Hur fungerar en virtuell händelse?

För en framgångsrik, en virtuell händelse med stor inverkan, du kommer att behöva lägga ner lite tid på att planera och organisera. Faktum är att du kommer att vilja behandla det på samma sätt som alla andra personliga händelser. Men låt det inte tynga dig. Med videokonferenslösningar till hands, plus alla funktioner du behöver för att engagera, presentera och skapa dynamiska möten, kan du genomföra ett framgångsrikt virtuellt evenemang smärtfritt.

En virtuell händelse är en sammankomst som äger rum online. Det är där en grupp, gemenskap eller publik samlas för att kommunicera och dela en upplevelse. Det kan vara socialt eller affärsinriktat. Kanske är det en konferens, eller kanske är det en blandning av virtuell nu och personligen vid ett senare tillfälle. Hur som helst bör ett evenemang framkalla en känsla av nätverkande och gemenskap. Det lockar trots allt likasinnade att knyta an till och chatta om liknande ämnen.

Med ett virtuellt evenemang kan du samla publiken samtidigt som du marknadsför ditt företags produkt eller tjänst. Det är en win-win-lösning!

Så hur fungerar ett virtuellt evenemang? Att lansera en som framgångsrikt positionerar din produkt eller tjänst i ett bra ljus, får din publik att känna sig välkomna och ger möjlighet till nätverkande eller anslutning, allt börjar med pålitliga digitala verktyg.

Hårdvarukrav: Det är bäst att använda en enhet som har tillräckligt stor skärm för att hålla flikarna öppna. En smartphone är lämplig om du är en deltagare, men som värd är det lämpligt att använda en bärbar dator eller stationär dator. Se till att du har en mikrofon, kamera och högtalare antingen internt på enheten eller så kan du uppgradera externt.

Programkrav: Du kommer att behöva en videokonferenser verktyg som är lätt att använda, intuitivt och som inte kräver utrustning eller en komplicerad installation.

När du har fått dina verktyg redo, beroende på vilken typ av virtuellt evenemang du är värd för, måste du marknadsföra och annonsera för att få deltagare. Du kan försöka:

• Nå ut över sociala medier
• Skickar ut ett e-postmeddelande till dina kontakter
• Arrangera Facebook Live-evenemang för att skapa medvetenhet
• Skapa betalinnehåll

Förväntar du dig en bra uppslutning? Glöm då inte kraften i bra marknadsföring. Om ditt budskap inte är riktat och marknadsfört löper du risken för dålig närvaro. När du väl kan nå din avsedda målgrupp måste du tillhandahålla spännande och engagerande innehåll. Innehållet är kung, trots allt!

Vad har du planerat? Tänk på några aktiviteter du vill inkludera i layouten för ditt evenemang som speciella gäster, presentatörer, motiverande tal, meditation, gamification, tävlingar, videor, etc.

Eftersom deltagarna inte kommer att ta upp fysiskt utrymme är det upp till dig att formulera hur du vill ställa in ditt virtuella utrymme. Bestäm hur mycket interaktion som är möjligt eller hur framåtriktad du kommer att vara. Kommer det att hållas en frågestund eller omröstningar? Vad sägs om presentationer, huvudtalare, chattrum och grupprum eller andra sätt att interagera? Beroende på vilken typ av virtuell händelse du har i åtanke kommer din struktur att ta form för att stödja vad du vill säga och hur du vill säga det.

Det finns fyra huvudtyper av virtuella händelser som inkluderar:

1. Webbseminarier
   Används för att hålla uppmärksamheten i ungefär en timme till två timmar, ett webbseminarium ger möjlighet för deltagare från hela världen att vara med och ta del av innehållet från presentatörerna. Webinar-fokuserade virtuella evenemang är pedagogiska, tenderar att vara engångsföreteelser och är vanligtvis välbesökta eftersom de är nischade och informativa. De kan vara förinspelade eller live, och är perfekta för intern och extern träning.
2. Virtuella konferenser
   Med fokus på liveevenemang är en virtuell konferens mer dynamisk. Det är vad en vanlig konferens skulle vara utom värd online. De inkluderar innehåll för flera sessioner (bryta ut rum, sessioner, presentationer och talare som alla sker samtidigt) där deltagaren kan bygga sin egen resplan och se live nu eller titta på inspelat innehåll senare.
3. Interna hybridhändelser
   Dessa evenemang är delvis personliga och delvis virtuella. Till exempel är det inte tillrådligt att skicka hela teamet till huvudkontoret, men några kan väljas att gå, medan de andra ställer in virtuellt. Den här typen av virtuella evenemang fungerar för företag som vill samla anställda över olika länder, kontinenter och kontor. Perfekt för produktlanseringar, företagssällskap, affärsutveckling, kompetensutveckling, nyrekryteringsorientering, etc.
4. Externa hybridhändelser
   För de utanför organisationen tillåter ett externt hybridevenemang de som inte kan resa till evenemanget att fortfarande delta virtuellt. Dessa evenemang kan vara användar- eller branschkonferenser eller "upptäcktsdagar" för franchiseföretag, till exempel. De kräver också mycket mer planering, produktion och finslipning.

Om du vill att ditt virtuella evenemang ska ställas in för framgång, inkludera följande måste ha komponenter:

• Evenemangswebbplats med tydlig och detaljerad information
• Eventregistrering och bekräftelsemail
• Livepresentationsinnehåll (talare, särskilda gäster, presentation, etc.)
• Live, enkelriktad ljudvideo
• Frågestund
• Chatbox-interaktion
• Inspelat innehåll
• Feedbackundersökningar

Här är några saker att göra och inte göra för att vara värd för ett virtuellt evenemang som ger dig en hög närvaro och får deltagarna att känna att deras tid är väl använd:

Tappa inte din publik
Upprätthåll ett dynamiskt flöde genom att hålla din publik engagerad. Ställ frågor och få svar i chattrutan. Dra in människor genom att använda korta punkter på bilder medan du talar genom din presentation. Inkludera engagerande bilder och använd virtuella lounger för att uppmuntra nätverkande och samverkan.

Begränsa inte din inverkan
Offentlig eller privat, se till att du vidtar nödvändiga åtgärder för att skapa ytterligare innehåll från själva evenemanget. Detta kan vara bakom kulisserna filmer, klipp från presentatörer eller en höjdpunktsrulle som lever på sociala medier.

Välj att samarbeta med rätt plattform
Vet vilka typer av videokonferensfunktioner du vill inkludera och vilken som är den mest användarvänliga, intuitiva och smärtfria tekniken att använda så att du kan kommunicera tydligt och effektivt. Leta efter skärmdelning och livestreaming till YouTube, till exempel.

Låt FreeConference.com hjälpa dig att designa ett virtuellt evenemang som gör dig uppmärksammad. Få ut ditt varumärke med en gratis videokonferenslösning för att ge din produkt den exponering du letar efter. Använd det breda utbudet av verktyg och funktioner för att förbättra ditt erbjudande samtidigt som du presenterar ett dynamiskt budskap.