Gammaldags sittande personalmöten är svåra att organisera, kostsamma personaltid och skapar försvagande informationsflaskhalsar. Veckovisa sitt-down möten är som träskor i en organisations artärer. Lyckligtvis finns det ett hälsosamt alternativ med lågt kaloriinnehåll. Ett nytt kontorskommunikationsverktyg kallat Slack gör det möjligt för människor i organisationer att enkelt dela information med flera team, och gratis konferenssamtal-teknik gör att dessa team kan träffas på ett ögonblick och använda informationen för att fatta snabba beslut. Svag integration med konferenssamtal är det enklaste sättet att få en organisation att må bra och prestera bättre.
Slack är organiserat i ett litet "chattrum" på ditt skrivbord, med alla människor du kommunicerar med organiserade i team. Ett lag kanske bara är du och din handledare, så ni kan ha ett privat argument om ni kan ta ledigt nästa fredag eftersom Blue Jays tog sig till slutspelet. Ditt huvudteam kan vara en avdelning, till exempel försäljning.
Där Slack verkligen lyser är i den lätta sammansättningen av projektteam som inkluderar utvalda personer på olika avdelningar, eller de "hemlösa" i organisationer – de kreativa.
Vid första anblicken kan Slack se ut som "mer e-post", men Slack filtrerar bort omvärlden och streamar din kommunikation inom kontoret efter team. Den fungerar som små sms-fönster, håller kommunikationen lyckligt kort och har en plats att bifoga länkar till dokument och videor för smidig distribution, särskilt i utkastform för samarbete, och nya idéer för inspiration.
Du kan naturligtvis slå på eller av aviseringar, efter team eller person, och strömma aviseringar till mobiltelefoner, så att din chef kan hitta dig snabbt utan att ha ditt personliga mobilnummer för att skicka sms.
Nu har du ett praktiskt litet fönster för att hålla ett öga på vad dina lag pratar om, som du kan titta på när du har tid eller ignorera när du är upptagen.
Frågor som "Hur mycket har vi kvar i budgeten för XYZ" kan besvaras snabbt av den som vet, och ändras av en tredje part som "Obs! Jag spenderade bara 500 $ av det igår som redovisningen inte har sett ännu. "
Slack eliminerar friktionen och "draget" där människor blir långsammare i sina jobb eftersom de behöver en viktig information som de inte kommer att få förrän ett veckovis sittande personalmöte, eller någon annan gammaldags informationsflaskhals.
Men det finns en sak som Slack inte gör.
Ibland uppstår en situation där hela gruppen behöver samla sig och fatta ett beslut. Med ett team på två personer skulle man bara lyfta luren . "Chefen – jag måste köpa biljetterna nu: kan jag få ledigt för att gå på Jays-matchen, eller kommer jag att vara sjuk den dagen?"
Men vad ska man göra när man behöver hjärnan hos 12 personer utspridda över 5 avdelningar? Att vänta på nästa sitt-down-möte dödar effektiviteten, men att fatta ett beslut i farten utan gruppsinnet kan inbjuda till katastrof. Två huvuden är verkligen bättre än ett.
Voilà– la conférence téléphonique.
Konferenssamtal synkroniseras perfekt med Slack eftersom de gör att ett team av alla storlekar bara kan svara i telefonen.
När du verkligen behöver alla kan du ställa in tidpunkten för ett kort konferenssamtal via Slack, Google Kalendersynkronisering eller Outlook-tillägget.
Använd funktionen Återkommande samtal i telekonferenser för att skicka inbjudningar till alla på några minuter, få hela teamet på samma sida, fatta ett beslut och vara klar på mindre än tio minuter.
Konferenssamtal utformades för att arrangera långa möten mellan team över olika kontinenter, men de är fantastiska för korta, kraftfulla möten mellan team i en och samma byggnad – och allt däremellan.
Det bästa med konferenssamtal är ljudkvaliteten, eftersom det hjälper alla att höra de subtila nyanserna av exakt hur alla andra känner. Men ansikte mot ansikte kan vara till stor hjälp när man fattar viktiga beslut. Välj då videokonferenser.
Skärmdelning är det som förvandlar ditt konferenssamtal till en webbkonferens , så att varje deltagare kan mata in dokumenten på den gemensamma skärmen och bifoga relevanta dokument eller videor.
Om delar av ditt team är på väg någonstans kan de använda den mobila konferenssamtalappen för att ansluta varifrån som helst.
Sit-down möten är en "utrotningshotad art", men det är osannolikt att de kommer att dö helt ut.
De var ett viktigt steg i utvecklingen av möten, och de har fortfarande råd med en trevlig social paus där folk kan chatta innan mötet över kaffet och fruktfatet. De har sin plats i teambuilding, tillsammans med retreater och bowlingkvällar.
Men sitt-down-möten är informationsflaskhalsar som din organisation inte har råd med, och de tuggar upp så mycket personaltid som gör att alla traskar runt i hissar och korridorer för att montera.
En gång i månaden är bra för ett sittande möte.
Konferenssamtal är gratis att sätta upp och så flexibla att du bokstavligen kan samla ihop ett team och fatta ett beslut på tio minuter utan att avbryta någons arbetsflöde. Du kan till och med använda inspelning av konferenssamtal för att skapa en MP3-inspelning av mötet för alla som inte kunde delta, och för protokoll.
Att bryta kontorsinformationsflaskhalsar med Slack Integration med konferenssamtal är som det enklaste sättet att få en organisation att må bra och prestera bättre.
Skapa ditt FreeConference.com-konto och få tillgång till allt du behöver för att ditt företag eller din organisation ska komma igång, som video- och skärmdelning , samtalsschemaläggning , automatiserade e-postinbjudningar, påminnelser och mer.
