Att hålla regelbundna möten eller konferenssamtal är viktigt för att bygga relationer och uppnå gemensamma mål. Som sagt, ingen gillar att dras in i möten som drar ut och på men åstadkommer lite. Att hålla sådana möten kan inte bara slösa tid och hämma produktiviteten, för många av den här typen av samtal kan få inbjudna att inte ta dina schemalagda möten på allvar. I dagens blogg kommer vi att gå igenom några tips för hur man genomför ett konferenssamtal som är mer produktivt och mindre tidskrävande.
Oavsett om du försöker göra möten kortare eller helt enkelt vill se till att alla dina agendapunkter tas upp under din konferens, kan en liten förberedelse tillsammans med gratis konferenssamtalsprogram hjälpa dig att hålla möten i ämnet och i tid.
Istället för att hålla ett möte, varför inte bara skicka ut ett massmejl eller ett gruppchattmeddelande?
Visst, e-postmeddelanden, snabbmeddelanden och textmeddelanden är enkla – de kräver ingen schemaläggning och människor kan svara på dem när det passar dem. Vissa situationer kräver dock mer liveinteraktion
(Inget illa menat). Telefon och videokonferenssamtal inte bara hjälpa till att bygga personliga kontakter mellan fjärrdeltagare, utan kan också vara mer effektiva när det gäller att underlätta realtidsdiskussioner. Det näst bästa med att träffas personligen, ett välskött telefon- eller videomöte gör att mycket mer kan sägas på mycket kortare tid.
När allt kommer omkring, vem vill läsa igenom en sidlång tråd med e-postmeddelanden?
Nyckeln till att leda ett framgångsrikt konferenssamtal börjar med förberedelser – att veta hur man startar ett konferenssamtal på rätt sätt kommer att göra det mycket lättare att kontrollera och hantera när det väl börjar. Även om det är extremt enkelt att upprätta ett konferenssamtal eller en videokonferens, är det alltid bra att i förväg bekanta dig med grunderna, som att definiera ett tydligt syfte med din konferens, veta hur man får ett konferenssamtalsnummer och hur man ringer ett telefonsamtal. konferenssamtal.
Ett av de viktigaste stegen för att förbereda sig för ett framgångsrikt konferenssamtal är att beskriva en agenda. Även om en tydlig agenda inte nödvändigtvis behöver diktera varje minuts diskussion under ditt samtal, bör den vara tillräckligt detaljerad för att fungera som en riktlinje för vad du planerar att ta upp. Om du planerar att hålla ett konferenssamtal i en timme, till exempel, kanske du vill avsätta 15 minuter för att diskutera fyra olika ämnen. Naturligtvis kommer tiden att tilldela varje agendapunkt variera beroende på antalet punkter som ska diskuteras och antalet deltagare du räknar med. Att använda tillgänglig gratis konferensprogramvara är ett utmärkt sätt att hålla koll på tiden eftersom många sådana tjänster har onlinegränssnitt med klockor eller timers som börjar köras i början av ditt samtal.
Tack vare de olika gratis konferenslösningarna där ute har det aldrig varit lättare att få en dedikerad konferenslinje. När du har skapat ett gratiskonto kommer de flesta tjänster att tilldela dig ett konferensnummer och en unik åtkomstkod som kan användas för att ringa till din konferenslinje när som helst. Många erbjuder också premium avgiftsfritt och internationella uppringningsnummer också.
Här kommer den komplicerade delen... skojar bara! För att ringa till en konferens ringer deltagarna helt enkelt det angivna uppringningsnumret och, när du uppmanas, ange åtkomstkoden som tilldelats konferenslinjen. Eftersom varje konferenslinjes åtkomstkod är unik, kommer åtkomstkoden deltagarna anger att avgöra vem som kommer in (eller inte kommer in) på ditt samtal!
Att se till att ditt konferenssamtal går smidigt är lika enkelt som att kryssa i rutor. De FreeConference Meeting Checklista är din guide till att planera och hålla framgångsrika telefonkonferenser och webbmöten.
Oavsett om du är värd för ett möte personligen, via telefon eller via videokonferens, många av detsamma mötesledning imperativ gäller fortfarande – som att sätta en definierad agenda, bjuda in alla lämpliga personer och hålla tangentiella konversationer till ett minimum. En fördel telefon- och webbkonferenser har jämfört med personliga möten är dock nivån på kontroll som konferensmoderatorn har. Att veta hur man genomför ett konferenssamtal effektivt innebär att veta hur man använder dessa kontroller.
Konferensmoderatorkontroller ger mötesledaren möjlighet att avgöra vem som kan och inte kan höras under ett konferenssamtal. Förutom föränderliga konferensinställningar tillåter de flesta kostnadsfria konferenssamtalsprogramvarutjänster moderatorer att styra sina konferenser via telefonknappsatskommandon och onlinekontroller på instrumentpanelen. Funktioner i online-instrumentpanelen, som t.ex aktiv högtalare, låt moderatorer hålla ett öga på vem som pratar och deltar under ett samtal. Genom att möjliggöra för moderatorer att tysta (potentiellt) störande deltagare är det lättare att hålla möten på rätt spår och stävja tangentiella konversationer.
Även om det kan verka skrämmande att hålla en konferens, är det mycket enkelt att genomföra ett framgångsrikt samtal med de rätta verktygen och lite kunskap. Om du har några frågor eller funderingar kan du alltid besöka FreeConference supportsida för att komma i kontakt med en konferensexpert!
Pionjärerna inom tekniken för gratis konferenssamtal, FreeConference.com och dess team av experter är här för att hjälpa dig att bemästra konsten med ett framgångsrikt konferenssamtal. Med bara några få musklick kan du vara på väg att hålla dina egna konferenssamtal och onlinemöten. Registrera dig idag!
Skapa ditt FreeConference.com -konto och få tillgång till allt du behöver för att ditt företag eller din organisation ska komma igång, som video och Skärmdelning, Samtalsschemaläggning, Automatiserade e -postinbjudningar, påminnelserOch mycket mer.
