni nini kilichofanya kazi vizuri kwa uzinduzi huo? Je! Tumefungua masoko gani na mafanikio haya? Tunachukua wapi kutoka hapa?
Wakati wa kutengeneza mistari ya mada kwa mikutano, jiulize, Je! Ni majibu gani ninatafuta? Je! Ni swali gani linalotusaidia kufika hapo?
Watu wanaweza kukasirika wanapogundua kuwa kuuliza maoni yao hakuhakikishi kuwa watakuwa na neno lolote katika mchakato wa mwisho wa kufanya uamuzi. Ni muhimu kuainisha kila majadiliano kulingana na kile unachotafuta kutoka kwa hadhira yako. Fafanua kwa kikundi kile unachotarajia kutoka kwa majibu yao. Njia inayotegemea maswali hukusaidia kupata majibu yanayofaa kutoka kwa timu yako, lakini pia inaweza kusababisha kuchanganyikiwa ikiwa unapotosha kwa njia yoyote juu ya nini majibu haya yanatumiwa.
Ikiwa mkutano unafanyika ili uweze kukusanya maoni kwa uamuzi mkubwa, fahamisha hilo. Ikiwa unahitaji bodi ya sauti kwenye wazo jipya, sema hiyo katika ajenda. Ikiwa unatafuta makubaliano mwishoni mwa mkutano, andika hiyo chini na uifanye wazi kuwa lengo la mwisho la majadiliano ni kuamua juu ya jambo fulani. Kwa njia hii, unaepuka kukengeushwa na hoja za ugomvi kati ya wanachama wa timu yako ambayo inaweza kuwa na maoni ya mamlaka ambayo hayana uzito katika mkutano huu.
Unapoorodhesha matarajio ya mikutano, jiulize, natafuta pembejeo, habari, au uamuzi wa mwisho?
Suala hili ni juhudi mbili-mbili, kwani wakati mwa ajenda yako inaweza kuamua kiwango cha utayarishaji wa washiriki wa timu yako. Kadri unavyowafikia ajenda mapema, mapema unaweza kuwatarajia wazingatie mambo ya hoja zake zenye utata na wajiandae kukupa maoni yao, au kukusanya habari ili kufanya uamuzi sahihi na wewe. Ni muhimu kuipatia timu yako vichwa juu wakati wa kufanya maamuzi muhimu au mikutano ambayo inahusisha maandalizi, kwani unataka kuongeza muda na pande zote zinazohusika, na kujaribu kuwaarifu watu wakati wengine ambao wamejiandaa kukaa na kungojea ni njia nzuri ya acha timu yako imechanganyikiwa na isiwe sawa. 
Wakati wa kutoa ajenda ya mkutano kwa timu, jiulize, Ikiwa ningepokea ajenda hii hivi sasa, je, mimi mwenyewe, ningekuwa tayari kwa mkutano huo kwa wakati?
Kuweka kundi kubwa la watu kwenye mada ni ngumu. Kuwaweka kwa ratiba ni ngumu sana. Kwa sababu hii, ni muhimu kujumuisha sehemu ya muda kwenye muundo wa ajenda yako ya mkutano. Kila sehemu / swali / sehemu ya mada inapaswa kuainishwa wazi ndani ya muda. Wakati huu unapaswa kutenga muda wa kutosha kwa majadiliano, marekebisho, na hitimisho. Hii ni muhimu kuainishwa kabla ya mkutano: mara nyingi, utaishia kusikia kwamba maswala fulani yanahitaji muda zaidi kwenye bodi, au yanaweza kupunguzwa sana.
Unapotengeneza nafasi za muda kwa kila sehemu ya ajenda yako ya mkutano, jiulize, Je! Wakati wetu hutumiwa vizuri? Je! Maoni yao yatafungua mazungumzo ambayo yanastahili mazungumzo zaidi? Ningependa kutumia muda gani kununua bidhaa hii?
Kusindika ajenda yako inahusiana zaidi na hatua zinazohusika katika mchakato wa vitu vyote kwenye mkutano. Inaorodhesha viwango vya majadiliano wakati wote unajaribu kumaliza kazi uliyonayo. Kukubaliana juu ya njia ambazo masuala yatashughulikiwa huongeza ufanisi wa mkutano wako. Ikiwa hautaorodhesha njia ambayo ungependa timu ishughulikie kila suala, washiriki wengine wanaweza kuishia kuvurugwa kufafanua suala hilo, wakati wengine wanaweza kuwa wakijadili umuhimu wake kwao: hakuna mtu anayeishia kulenga kutambua au kutathmini suluhisho lolote .
Mchakato wa kushughulikia kitu unapaswa kuonekana kwenye ajenda iliyoandikwa ambayo utatoa. Unapofikia kitu hicho wakati wa mkutano, eleza mchakato unaohitajika kufikia makubaliano, na utafute makubaliano hayo.
Wakati wa kwanza kuamua mchakato huu katika ajenda yako, jiulize, Je! Ninataka kuongoza mjadala huu? Je! Ninataka kusikia kutoka kwa watu binafsi au timu? Je! Ninataka kupiga kura kwa pamoja, chaguzi za kupiga kura, au majadiliano ya mawazo? Ninaamuaje wakati suala limetatuliwa? Je! Mkutano mzuri unaonekanaje kwangu?
Hii inaweza kuwa sehemu muhimu zaidi ya kufanya ajenda yoyote- kuelewa kwamba kila wakati wako kwenye mchakato wa mabadiliko. Hakuna ajenda isiyo na kinga ya upumbavu wa wakati, ucheleweshaji usiyotarajiwa, siku za wagonjwa, au kurudi nyuma. Kwa sababu hii, ni muhimu kuwa amenable kubadilisha. Vipaumbele vya ajenda bila shaka vitabadilika kuwa muhimu kadri tarehe inavyokaribia na mambo yatazidi kuimarika kwa wakati halisi. Kadri miradi inavyoendelea, ndivyo timu inavyoendelea, na kwa hivyo, ndivyo malengo ya ajenda pia. Kitu cha kwanza kwenye ajenda yoyote nzuri ni "kuhariri na kuweka kipaumbele ajenda ya leo". Kipengee hiki cha ratiba ndio njia bora ya kuhakikisha kuwa timu yako inafuata kile kinachojadiliwa, kwanini, kwa urefu gani, na kwa matarajio gani siku ya.
Wakati wa kuunda ajenda ya mkutano wowote na wote, jiulize, Je! Kuna nafasi ya majadiliano hapa? Ninawezaje kusimamia vyema kile ambacho siwezi kupanga? Je! Ninawekaje mazungumzo yangu yakilenga?
Hii ni bidhaa muhimu kujumuisha katika ajenda yako. Inazungumza juu ya uongozi wako kuweza kusimamisha uharaka wa mkutano kujadili mambo ya mafanikio na timu yako. Ni muhimu kila mtu ahisi kwamba kazi yake inathaminiwa, licha ya vikwazo vya wakati, vikwazo, vikwazo na changamoto. Kazi iliyofanywa vizuri inapaswa kushughulikiwa, na kutumia muda mfupi katika mkutano wako kuipongeza timu yako kwa kile ambacho kimekuwa kikifanya kazi vizuri ni njia nzuri ya kuweka morali na kukuza mazingira ya kazi ya kuunga mkono.
Hii ni jamii ndogo, lakini muhimu pia. Inatumika kama ukumbusho kidogo kwa timu yako kwamba kila wakati kuna nafasi ya kuboresha. Ikiwa umekuwa ukikumbana na shida na wakati, mienendo ya ofisi ya ndani, au tu kuwa na wiki ngumu sokoni, hakikisha timu yako inafahamu kile kinachotarajiwa kutoka kwao, wakati wote. Kuweka kikombe chako cha kahawa kwenye lafu la kuosha vyombo ni sehemu ndogo lakini muhimu ya utunzaji wa mazingira ya ofisi, na kama isiyofaa kama inavyoweza kuonekana, kutaja kama sehemu ya mkutano wako kunasisitiza umuhimu wa uthabiti.
Ikiwa umesikia la uzushi wa Mengi ya Maegesho, hakika umetumia dhana zake za msingi. Kimsingi hufanya kama bodi ya sauti kwa maoni yote ambayo hayawezi kushughulikiwa mara moja katika mazingira ya mkutano wa sasa. Miradi yote mpya, maoni, maswali na maswali yanaweza "kupaki" kwa kura, na kubainishwa kama vidokezo vya majadiliano kwa mikutano ya baadaye. Inamaanisha pia kuwa kila wakati una kitengo cha kuhifadhi kilichojaa maoni juu ya kurudi, ikiwa utapata dakika chache mwishoni mwa mkutano. Mengi ya Maegesho ni njia nzuri ya kukaa kazini, kwenye wimbo, na kwenye rekodi.
Kwa ujumla, jambo muhimu zaidi kukumbuka juu ya kubuni ajenda ni kwamba kila wakati mnafanya kazi pamoja kuelekea lengo moja. Unapaswa kuwa na lengo la kufanya majadiliano yako yawe ya mshikamano, ya kujumuisha, ya ubunifu na yenye tija. Ni ngumu kugonga alama zote, lakini ikiwa unayo nafasi kwenye ajenda, unaweza kufika tu kwa wakati.
BureConference.com mtoa huduma wa kwanza wa mkutano wa bure, anayekupa uhuru wa kuchagua jinsi ya kuungana na mkutano wako mahali popote, wakati wowote bila ya lazima.
Unda akaunti ya bure leo na uzoefu wa teleconferencing ya bure, video isiyopakuliwa, kushiriki skrini, mkutano wa wavuti na zaidi.
Ni Jumapili alasiri, na kundi la marafiki huingia kwenye mkutano wao wa mtandaoni ulioratibiwa mara kwa mara. Wanakutana mara moja kwa wiki kuzungumza juu ya maisha; wakati mwingine kuhusu kazi; wao hupata maongezi wanapozungumza na watu wanaowafahamu mara chache sana.
Marafiki hawa walikuwa wamekwenda njia zao tofauti - mmoja aliingia katika fedha, mwingine kwa programu, na wachache walikwenda kwa VC, wakitumaini kupata jambo kubwa linalofuata. Ilikuwa Jumapili mchana; ilikuwa ni kawaida mkutano wa mtandaoni; lakini wakati huu, kitu kilihisi tofauti. (zaidi ...)
