Ka 3 gjëra në jetë që janë të pashmangshme: vdekja, taksat dhe takimet ...
Mirë ... ndoshta pak ekzagjerim, por nëse keni punuar ndonjëherë, ka shumë mundësi që keni qenë në një takim. Ndërsa përqindja e takimeve produktive mund të shkojë diku midis 33 dhe 70%, ne të gjithë mund të pajtohemi se do të preferonim të ishim atje takime produktive sesa ato joproduktive. Një faktor i madh i takimeve produktive është Rolet e takimit, të cilat fokusojnë detyrat e anëtarëve të takimit për të siguruar një seancë efektive -- si pozicione të ngjashme në një ekip sportiv ose kuzhinierë të ndryshëm në një kuzhinë. Këtu janë 4 rolet kryesore të takimit që duhet t'i caktohen çdo takimi.
Roli #1: Udhëheqësi
"Jo vetëm që do të jem pjesë e takimit, por do të jem atje duke udhëhequr takimin!"
Pozicioni më i rëndësishëm në takim ka 3 detyrime të ndryshme: Para konferencës, ata do të planifikonin dhe koordinonin agjendën, vendin, pajisjet dhe pjesëmarrësit, duke trajtuar të gjitha fatkeqësitë, rezervat dhe emergjencat e papritura.
Gjatë konferencës, ata duhet të drejtojnë diskutimet në mënyrë që të ndjekë axhendën e para-shpërndarë dhe të rënë dakord. Leadershtë përgjegjësi e udhëheqësit që të krijojë rolet e takimit dhe të sigurojë mundësi të barabarta të të folurit për të gjithë pjesëmarrësit, të krijojë një mjedis që të gjithë pjesëmarrësit të ndihen rehat duke kontribuar në të gjitha punëtoritë, si dhe të gjitha stuhitë dhe diskutimet. Drejtuesi është gjithashtu përgjegjës për çdo pajisje të tillë si PowerPoints, Ndarja e ekranit, ose pamje të tjera vizuale.
Pas takimit, udhëheqësi duhet të komunikojë në mënyrë efektive se cilat janë përfundimet dhe hapat e ardhshëm, dhe të caktojë përgjegjësi për të gjithë anëtarët e ekipit për të shmangur konfuzionin dhe joefikasitetin.
Roli #2: The rekorder
Ky rol takimi regjistron pikat kryesore që bëhen gjatë takimit. Ato do të ishin veçanërisht efektive nëse do të ishin hartoj rendin e ditës së bashku me udhëheqësin në mënyrë që ata jo vetëm të njihen me axhendën, ata gjithashtu mund ta shtojnë atë kur është e nevojshme. Regjistruesi gjithashtu shpërndan axhendën para konferencës dhe shpërndan shënimet dhe përfundimet më pas.
Roli #3: Ruajtësi i Kohës
Ky rol takimi ndihmon udhëheqësin me kohën e kaluar në secilën pikë të rendit të ditës. Kohëmatësi duhet të ketë një kuptim të qartë të agjendës për të drejtoni bisedën për takimin për të ndjekur afatet e caktuara kohore në një mënyrë delikate. Ata gjithashtu do t'u kujtonin të gjithë pjesëmarrësve në takim kur të mbeten 5-10 minuta në pikën aktuale të rendit të ditës, në mënyrë që të pranishmit të kenë një vlerësim më të mirë të menaxhimit të kohës.
Roli #4: Pjesëmarrësi
Askush nuk dëshiron të jetë civil kur luan Mafia, por roli i pjesëmarrësit luan një rol të madh në suksesin e takimit. Detyra kryesore e pjesëmarrësve është të kontribuojnë në diskutime, qofshin ato pika të rendit të ditës, stuhi mendimesh apo planifikim. Pjesëmarrësit janë zgjerimet e udhëheqësit në shumë mënyra; ata duhet të kontribuojnë sa më shumë që të jetë e mundur në pikat e rendit të ditës, të krijojnë një mjedis të rehatshëm që të tjerët të ndajnë idetë e tyre dhe të mbajnë shënime kohën e caktuar në mënyrë që takimi të përfundojë menjëherë. Nëse udhëheqësi doli shkurt duke përcaktuar rolet për të pranishmit pas takimit, kërkoni sqarime për të shmangur konfuzionin.
Për të rritur efektivitetin e takimeve të rregullta, unë rekomandoj ndërrimin e roleve midis anëtarëve të ndryshëm të ekipit. Sapo secili pjesëmarrës të ketë një kuptim dhe përvojë të përgjithshme me secilin nga rolet, ai do të frymëzojë ide, perspektiva dhe pjesëmarrje të reja takimi!
