Kryerja e Takimeve të Thirrjeve të Konferencës që qëndrojnë në rrugën e duhur
Mbajtja e takimeve të rregullta ose thirrjet konferenciale është e rëndësishme për ndërtimin e marrëdhënieve dhe arritjen e objektivave të përbashkëta. Thënë kështu, askujt nuk i pëlqen të tërhiqet në takime që zvarriten dhe vazhdojnë, por arrijnë pak. Mbajtja e takimeve të tilla jo vetëm që mund të humbasë kohë dhe të pengojë produktivitetin, por shumë prej këtyre llojeve të thirrjeve mund të bëjnë që të ftuarit të mos i marrin seriozisht takimet tuaja të planifikuara. Në blogun e sotëm, ne do të shqyrtojmë disa këshilla se si të zhvillojmë një takim të thirrjeve konferenciale që është më produktiv dhe më pak kohë.
Pavarësisht nëse po përpiqeni t'i bëni takimet më të shkurtra ose thjesht dëshironi të siguroheni që të gjitha pikat e axhendës suaj të adresohen gjatë konferencës tuaj, një përgatitje e vogël së bashku me programin falas të thirrjeve të konferencës mund t'ju ndihmojë të mbani takimet në temë dhe në kohë.
Pse të mbajmë thirrje telefonike dhe video-konferencash?
Në vend që të mbani një takim, pse të mos dërgoni thjesht një email masiv ose një mesazh bisede në grup?
Sigurisht, email-et, IM-të dhe mesazhet me tekst janë të lehta - ato nuk kërkojnë planifikim dhe njerëzit mund t'u përgjigjen atyre në kohën e duhur. Megjithatë, disa situata kërkojnë më shumë ndërveprim të drejtpërdrejtë
(pa qëllim të lojërave). Telefoni dhe thirrje video konferencash jo vetëm që ndihmon në ndërtimin e lidhjeve personale midis pjesëmarrësve në distancë, por gjithashtu mund të jetë më efektiv në drejtim të lehtësimit të diskutimeve në kohë reale. Gjëja tjetër më e mirë për të takuar personalisht, një takim telefonik ose video i menaxhuar mirë, lejon që të thuhen shumë më tepër në shumë më pak kohë.
Në fund të fundit, kush dëshiron të lexojë përmes një teme emaili të gjatë?
Si të filloni një telefonatë konferencë
Çelësi për të udhëhequr një telefonatë konferencë të suksesshme fillon me përgatitjen – të dish se si të nisësh siç duhet një telefonatë konferencë do ta bëjë shumë më të lehtë kontrollimin dhe menaxhimin sapo të fillojë. Ndërsa konfigurimi i një telefonate konference ose video-konference është jashtëzakonisht i lehtë, është gjithmonë mirë që të njiheni paraprakisht me bazat, të tilla si përcaktimi i një qëllimi të qartë për konferencën tuaj, të dini se si të merrni një numër telefonate konference dhe si të thirrni një telefonatë konferencë.
Përcaktimi i një axhende reale të konferencës
Një nga hapat më të rëndësishëm për përgatitjen për një telefonatë konferencë të suksesshme është përvijimi i një axhende. Ndërkohë që një axhendë e qartë nuk ka nevojë domosdoshmërisht të diktojë çdo minutë diskutimi gjatë telefonatës tuaj, ajo duhet të jetë mjaft e detajuar për të shërbyer si një udhëzues për atë që planifikoni të trajtoni. Nëse planifikoni të mbani një telefonatë konferencë për një orë, për shembull, mund të dëshironi të ndani 15 minuta për të diskutuar katër tema të ndryshme. Natyrisht, koha për t'i dhënë çdo pike të rendit të ditës do të ndryshojë në varësi të numrit të pikave për të diskutuar dhe numrit të pjesëmarrësve që parashikoni. Përdorimi i softuerit falas të disponueshëm të konferencave është një mënyrë e shkëlqyeshme për të mbajtur gjurmët e kohës pasi shumë shërbime të tilla kanë ndërfaqe në internet me orë ose kohëmatës që fillojnë të funksionojnë në fillim të telefonatës suaj.
Si të merrni një numër telefoni konferencë
Falë zgjidhjeve të ndryshme të konferencave falas atje, nuk ka qenë kurrë më e lehtë për të marrë një linjë të dedikuar konferencash. Pas krijimit të një llogarie falas, shumica e shërbimeve do t'ju caktojnë një numër telefonik për konferencë dhe një kod unik aksesi që mund të përdoret për të thirrur në linjën tuaj të konferencës në çdo kohë. Shumë ofrojnë gjithashtu premium pa pagesë si dhe numrat ndërkombëtarë të telefonimit.
Si të thirrni një telefonatë konferencë
Këtu vjen pjesa e komplikuar ... vetëm shaka! Për të thirrur në një konferencë, pjesëmarrësit thjesht do të telefonojnë numrin e dhënë dhe, kur t'u kërkohet, futin kodin e hyrjes të caktuar në linjën e konferencës. Meqenëse kodi i hyrjes së çdo linje konference është unik, kodi i hyrjes që futin pjesëmarrësit do të përcaktojë se kush hyn (ose nuk hyn) në thirrjen tuaj!
Përgatituni me një listë kontrolli të takimeve
Të sigurohesh që telefonata jote e konferencës të shkojë pa probleme është po aq e lehtë sa të shënosh kuti. Të Lista kontrolluese e takimeve të Konferencës së Lirë është udhëzuesi juaj për planifikimin dhe mbajtjen e suksesshme të konferencave telefonike dhe takimeve në internet.
Këshilla për menaxhimin efektiv të takimeve
Nëse jeni duke pritur një takim personalisht, përmes telefonit ose përmes videokonferencës, shumë nga të njëjtat imperativat e menaxhimit të takimeve ende zbatohet—si p.sh. vendosja e një axhende të përcaktuar, ftimi i të gjithë njerëzve të përshtatshëm dhe mbajtja e bisedave tangjenciale në minimum. Një avantazh që konferencat telefonike dhe ueb kanë ndaj takimeve personale, megjithatë, është niveli i kontrollit që i jepet moderatorit të konferencës. Të dish se si të kryesh një telefonatë konferencë në mënyrë efektive do të thotë të dish se si t'i përdorësh këto kontrolle.
Si të kryeni një telefonatë konferencë në mënyrë efektive duke përdorur kontrollet e moderatorit
Kontrollet e moderatorit të konferencës fuqizojnë drejtuesin e takimit për të përcaktuar se kush mund dhe nuk mund të dëgjohet gjatë një telefonate konferencë. Përveç cilësimeve të ndryshueshme të konferencës, shumica e shërbimeve falas të softuerit të thirrjeve të konferencës i lejojnë moderatorët të kontrollojnë konferencat e tyre nëpërmjet komandave të tastierës telefonike dhe kontrolleve në panelin e kontrollit në internet. Karakteristikat e pultit në internet, si p.sh folës aktiv, lejojini moderatorët të mbajnë një sy se kush flet dhe merr pjesë gjatë një telefonate. Duke u mundësuar moderatorëve të mbyllin (potencialisht) pjesëmarrësit përçarës, është më e lehtë të mbahen takimet në rrugën e duhur dhe të frenohen bisedat tangjenciale.
Mbani mend: Qëndroni të qetë dhe telefononi në konferencë!
Ndërsa organizimi i një konference mund të duket frikësues, kryerja e një telefonate të suksesshme është shumë e lehtë duke pasur parasysh mjetet e duhura dhe pak njohuri. Nëse keni ndonjë pyetje ose shqetësim, gjithmonë mund të vizitoni Faqja e mbështetjes së FreeConference për të kontaktuar me një ekspert konferencash!
Regjistrohuni dhe qëndroni në axhendën tuaj të takimit!
Pionierët e teknologjisë së telefonatave të konferencave falas, FreeConference.com dhe ekipi i tij i ekspertëve janë këtu për t'ju ndihmuar të zotëroni artin e telefonatës së suksesshme të konferencës. Me vetëm disa klikime të mausit, mund të jeni në rrugën tuaj për të pritur thirrjet e konferencave dhe takimet tuaja në internet. Regjistrohu sot!
