Det finns tre saker i livet som är oundvikliga: död, skatter och möten ...
Okej ... kanske lite överdriven där men om du någonsin har jobbat är chansen stor att du har varit i ett möte. Även om andelen produktiva möten kan variera mellan 33 och 70%, kan vi alla hålla med om att vi hellre vill vara med produktiva möten än oproduktiva. En stor faktor för produktiva möten är Mötesroller, vilket fokuserar mötesmedlemmarnas arbetsuppgifter för att säkerställa en effektiv session - ungefär som positioner i ett sportlag eller olika kockar i ett kök. Här är 4 huvudmötesroller som bör tilldelas varje möte.
"Inte bara kommer jag att vara en del av mötet, jag kommer att vara där och leda mötet!"
Den viktigaste positionen i mötet har tre olika skyldigheter: Före konferensen skulle de planera och samordna dagordning, plats, utrustning och deltagare, hantera alla missöden, reservationer och oväntade nödsituationer.
Under konferensen bör de leda diskussioner så att det följer den i förväg distribuerade och överenskomna agendan. Det är ledarens ansvar att etablera mötesroller och säkerställa lika talmöjligheter för alla deltagare, skapa en miljö där alla deltagare känner sig bekväma att bidra till alla workshops, samt all brainstorming och diskussioner. Ledaren ansvarar också för all utrustning som PowerPoints, Skärmdelningeller andra bilder.
Efter mötet bör ledaren effektivt kommunicera vad slutsatserna och nästa steg är och tilldela alla teammedlemmar ansvar för att undvika förvirring och ineffektivitet.
Denna mötesroll registrerar viktiga punkter som görs under mötet. De skulle vara särskilt effektiva om de utforma agendan tillsammans med ledaren så att de inte bara känner till agendan, de kan också lägga till det när det behövs. Inspelaren distribuerar också agendan inför konferensen och delar ut anteckningarna och slutsatserna efteråt.
Denna mötesroll hjälper ledaren med den tid som spenderas på varje dagordning. Tidtagaren måste ha en tydlig förståelse för agendan vägleda konversationen inför mötet att följa de tilldelade tidsluckorna på ett subtilt sätt. De skulle också påminna alla mötesdeltagare när 5-10 minuter återstår på den aktuella agendaposten så att deltagarna får en bättre mätning av tidshantering.
Ingen vill vara civil när de spelar maffia, men deltagarrollen spelar en stor roll i mötets framgångar. Deltagarnas huvuduppgift är att bidra till diskussionerna, oavsett om det är dagordningspunkter, brainstorming eller planering. Deltagare är ledarens förlängningar på många sätt; de bör bidra så mycket som möjligt till dagordningen, skapa en bekväm miljö för andra att dela med sig av sina idéer och hålla reda på den tilldelade tiden så att mötet kan sluta snabbt. Om ledaren kom upp med att definiera rollerna för deltagarna efter mötet, be att förtydliga för att undvika förvirring.
För att förbättra effektiviteten hos vanliga möten rekommenderar jag att du roterar roller bland olika teammedlemmar. När varje deltagare har en allmän känsla och erfarenhet av var och en av rollerna kommer den att inspirera till nya mötesidéer, perspektiv och deltagande!
Skapa ditt FreeConference.com -konto och få tillgång till allt du behöver för att ditt företag eller din organisation ska komma igång, som video och Skärmdelning, Samtalsschemaläggning, Automatiserade e -postinbjudningar, påminnelserOch mycket mer.
