6 Këshilla për të përmirësuar thirrjen tuaj të ardhshme konferenciale

Është e vërtetë që takimet fizike, ballë për ballë në dhomën e bordit janë në rënie me rritjen e shpejtë të teknologjisë së telekomunikacionit. Me fuqinë punëtore duke u bërë gjithnjë e më e largët, më shumë njerëz që zgjedhin të punojnë në shtëpi dhe nevojën për kolegë nga zyra të ndryshme (dhe madje edhe nga e gjithë bota) për të bashkëpunuar, telefonatat e konferencave po kthehen në një ritual të përbashkët.

Por pavarësisht përfitimeve të thirrjeve konferenca, shumë njerëz kanë frikë të jenë pjesë e tyre. Nëse jeni bashkuar ndonjëherë me një më parë, apo edhe i keni pritur, ju e dini vetë se sa katastrofike mund të rezultojnë. Këtu janë gjashtë këshilla që do t'ju ndihmojnë të përmirësoni takimin tuaj të ardhshëm:

1) Përgatitni takimin tuaj përpara kohe

Edhe pse kjo mund të jetë e qartë, ju duhet të organizoni gjithmonë thirrjen tuaj të konferencës përpara kohe. Ju gjithashtu duhet të keni një objektiv të vendosur në mënyrë që takimi të ketë një drejtim. Kjo çon në një axhendë (ose nënqëllime) për të cilat ju dhe ekipi juaj mund të punoni gjatë takimit, në mënyrë që të gjithë të qëndrojnë në temë dhe të mos përvijohen në diskutime të tjera. Në sistemin tonë të planifikimit në internet, ju mund t'i dërgoni ekipit tuaj temën dhe axhendën e takimit ndërsa krijoni ftesën tuaj me email. Vetëm mos harroni t'i mbani ftesat relevante, të shkurtra dhe të thjeshta. Ekipi juaj definitivisht nuk mund të përpunojë një vit të tërë planesh dhe projektesh në një telefonatë konferencë 1-orëshe. 

2) Mbajeni shpërqendrimin në minimum

Ka shumë shpërqendrime brenda mjedisit të zyrës që mund t'ju pengojnë të punoni. Kjo Harvard Business Rishikimi artikulli liston shumë gjëra që njerëzit bëjnë ndërkohë që po zhvillohet një telefonatë konferencash, duke përfshirë snacking ose kryerjen e punëve të tjera. Disa njerëz madje e ndërpresin telefonatën dhe më pas pretendojnë se kanë rënë në gjumë. Puffin tashmë ka postuar disa këshilla se si të reduktoni shpërqendrimet, të cilat mund të gjenden në FreeConference.com blog. 

3) Përqafoni takimin me video

Ndërsa disa prej nesh ende preferojnë konferenca të bazuara në audio, shtimi i konferenca video po fillon të shohë pranim brenda vendit të punës. Meqenëse pjesëmarrësit i mbajnë sytë nga njëri-tjetri, të gjithë qëndrojnë të angazhuar me temën në fjalë. Të  Ndarja e ekranit funksioni gjithashtu i shton një dimension tjetër vizual takimit dhe krijon një diskutim më të thelluar.

4) Bëjini të gjithë të ndjekin "Etiketën e Takimeve"

Për t'u siguruar që të gjithë të jenë të vetëdijshëm se telefonata e konferencës ka për qëllim 'përfundimin e gjërave' dhe jo bisedën për fundjavën, të gjithë duhet të ndjekin etiketën e takimit. Të gjithë kanë lënë mënjanë punën e tyre dhe kanë bërë përpjekje për t'iu bashkuar thirrjes, ndaj është e rëndësishme që të mos humbet kohë. Trajtojeni thirrjen tuaj të konferencës si një takim personal!

5) Caktoni role dhe mbani të gjithë të përfshirë

Nëse takimet tuaja të mëparshme nuk kanë shkuar mirë, duhet të merrni parasysh marrjen e më shumë njerëzve që të marrin një rol aktiv në to. Një takim duhet të ketë një udhëheqës dhe një lehtësues; udhëheqësi është dikush që organizon dhe drejton takimin, ndërsa lehtësuesi sigurohet që takimi të jetë në rrugën e duhur me axhendën. Mos kini frikë të heshtni dikë nëse është duke e mbajtur mikrofonin; nëse dikush është i qetë, kërkojuni të ndajnë mendimet e tyre në mënyrë që takimi të jetë gjithëpërfshirës për të gjithë pjesëmarrësit. Sigurohuni që të lini kohë për të vlerësuar kontributin e të gjithëve, në mënyrë që takimi të përfundojë me një notë të mirë.

Një organizim i mirë është si një makinë që kërkon dhëmbëza të lyera mirë; dhëmbëza që përbëhen nga kolegët tuaj. Pritja e thirrjeve të konferencave është një mënyrë për t'i mbajtur të gjithë të angazhuar dhe të përditësuar.

6) Përdorni FreeConference.com

Nëse po kërkoni të keni telefonatat më të mira të konferencës, ka kuptim vetëm të përdorni shërbimin më të mirë! FreeConference.com ju lejon të bëni të gjitha sa më sipër, dhe shumë më tepër. Nëse keni nevojë për më shumë informacion, a listën e plotë të veçorive mund të gjenden në tonë .

Pse të mos provoni të organizoni një telefonatë konferencë me Konferenca falas sot? Është më e lehtë nga sa mendoni, dhe më mirë se çdo shërbim i ndyrë i konferencave në ueb që po përdorni…