Varför möten kan vara ineffektiva - och hur man åtgärdar dem

Vi som befolkning har genomfört många studier på sistone, i arbetet med att ta reda på varför möten fungerar – eller inte.

Ofta har vi stämplat dem som en ineffektiv tradition; vanligtvis ses som ett slöseri med tid (om inte folk faktiskt kom förberedda) och det är säkert att anta att vi alla har kommit till minst ett möte oförberedda. Så vad ger? Varför är möten så svåra att bry sig om? Varför är de så svåra att hantera? Varför fortsätter vi att ha dem?

Vad är problemet?

För det mesta kretsar frågan om ineffektiva möten kring föreställningar om ingrepp, beredning, kommunikation, sönderskurnaoch konkret utveckling.

Det är svårt att motivera människor som inte bryr sig om vad som diskuteras.

Det är ännu svårare att gå vidare när folk inte har den nödvändiga informationen.

Det blir utmanande att vara värd för konstruktiva diskussioner när människor inte är på samma sida.

Det är nästan omöjligt att ta sig fram när det fastnar i dagliga trivialiteter, och det är det säkerligen inte lätt att nå mål när projekt inte kan slutföras i tid.

Så hur går vi bäst framåt?

Att engagera människor

De flesta vill diskutera saker som påverkar dem direkt. Bra att ta upp under möten är diskussion kring frågor som involverar olika avdelningar, då resurserna har avsatts för enbart gruppdiskussioner.

Ta dig tid att fundera på om det här problemet påverkar teamet du kommer att ta upp på mötet. De kommer att uppskatta din önskan att inkludera dem.

Kommer förberedd

Det är viktigt att ge ditt team lite heads up när de kommer fram till viktiga beslut eller möten som involverar förberedelser, eftersom du vill maximera tiden med alla inblandade parter. Att försöka informera folk medan andra, som har förberett, sitter och väntar, är ett bra sätt att lämna ditt team frustrerade och inkongruenta.

Ta dig tid att tänka på följande: Om du fick en inbjudan att delta i det här mötet, skulle du ha den nödvändiga informationen för att delta på ett aktivt, informerat och konstruktivt sätt?

Förstå poängen

Människor kan inte vara till hjälp om de inte vet vad du letar efter. Avgränsa för gruppen vad du förväntar dig av deras svar. Det frågebaserade tillvägagångssättet hjälper dig att få fram mer användbara svar från ditt team, men bara om de vet vad deras svar används för.

Gör det känt om du håller mötet så att du kan samla in synpunkter för ett större beslut. Om du behöver bollplank på en ny idé, ange det i agendan. Om du letar efter en konsensus i slutet av mötet, skriv ner det och gör det mycket tydligt att diskussionens slutmål är att besluta om något.

Ta dig tid att lista dina förväntningar i början av mötet, så att alla vet varför du har samlat dem.

tidsplanering

Att hålla en stor grupp människor vid ämnet är en utmaning medan det är nästan omöjligt att hålla dem på schemat. Av denna anledning är det viktigt att hantera din tid effektivt vid varje möte. Detta kan göras genom att använda en välgjord agenda.

Beskriv varje avsnitt/fråga/ämnedel inom en tidsram. Denna tidsram bör tilldela en adeqanvänd tid för diskussion, revidering och avslutning. Detta är viktigt att beskriva innan mötet: ofta kommer du att få höra att vissa frågor antingen behöver mer tid i styrelsen eller kan minskas avsevärt.

Ta dig tid att fundera över hur du bäst spenderar din tid på detta möte. Hur lång tid skulle du vilja lägga på varje diskussionsämne? Kommer den här diskussionen att ta mer tid än den är värd?

Att nå mål

Utan engagemang, förberedelser, kommunikation och tidshantering är chanserna att ditt företag blommar små. Dina möten kommer att vandra; du kommer att frustrera dina anställda; dina projekt kommer att falla och stanna på parkeringen.

Det är viktigt att sätta upp mål och att konsekvent sträva efter att nå dem. Hela anledningen till att människor har möten är att konsolidera sina ansträngningar på ett visst ämne i syfte att åstadkomma något. Låt inte en historia av svaga möten vara anledningen till att du inte kommer dit du skulle vilja vara.

Ta dig tid att sätta upp mål och se över dem ofta.

Hur fixar vi möten?

Här på Freeconference, när någon inte kan göra ett möte, är det en nödsituation. Vi är på marknaden för produktiva möten och vi vill att du ska maximera din tid som spenderas på att samarbeta, oavsett om det är på distans genom virtuell konferens, eller personligen vid ett styrelsebord.

Oavsett om ditt senaste möte var effektivt eller inte, vad du ska göra efter att det har slutförts avgör hur effektivt nästa möte kan bli. Vårt råd är att:

Gör en solid mötesdagordning.

Engagera människor.

Förbered din personal.

Förmedla dina intressen.

Sätt upp mål och gör dem gemensamma.

Respektera deras tid.

Och glöm inte, lite tacksamhet räcker långt. Tacka dem för deras engagemang; tacka dem för deras tid; tacka dem för deras idéer.

Vi skulle inte vara någonstans om inte för samarbete. Låt inte dina mötesprotokoll gå till spillo. Gå tillbaka till Making Meetings Matter.

FreeConference.com den ursprungliga leverantören av gratis telefonkonferenser, vilket ger dig friheten att välja hur du vill ansluta till ditt möte var som helst och när som helst utan förpliktelser.

Skapa ett gratis konto idag och upplev gratis telefonkonferenser, nedladdningsfri video, skärmdelning, webbkonferenser och mer.

[Ninja_form id = 7]