Sisi kama idadi ya watu tumefanya tafiti nyingi hivi karibuni, katika juhudi za kujua kwanini mikutano inafanya kazi - au haifanyi.
Mara nyingi, tumekuwa tukiwataja kuwa mila isiyofaa; kawaida huonekana kama kupoteza muda (isipokuwa kama watu walikuja tayari) na ni salama kudhani sisi sote tumekuja angalau mkutano mmoja bila kujiandaa. Kwa hivyo ni nini kinachopa? Kwa nini mikutano ni ngumu sana kujali? Kwa nini ni ngumu sana kusimamia? Kwa nini tunaendelea kuwa nazo?
Kwa sehemu kubwa, suala la mikutano isiyofaa linahusu dhana za uchumba, maandalizi, mawasiliano, mkato, na maendeleo halisi.
Ni ngumu kuhamasisha watu ambao hawajali juu ya kile kinachojadiliwa.
Ni ngumu zaidi kusonga mbele wakati watu hawana habari muhimu.
Inakuwa changamoto kuandaa mijadala yenye kujenga wakati watu hawako kwenye ukurasa mmoja.
Karibu haiwezekani kusonga mbele wakati unakabiliwa na mambo madogo ya kila siku, na ni hivyo Hakika si rahisi kufikia malengo wakati miradi haiwezi kukamilika kwa wakati.
Kwa hivyo ni vipi bora tunasonga mbele?
Watu wengi wanataka kujadili mambo yanayowahusu moja kwa moja. Mambo mazuri ya kuleta wakati wa mikutano ni majadiliano juu ya maswala ambayo yanahusisha idara tofauti, kwani rasilimali zimetengwa kwa madhumuni pekee ya majadiliano ya kikundi.
Chukua muda kuzingatia ikiwa suala hili linaathiri timu ambayo utashughulikia kwenye mkutano. Watathamini hamu yako ya kuwajumuisha.
Ni muhimu kuipatia timu yako vichwa juu wakati wa kufanya maamuzi muhimu au mikutano ambayo inahusisha maandalizi, kwani unataka kuongeza muda na pande zote zinazohusika. Kujaribu kuwaarifu watu wakati wengine, ambao wamejiandaa, kukaa na kusubiri, ni njia nzuri ya kuiacha timu yako ikiwa imechanganyikiwa na isiyo ya kawaida.
Chukua wakati wa kufikiria yafuatayo: Ikiwa ulipokea mwaliko wa kushiriki katika mkutano huu, je, ungekuwa na habari zinazohitajika ili kushiriki kwa njia yenye bidii, yenye ufahamu, na yenye kujenga?
Watu hawawezi kusaidia ikiwa hawajui unatafuta nini. Eleza kikundi unachotarajia kutoka kwa majibu yao. Njia inayotegemea maswali hukusaidia kupata majibu kutoka kwa timu yako, lakini ikiwa watajua majibu yao yanatumiwa.
Ifahamishe ikiwa unashikilia mkutano ili uweze kukusanya maoni kwa uamuzi mkubwa. Ikiwa unahitaji bodi ya sauti kwenye wazo jipya, sema hiyo katika ajenda. Ikiwa unatafuta makubaliano mwishoni mwa mkutano, andika hiyo chini na uifanye wazi kuwa lengo la mwisho la majadiliano ni kuamua juu ya jambo fulani.
Chukua muda kuorodhesha matarajio yako mwanzoni mwa mkutano, ili kila mtu ajue kwanini umeyakusanya.
Kuweka kundi kubwa la watu kwenye mada ni changamoto wakati kuwaweka kwenye ratiba ni karibu haiwezekani. Kwa sababu hii, ni muhimu kudhibiti wakati wako kwa ufanisi katika kila mkutano. Hii inaweza kufanywa kupitia matumizi ya ajenda iliyoundwa vizuri.
Eleza kila sehemu/swali/sehemu ya mada ndani ya muda uliopangwa. Wakati huu unapaswa kugawa adeq
tumia muda wa majadiliano, marekebisho na hitimisho. Hii ni muhimu kuelezea kabla ya mkutano: mara nyingi, utaishia kusikia kwamba maswala fulani yanahitaji muda zaidi kwenye bodi, au yanaweza kupunguzwa sana.
Chukua wakati wa kufikiria jinsi ya kutumia wakati wako vyema katika mkutano huu. Ungependa kutumia muda gani kwa kila kitu cha majadiliano? Je! Majadiliano haya yatachukua muda zaidi kuwa yanafaa?
Bila ushiriki, maandalizi, mawasiliano, na usimamizi wa muda, nafasi za kufanikiwa kwa biashara yako ni ndogo. Mikutano yako itatangatanga; utafadhaisha wafanyikazi wako; miradi yako itaanguka, na kukaa, katika maegesho.
Ni muhimu kuweka malengo, na kuwa na bidii kila wakati kuyafikia. Sababu yote watu wana mikutano ni kuimarisha juhudi zao kwenye mada fulani kwa lengo la kutimiza jambo fulani. Usiruhusu historia ya mikutano duni iwe sababu ya kutofika mahali ungependa kuwa.
Chukua muda kuweka malengo, na uyatembelee tena mara kwa mara.
Hapa kwenye Freeconference, wakati mtu hawezi kufanya mkutano, ni dharura. Tuko kwenye soko la mikutano yenye tija, na tunataka uwongeze wakati wako uliotumia kushirikiana, iwe kwa mbali kupitia mkutano wa kawaida, au kwa kibinafsi kwenye meza ya chumba cha bodi.
Ikiwa mkutano wako wa mwisho ulikuwa na ufanisi au la, nini cha kufanya baada ya kukamilika kwake huamua jinsi mkutano unaofuata unaweza kuwa mzuri. Ushauri wetu ni:
Fanya ajenda ya mkutano thabiti.
Shirikisha watu.
Tayarisha fimbo yako.
Eleza mambo yanayokuvutia.
Weka malengo, na uwafanye kuwa ya kawaida.
Heshimu wakati wao.
Na usisahau, shukrani kidogo huenda kwa muda mrefu. Washukuru kwa uchumba wao; asante kwa wakati wao; asante kwa mawazo yao.
Tusingekuwa popote kama si kwa ushirikiano. Usiruhusu dakika zako za mkutano zipotee. Rudi Kufanya Mikutano Yawe Jambo La maana.
BureConference.com mtoa huduma wa kwanza wa mkutano wa bure, anayekupa uhuru wa kuchagua jinsi ya kuungana na mkutano wako mahali popote, wakati wowote bila ya lazima.
Unda akaunti ya bure leo na uzoefu wa teleconferencing ya bure, video isiyopakuliwa, kushiriki skrini, mkutano wa wavuti na zaidi.
[ninja_form id = 7]
Unda akaunti yako ya FreeConference.com na upate ufikiaji wa kila kitu unachohitaji kwa biashara yako au shirika kufikia msingi, kama video na Kushiriki kwa skrini, Kupanga ratiba, Mialiko ya Barua pepe, Mawaidha, Na zaidi.
