Nëse ju është dashur ndonjëherë të uleni përmes një takim i pafund, ndoshta keni pasur kohë për të gjetur mënyra se si do ta kishit bërë ndryshe. Takimet, nëse planifikohen keq, janë të vështira për t'u ndërmjetësuar pa axhenda koncize; vendimmarrja bëhet e turbullt nga diskutimi i papërqendruar dhe mungesa e pjesëmarrjes së informuar. Hartimi i një axhende efektive është një nga mënyrat se si mund të shfrytëzohet fuqia e një ekipi të fortë, pasi siguron strukturën e nevojshme dhe përmbajtjen informative për t'i realizuar gjërat siç duhet.
Pavarësisht nëse takimi juaj është ditor, javor ose tremujor, nevoja për një afat kohor të fortë është thelbësore për ruajtjen e efikasitetit, në grupe të mëdha dhe të vogla. Më poshtë janë renditur disa faktorë të rëndësishëm që duhen mbajtur parasysh kur hartoni axhendën për takimet tuaja. Merrni parasysh sa vijon:
Angazhimi i ekipit tuaj me axhendën
A keni zgjedhur një temë që përfshin ekipin që po trajtoni? Shumica e njerëzve duan të diskutojnë gjëra që i prekin drejtpërdrejt. Diskutimi rreth çështjeve që përfshijnë departamente të ndryshme janë gjëra të mira për t'u ngritur gjatë takimeve, për të cilat burimet janë ndarë për qëllimin e vetëm të diskutimet në grup. Pasi që shumica e organizatave fuqizohen përmes a
ndjenjën e ndërvarësisë së zyrës, departamentet e brendshme shpesh kanë nevojë për kohë takimi për të koordinuar dhe konsoliduar përpjekjet e tyre.
Marrja parasysh e angazhimit të ekipit me atë që po diskutohet gjithashtu ju lejon të përshtatni axhendën tuaj me audiencën tuaj dhe të maksimizoni pjesëmarrjen e audiencës.
Kur bëni axhendën tuaj, pyesni veten, a ndikon kjo te njerëzit që po i drejtohem?
Qartësia e axhendës suaj
Përdorimi i fjalëve kryesore si fjali tematike pikash mund të lërë një hapësirë profesionistësh që ngecin: nëse shpallni lançimin e suksesshëm të produktit të ri në rendin e ditës nën "Gjëra të mira që bëmë kohët e fundit", ka të ngjarë që të jeni i vetmi në atë faqe. Është tepër e vështirë të ndërmjetësosh një diskutim nëse njerëzit nuk janë të qartë mbi temën, e lëre më në gjendje të përgatiten për të në mënyrë efektive.
Përdorimi i deklaratave të pyetjeve për të sjellë pikat në një takim është një mënyrë e shkëlqyer për t'u siguruar që diskutimi zgjidh në të vërtetë çështjen e paraqitur. Duke përdorur si shembull lançimin tonë të suksesshëm hipotetik të produktit, merrni parasysh këtë: Çfarë funksionoi mirë për atë prezantim? Çfarë tregjesh kemi hapur me këtë sukses? Nga ta marrim nga këtu?
Kur bëni linjat e temës për takime, pyesni veten, Cilat janë përgjigjet që kërkoj? Cila pyetje na ndihmon më mirë të arrijmë atje?
Qëllimi i axhendës suaj
Njerëzit mund të mërziten kur kuptojnë se kërkimi i kontributit të tyre nuk garanton se ata do të kenë ndonjë fjalë në procesin përfundimtar të vendimmarrjes. Është e rëndësishme të kategorizoni çdo diskutim bazuar në atë që kërkoni nga audienca juaj. Përcaktoni grupit atë që prisni nga përgjigjet e tyre. Qasja e bazuar në pyetje ju ndihmon të nxirrni përgjigje më të dobishme nga ekipi juaj, por gjithashtu mund të çojë në zhgënjim nëse jeni duke mashtruar në çfarëdo mënyre se për çfarë po përdoren këto përgjigje.
Nëse mbledhja po mbahet në mënyrë që të mund të mbledhni të dhëna për një vendim më të madh, bëjeni të ditur. Nëse keni nevojë për një tabelë tingëlluese për një ide të re, deklaroni atë në rendin e ditës. Nëse jeni duke kërkuar për një konsensus deri në fund të takimit, shkruajeni atë dhe bëjeni shumë të qartë se qëllimi përfundimtar i diskutimit është të vendosni për diçka. Në këtë mënyrë, ju shmangni anashkalimin nga pikat e grindjeve midis anëtarëve të ekipit tuaj që mund të kenë nocione autoriteti që nuk kanë peshë në këtë takim të veçantë.
Kur renditni pritjet për takime, pyesni veten, jam duke kërkuar për informacion, informacion apo një vendim përfundimtar?
Kohëzgjatja e axhendës suaj
Kjo çështje është një përpjekje dybitëshe, pasi afati kohor i agjendës suaj mund të përcaktojë nivelin e përgatitjes që arrijnë anëtarët e ekipit tuaj. Sa më shpejt t'u jepni atyre axhendën, aq më shpejt mund të prisni që ata të marrin në konsideratë elementet e pikave të tij diskursive dhe të përgatiten t'ju japin kontributin e tyre, ose të mbledhin informacion për të marrë një vendim të informuar me ju. Është e rëndësishme t'i jepni skuadrës suaj disa para kur merrni vendime të rëndësishme ose takime që përfshijnë përgatitje, pasi dëshironi të maksimizoni kohën me të gjitha palët e përfshira dhe të përpiqeni të informoni njerëzit ndërsa të tjerët që janë përgatitur ulen dhe presin është një mënyrë e shkëlqyer për lini ekipin tuaj të frustruar dhe të papajtueshëm. 
Kur ia jepni ekipit axhendën e takimit, pyesni veten, Nëse do ta merrja këtë axhendë tani, a do të isha vetë gati për atë takim në kohë?
Menaxhimi i kohës në axhendën tuaj
Mbajtja e një grupi të madh njerëzish në temë është e vështirë. Mbajtja e tyre në orar është pothuajse e pamundur. Për këtë arsye, është jetike të përfshini një komponent kohor në hartimin e agjendës së takimit tuaj. Çdo seksion/pyetje/pjesë e temës duhet të përvijohet qartë brenda një afati kohor. Kjo kornizë kohore duhet të ndajë një kohë të mjaftueshme për diskutim, rishikim dhe përfundim. Kjo është e rëndësishme për t'u përshkruar përpara takimit: shpesh herë, do të përfundoni duke dëgjuar se disa çështje ose kanë nevojë për më shumë kohë në bord, ose mund të shkurtohen ndjeshëm.
Kur krijoni periudha kohore për secilën pjesë të axhendës së takimit tuaj, pyesni veten, Si përdoret më së miri koha jonë? A do të hapë komentet e tyre një dialog që meriton diskutim të mëtejshëm? Sa kohë do të doja të shpenzoja për këtë artikull?
Përpunimi i qëllimeve të agjendës suaj
Përpunimi i axhendës suaj ka të bëjë më shumë me hapat e përfshirë në procesin e të gjitha pikave në takim. Ai numëron nivelet e diskutimit gjatë të cilave po përpiqeni të përfundoni detyrën në fjalë. Duke rënë dakord për mënyrat se si do të përpunohen çështjet rrit efektivitetin e takimit tuaj. Nëse nuk e numëroni mënyrën se si dëshironi që ekipi të trajtojë çdo çështje, disa anëtarë mund të përfundojnë të hutuar duke përcaktuar çështjen, ndërsa disa mund të diskutojnë rëndësinë e saj me ta: askush nuk përfundon në identifikimin ose vlerësimin e ndonjë zgjidhjeje. .
Procesi për adresimin e një artikulli duhet të shfaqet në axhendën me shkrim që do të jepni. Kur të arrini atë pikë gjatë takimit, shpjegoni procesin e kërkuar për të arritur një marrëveshje dhe kërkoni marrëveshjen në fjalë.
Kur e përcaktoni për herë të parë këtë proces në axhendën tuaj, pyesni veten, Si dua ta drejtoj këtë diskutim? A dua të dëgjoj nga individë apo ekipe? A dua votim unanim, opsione votimi, apo një diskutim me stuhi idesh? Si mund të përcaktoj kur një problem është zgjidhur? Si më duket takimi ideal?
Redaktimi i agjendës suaj
Kjo mund të jetë pjesa më e rëndësishme e bërjes së çdo axhende - të kuptuarit se ata janë gjithmonë në një proces ndryshimi. Asnjë axhendë nuk është imun ndaj marrëzisë së kohës, vonesave të papritura, ditëve të sëmundjes ose pengesave. Për këtë arsye, është e rëndësishme të jeni të prirur për të ndryshuar. Prioritetet e axhendës pa dyshim do të ndryshojnë në rëndësi me afrimin e datës dhe duke u ngurtësuar gjërat në kohë reale. Ndërsa projektet përparojnë, po ashtu edhe ekipi, dhe në këtë mënyrë, edhe qëllimet e agjendës. Pika e parë në çdo axhendë të mirë është “për të redaktuar dhe ripërcaktuar rendin e ditës së sotme”. Ky artikull i planit është mënyra më e mirë për t'u siguruar që ekipi juaj është në përputhje me atë që po diskutohet, pse, në çfarë gjatësie dhe me çfarë pritshmërish në ditën e sotme.
Kur krijoni një axhendë për çdo takim, pyesni veten, A ka vend për diskutim këtu? Si mund ta menaxhoj më së miri atë që nuk mund ta planifikoj? Si ta mbaj diskutimin tim në qendër?
Sugjerime shtesë të rendit të ditës
Çfarë po funksionon mirë
Ky është një pikë e rëndësishme për t'u përfshirë në axhendën tuaj. Ajo flet shumë për udhëheqjen tuaj që të jeni në gjendje të pezulloni urgjencën e një takimi për të diskutuar elementet e suksesit me ekipin tuaj. Është jetike që të gjithë të ndiejnë se puna e tyre vlerësohet, pavarësisht kufizimeve kohore, pengesave, pengesave dhe sfidave. Një punë e bërë mirë duhet të trajtohet dhe përdorimi i disa momenteve në takimin tuaj për të uruar ekipin tuaj për atë që ka funksionuar mirë është një mënyrë e shkëlqyer për të mbajtur moralin dhe për të nxitur një mjedis pune mbështetës.
Gjërat për t'u përmirësuar
Kjo është një kategori më e vogël, por po aq e rëndësishme. Ai shërben si një kujtesë pak për ekipin tuaj se ka gjithmonë vend për përmirësim. Nëse keni pasur probleme me afatet kohore, dinamikën e brendshme të zyrës ose thjesht keni pasur një javë të vështirë në treg, sigurohuni që ekipi juaj të jetë i vetëdijshëm për atë që pritet prej tyre, në çdo kohë. Vendosja e filxhanit tuaj të kafesë në makinë larëse enësh është një pjesë e vogël, por e rëndësishme e kujdesit për mjedisin e zyrës, dhe sado e parëndësishme të duket, përmendja e saj si pjesë e takimit tuaj përforcon rëndësinë e qëndrueshmërisë.
Ide për parkingje
Pavarësisht nëse keni dëgjuar apo jo për fenomenin e Parkingut, patjetër që keni përdorur konceptet kryesore të tij. Ajo në thelb vepron si një tabelë tingëlluese për të gjitha idetë që nuk mund të trajtohen menjëherë në mjedisin aktual të takimit. Të gjitha projektet, idetë, pyetjet dhe pyetjet e reja mund të "parkohen" në lot dhe të shënohen si pika diskutimi për takimet e ardhshme. Kjo gjithashtu do të thotë që ju keni gjithmonë një njësi ruajtjeje plot me ide mbi të cilat mund të ktheheni, nëse keni disa minuta shtesë në fund të një takimi. Parkingu është një mënyrë e shkëlqyer për të qëndruar në detyrë, në rrugën e duhur dhe në rekord.
Në përgjithësi, gjëja më e rëndësishme për t'u mbajtur mend për hartimin e një axhende është se ju jeni gjithmonë duke punuar së bashku drejt një qëllimi të përbashkët. Ju duhet të synoni ta bëni diskutimin tuaj koheziv, gjithëpërfshirës, krijues dhe produktiv. Është e vështirë të arrish të gjitha shenjat, por nëse ke një vend për të në axhendë, mund të arrish atje në kohë.
FreeConference.com ofruesi origjinal falas i thirrjeve të konferencave, duke ju dhënë lirinë të zgjidhni se si të lidheni me takimin tuaj kudo, në çdo kohë pa detyrim.
Krijoni një llogari falas sot dhe përjetoni telekonferencë falas, video pa shkarkim, ndarje të ekranit, konferenca në internet dhe më shumë.
