V življenju so tri stvari, ki so neizogibne: smrt, davki in sestanki ...
V redu ... morda malo pretiravanja, če pa ste kdaj delali, obstaja velika verjetnost, da ste bili na sestanku. Medtem ko se lahko odstotek produktivnih srečanj giblje od 33 do 70%, se lahko vsi strinjamo, da bi bili raje prisotni produktivna srečanja kot neproduktivne. Velik dejavnik produktivnih srečanj je Srečanje z vlogami, ki se osredotočajo na naloge članov sestanka, da zagotovijo učinkovito sejo - podobno kot položaji v športni ekipi ali različni kuharji v kuhinji. Tukaj so 4 glavne vloge na sestanku, ki jih je treba dodeliti vsakemu sestanku.
Vloga #1: Vodja
"Ne samo, da bom del sestanka, ampak bom tudi tam, ki bom vodil srečanje!"
Najpomembnejši položaj na sestanku ima 3 različne obveznosti: pred konferenco bi načrtovali in usklajevali dnevni red, kraj, opremo in udeležence, obvladovali vse nezgode, rezervacije in nepričakovane nujne primere.
Med konferenco naj vodijo razprave tako, da sledijo vnaprej razporejenemu in dogovorjenemu dnevnemu redu. Vodja je odgovoren za vzpostavitev sestankov in zagotavljanje enakih možnosti govora za vse udeležence, ustvarjanje okolja, v katerem se bodo vsi udeleženci počutili prijetno, ko bodo prispevali k vsem delavnicam, pa tudi pri vseh možganskih viharjih in razpravah. Vodja je odgovoren tudi za vso opremo, kot so PowerPoints, Skupna raba zaslonaali druge slike.
Po sestanku bi moral vodja učinkovito sporočiti, kakšni so sklepi in naslednji koraki, ter vsem članom ekipe dodeliti odgovornosti, da se izogne zmedi in neučinkovitosti.
Ta vloga srečanja beleži ključne točke ki so narejeni med sejo. Še posebej učinkoviti bi bili, če bi oblikovati dnevni red skupaj z voditeljem, tako da niso seznanjeni samo z dnevnim redom, ampak ga lahko po potrebi tudi dopolnijo. Zapisovalec razdeli tudi dnevni red pred konferenco, nato pa razdeli zapiske in zaključke.
Vloga #3: Čuvaj časa
Ta vloga sestanka pomaga vodji pri času, porabljenem za vsako točko dnevnega reda. Merilec časa mora jasno razumeti načrt vodi pogovor za sestanek slediti dodeljenim časovnim obdobjem na subtilen način. Prav tako bi vse udeležence sestanka opomnili, ko je na trenutni točki dnevnega reda ostalo še 5-10 minut, da bodo imeli udeleženci boljši pogled na upravljanje časa.
Vloga #4: Udeleženec
Nihče ne želi biti civilist, ko igra mafijo, vendar ima vlogo udeleženca pomembno vlogo pri uspehu srečanja. Glavna dolžnost udeležencev je prispevati k razpravam, pa naj gre za točke dnevnega reda, brainstorming ali načrtovanje. Udeleženci so podaljški vodje na več načinov; morali bi čim bolj prispevati k točkam dnevnega reda, ustvariti udobno okolje za izmenjavo svojih idej in slediti dodeljenemu času, da se lahko sestanek takoj zaključi. Če je voditelj po srečanju prišel do kratke opredelitve vlog za udeležence, prosite za pojasnilo, da se izognete zmedi.
Za povečanje učinkovitosti rednih srečanj priporočam menjavo vlog med različnimi člani ekipe. Ko ima vsak udeleženec splošen občutek in izkušnje z vsako od vlog, bo navdihnil nove ideje za srečanje, perspektive in sodelovanje!
