Konferenssamtal är en viktig del av modern affärskommunikation, vilket gör att team kan samarbeta och hålla kontakten även när de inte är på samma plats. Men låt oss vara ärliga, konferenssamtal kan också vara en källa till frustration och förvirring. För att se till att dina konferenssamtal går smidigt och effektivt, här är de 7 bästa metoderna du bör följa:
Det är viktigt att respektera allas tid, så se till att starta samtalet vid överenskommen tid. Om det är du som är värd för samtalet, skicka ut en påminnelse några minuter i förväg så att alla vet hur de ska logga in.
Före samtalet, skapa en agenda och distribuera den till alla deltagare. Detta kommer att hjälpa alla att hålla sig på rätt spår och veta vad de kan förvänta sig av samtalet.
I början av samtalet, ägna några minuter åt att presentera alla i samtalet. Detta kommer att hjälpa alla att sätta namn på ansikten och kommer att göra samtalet mer personligt och engagerande.
Om du har några bilder eller andra visuella hjälpmedel, dela dem under samtalet. Detta kommer att hjälpa alla att vara fokuserade och engagerade och kommer att göra informationen lättare att förstå. Många konferenssamtalsleverantörer erbjuder skärmdelning, dokument sharing och an online -whiteboard i deras onlineportaler eller så kan du e-posta bilder eller PDF-filer innan ditt samtal.
Se till att tala tydligt och i en jämn takt under samtalet. Detta hjälper alla att förstå vad du säger och förhindrar missförstånd.
Uppmuntra deltagande under samtalet genom att ge tid för frågor och diskussion. Detta kommer att hjälpa alla att hålla sig engagerade och kommer att säkerställa att viktiga poäng inte missas.
Precis som det är viktigt att starta samtalet i tid, är det lika viktigt att avsluta det i tid. Om du har en överenskommen sluttid, se till att avsluta samtalet vid den tidpunkten. I ett modernt företags landskap, avlägset hybridmöten och konferenssamtal har blivit oumbärliga verktyg för samarbete. Trots enstaka tekniska problem möjliggör dessa virtuella sammankomster dynamiska diskussioner och beslutsfattande över geografiska barriärer.
Genom att följa dessa 7 bästa praxis kan du säkerställa att dina konferenssamtal är produktiva, effektiva och roliga för alla inblandade.
Om du letar efter en pålitlig och lättanvänd plattform för dina kostnadsfria konferenssamtal, behöver du inte leta längre än www.FreeConference.com. Med kristallklar ljudkvalitet, ett användarvänligt gränssnitt och en mängd praktiska funktioner som skärmdelning och samtalsinspelning är www.FreeConference.com den perfekta lösningen för alla dina behov av konferenssamtal. Dessutom är det helt gratis att använda, så det finns ingen anledning att inte ge det ett försök. Registrera dig idag och upplev bekvämligheten och enkelheten med www.FreeConference.com själv.
Oavsett om du behöver boka om ett möte, bjuda in fler deltagare eller avbryta ett schemalagt konferenssamtal kan du göra allt snabbt och enkelt från ditt FreeConference-konto.
Visste du att du och dina uppringare kan använda din konferensuppringningsinformation för att hålla ett videokonferenssamtal när som helst? Schemalägg ditt konferenssamtal eller att skicka inbjudningar via vårt system är inte nödvändigt eftersom din konferenslinje är tillgänglig när som helst. Ge uppringarna helt enkelt ditt konferensnummer, åtkomstkod och den tid du vill att de ska ringa! Om du vill skicka ut en formell konferens mötesinbjudan eller redigera dina schemalagda konferensdetaljer kan du enkelt göra det med hjälp av instruktionerna nedan:
Så här gör du någon typ av ändringar i ett kommande schemalagt möte:
Ändra konferenstid (boka om ett möte)När du har hittat konferensen vill du schemalägga om i avsnittet "kommande" och klicka på "redigera":
Alla deltagare på inbjudningslistan kommer att få ett e-postmeddelande som informerar dem om den nya konferenstiden.
Så här skickar du ytterligare automatiska inbjudningar via FreeConference:
När du har tryckt på "Schemalägg" kommer den eller de nya deltagarna att få en automatisk e-postinbjudan till din konferens. Befintliga deltagare kommer inte att få en andra inbjudan om inte andra detaljer har ändrats såsom ämne, datum eller tid.
.
För mer information om hur du gör ändringar i en schemalagd konferens kan du också se vår supportartikel Hur redigerar jag mitt schemalagda samtal?
Det är så enkelt!
Tack vare framstegen inom kommunikationsteknik (mestadels internet) är det lättare än någonsin för människor i olika delar av världen att ansluta och göra affärer. I dagens globala ekonomi är internationella konferenssamtal vanliga och mycket enkla att ställa in. Nu, innan du går för att ordna ditt nästa internationella telefonkonferens, här är 5 internationella affärsetikttips för att säkerställa att ditt samtal går smidigt och framgångsrikt.
Det är bra att kunna schemalägga ett internationellt konferenssamtal när som helst, men det betyder inte att när som helst är bra att schemalägga ett internationellt konferenssamtal. När du schemalägger ett konferenssamtal mellan parter i olika delar av världen, var noga med att tänka på skillnader i tidszoner så att ingen behöver vara uppe klockan 2 på morgonen. Om du ställer in ett möte med betalande kunder, försök att tillgodose deras schema – även om det innebär att du slutar ringa utanför din normala arbetstid. Lyckligtvis har vi vårt eget tidszonshanteringsverktyg här FreeConference.com som gör det enkelt att hitta en lämplig tidpunkt för att schemalägga konferenssamtal mellan personer i olika tidszoner!
Även om din dedikerad uppringning kommer väl till pass för sista minuten-samtal skulle det vara trevligt att ge dina deltagare en lista med uppringningsnummer så att de kan välja ett som är ett inrikesnummer för dem så att de kan slippa betala internationella samtalsavgifter från sin operatör. Detta är ett av de viktigaste affärsetiketttipsen! Som gäst på ditt konferenssamtal ringer jag gärna in om du går det där extra steget och hjälper mig att spara pengar.
FreeConference erbjuder gratis och premium internationella uppringningsnummer för över 50 länder inklusive USA, Kanada, Storbritannien, Tyskland, Australien, och mer. Se vår fullständiga lista över uppringningsnummer och priser här..
Som du kanske redan är medveten om tenderar människor från olika delar av världen att uttrycka sig olika. Även om det är normalt i vissa kulturer att vara direkt och direkt är det inte så i andra. Att ta sig tid i förväg för att lära sig om några av de kulturella normerna för dem du kommer att prata med kan hjälpa till att undvika eventuella missförstånd och kan ge ett mer framgångsrikt internationellt konferenssamtal.
A universell regel av affärsetiketttips är att du aldrig ska låta andra vänta. Vi rekommenderar att du är förberedd och redo för ditt samtal minst 5-10 minuter före den planerade starttiden för din konferens. Medan vissa kulturer värdesätter punktlighet mer än andra, översätts inte "min tid är mer värdefull än din" på något språk.
Jag kan berätta för dig som en person som ofta håller internationella konferenssamtal, ursäkten "Jag är i en annan tidszon" flyger inte.
Konferenssamtalsplattformar som FreeConference är enkla att använda och intuitiva till sin design, men det är alltid en bra idé att ta några minuter för att bekanta dig med de olika pass och moderator kontroller tillgängliga. Detta kan hjälpa dig att framstå som mer förberedd under ditt konferenssamtal och kan rädda dig från den potentiella pinsamheten att se ut som om du inte vet vad du gör. Det kan vara distraherande (och ibland pinsamt) när du fumlar genom kontrollerna under början av konferenssamtalet.
När du är osäker, FreeConference.com är dedikerad Helpdesk teamet är alltid redo att hjälpa och bara ett samtal eller e-post bort.
Även om de är avsedda att underlätta kommunikation kan öppna konceptkontor ibland känna att de gör allt annat än för människor som håller konferenssamtal i dem. I dagens blogg kommer vi att erbjuda några tips för att mer effektivt hålla konferenssamtal och förbättra produktiviteten på kontor som har öppna planlösningar.
Oavsett om deras uppdrag är att sprida medvetenhet om sociala frågor, hjälpa missgynnade medlemmar i deras samhällen eller ändra offentlig politik, nonprofits är engagerade i sin sak. För att vara effektiva måste ideella organisationer förlita sig på deras förmåga att kommunicera med människor både inom och utanför organisationen för olika ändamål. Dessa inkluderar insamlingsinsatser, offentliga uppsökningar, volontärevenemang och många andra. Tack vare gratis konferenssamtal tjänster, sociala medier och andra plattformar har det aldrig varit lättare (eller billigare) för ideell personal att få fram sitt budskap. Här är några av de sätt konferenssamtalstekniken hjälper dem att göra det:
Vi som befolkning har genomfört många studier på sistone, i arbetet med att ta reda på varför möten fungerar – eller inte.
Ofta har vi stämplat dem som en ineffektiv tradition; vanligtvis ses som ett slöseri med tid (om inte folk faktiskt kom förberedda) och det är säkert att anta att vi alla har kommit till minst ett möte oförberedda. Så vad ger? Varför är möten så svåra att bry sig om? Varför är de så svåra att hantera? Varför fortsätter vi att ha dem?
Många företag har införlivat element av artificiell intelligens, både för att hålla koll på aktuella trender och för att underlätta deras dagliga verksamhet. Om du någonsin har haft en konversation med en automatisk svarstjänst online, har du interagerat med artificiell intelligens. Denna utveckling har gett en mängd fördelar för dem som använder dem. Här är några vägar som du kanske har förbisett.
Konferenssamtal etikett: Medan oskrivna regler för konferenssamtal är verkligen inte svåra att följa, det finns några dåliga konferenssamtalsvanor att vara medveten om som kan göra dina medringare galna (oavsett om de säger det till dig eller inte). Även om några av dessa konferenssamtal nej-nej kan verka som sunt förnuft (som att ringa in sent till en konferens), kan du bli förvånad över hur ofta vissa av dessa dåliga vanor kan förringa den övergripande upplevelsen av ett konferenssamtal för alla inblandade. Med det nya året precis runt hörnet tänkte vi dela med oss av några av våra bästa dåliga telefonkonferensvanor. (Mer…)
Ingen gillar att spendera tid och pengar på att resa för möten längre. Håll dig till ditt fullspäckade schema och spara pengar genom att använda en kostnadsfri konferenssamtalslösning för att snabbt och effektivt kommunicera med dina kollegor.
E-postmeddelanden som består av text misslyckas ofta med att förmedla nyansen av en situation och förlorar helt talarens önskade tonfall. Det finns en risk att e-postmeddelandet inte når e-postmottagarnas inkorgar, så du måste använda SPF-postgranskare och vidta andra åtgärder för e-postsäkerhet.
Kostnadsfria konferenssamtal följer ofta utvecklingen som kräver ett snabbt svar, även om ett e-postmeddelande med rubriken "BRUKT" medför en viss grad av ilska på ett ögonkast. Ledare kan förmedla exakt vad de kräver av varje individ och sätta stämningen för resten av företaget.
Detta går långt mot att etablera lateral kommunikation och samarbete mellan separata avdelningar eller divisioner i ett företag som annars skulle fungera ensamt.
Alla vet vilket ansvar som förväntas av sig själva och andra. Ovilja att samarbeta med andra kan kvävas i början och tydliga handlingsplaner kan upprättas. Ingen behöver spela en omgång telefon med ett dussin andra människor för att få grundläggande saker gjorda.
Kedjee-postmeddelanden tar mer tid att ta reda på än att delta i ett gratis konferenssamtal, och de är helt enkelt irriterande. Du har knappt haft tillräckligt med tid att komma ikapp innan ett nytt svar har förändrat spelet, eller så svarar folk på sin egen tid utan att komma till sakens kärna. Gratis konferenssamtal sätta alla på samma sida samtidigt.
Du behöver inte vänta i ett styrelserum i en halvtimme för att vänta på en eller två senkomlingar, och du kan fortfarande göra annat arbete medan du väntar om du verkligen måste vänta på ett konferenssamtal.
Du kan arbeta med dina projekt från bekvämligheten av ditt skrivbord eller till och med ditt hem tills alla är redo att gå. Konferenssamtal låter också människor delta med mycket kort varsel, och hitta den rätta balansen mellan snabbhet och formalitet.
På samma sätt kan människor ringa till ett konferenssamtal var som helst medan de gör nästan vad som helst. Du kan delta hemifrån, från jobbet, på gymmet, när du är ute på en promenad eller till och med när du kör bil om du har ett headset till din bil. Konferenssamtal kräver inte att du är på en specifik plats vid en specifik tidpunkt. Alla har en mobiltelefon, surfplatta, dator eller till och med en gammaldags telefon i närheten hela tiden.
Att ta bort reseavgiften räknas som en uppenbar fördel, ja, men alla deltagare kan höras i ett konferenssamtal. Ingen i synnerhet har förvisats till den bortre änden av mötesrummet och ingen behöver höja rösten bara för att bli hörd. Konferenssamtal placerar alla på lika avstånd från bordschefen.
E-postmeddelanden kan ignoreras, men samtal kan inte. Konferenssamtal kräver deltagarens röst- och ljudnärvaro. Ledare och medarbetare på alla nivåer kan hållas ansvariga och alla kan tvingas erkänna den aktuella frågan. Ansvaret att leverera resultat till en företagsledare och kollegor lägger till en nivå av grupptryck som sätter sena människor i linje med resten av gruppen.
Där har du det; konferenssamtalslösningar lösa flera problem i ett slag. Samtal Gå inte vilse i blandningen, de ger en röst till alla, de är bekväma och de eliminerar förvirring. Spara tid och pengar med gratis konferenssamtal för ditt nästa möte och återgå till din hektiska dag med tid över.
