Vodenje sestankov konferenčnih klicev, ki ostajajo na tekočem
Redni sestanki ali konferenčni klici so pomembni za vzpostavitev odnosov in doseganje skupnih ciljev. Kljub temu se nihče ne mara vleči na sestanke, ki se vlečejo, vendar le malo dosežejo. Ne samo, da lahko takšni sestanki izgubijo čas in ovirajo produktivnost, preveč tovrstnih klicev lahko povzroči, da povabljeni ne upoštevajo vaših načrtovanih sestankov resno. V današnjem spletnem dnevniku bomo obravnavali nekaj nasvetov, kako voditi sestanek za konferenčne klice, ki je bolj produktiven in traja manj časa.
Ne glede na to, ali poskušate skrajšati sestanke ali preprosto želite zagotoviti, da bodo med konferenco obravnavane vse vaše točke dnevnega reda, vam lahko majhna priprava skupaj z brezplačno programsko opremo za konferenčne klice pomaga, da so sestanki na temo in pravočasno.
Zakaj imeti telefonske in videokonferenčne klice?
Zakaj ne bi namesto da bi organizirali sestanek, preprosto poslali množično e-pošto ali sporočilo v skupinskem klepetu?
Seveda so e-poštna sporočila, neposredna sporočila in besedilna sporočila enostavna – ne zahtevajo razporejanja in ljudje se lahko nanje odzovejo, ko jim ustreza. Nekatere situacije pa zahtevajo več interakcije v živo
(brez besedne igre). Telefon in video konferenčni klici ne samo, da pomagajo pri vzpostavljanju osebnih povezav med oddaljenimi udeleženci, ampak so lahko tudi učinkovitejše v smislu omogočanja razprav v realnem času. Naslednja najboljša stvar pri osebnem srečanju je dobro voden telefonski ali video sestanek, ki omogoča povedati veliko več v veliko krajšem času.
Konec koncev, kdo želi prebrati stransko nit e-poštnih sporočil?
Kako začeti konferenčni klic
Ključ do uspešnega konferenčnega klica se začne s pripravo – če veste, kako pravilno začeti konferenčni klic, bo veliko lažje nadzorovati in upravljati, ko se začne. Čeprav je vzpostavitev konferenčnega klica ali video konference izjemno enostavna, je vedno dobro, da se vnaprej seznanite z osnovami, kot je opredelitev jasnega namena vaše konference, vedeti, kako dobiti številko konferenčnega klica in kako poklicati konferenčni klic.
Določanje realističnega dnevnega reda konference
Eden najpomembnejših korakov za pripravo na uspešen konferenčni klic je začrtanje dnevnega reda. Čeprav ni nujno, da jasen dnevni red narekuje vsako minuto razprave med vašim klicem, mora biti dovolj podroben, da služi kot vodilo za to, kaj nameravate obravnavati. Če nameravate na primer voditi konferenčni klic za eno uro, boste morda želeli nameniti 15 minut za razpravo o štirih različnih temah. Seveda se bo čas za vsako točko dnevnega reda razlikoval glede na število točk za razpravo in število udeležencev, ki jih pričakujete. Uporaba razpoložljive brezplačne programske opreme za konference je odličen način za spremljanje časa, saj številne takšne storitve vključujejo spletne vmesnike z uro ali časovnikom, ki se začnejo izvajati na začetku vašega klica.
Kako pridobiti številko konferenčnega klica
Zahvaljujoč različnim brezplačnim konferenčnim rešitvam, še nikoli ni bilo lažje pridobiti namenske konferenčne linije. Po ustvarjanju brezplačnega računa vam bo večina storitev dodelila številko za konferenčno klicno številko in edinstveno dostopno kodo, ki ju lahko kadar koli uporabite za klic na vašo konferenčno linijo. Mnogi tudi ponujajo premium brezplačno in mednarodne številke za klicanje.
Kako poklicati konferenčni klic
Tukaj prihaja zapleten del ... hecam se! Če želite poklicati v konferenco, bodo udeleženci preprosto poklicali navedeno številko za klic in ob pozivu vnesli dostopno kodo, dodeljeno konferenčni liniji. Ker je dostopna koda vsake konferenčne linije edinstvena, bo dostopna koda, ki jo vnesejo udeleženci, določila, kdo vstopi (ali ne vstopi) v vaš klic!
Pripravite se s kontrolnim seznamom sestanka
Poskrbeti, da bo vaš konferenčni klic potekal gladko, je tako preprosto kot odkljukati polja. The Kontrolni seznam FreeConference Meeting je vaš vodnik za načrtovanje in izvajanje uspešnih telefonskih konferenc in spletnih srečanj.
Nasveti za učinkovito vodenje sestankov
Ne glede na to, ali organizirate sestanek osebno, po telefonu ali prek videokonference, je veliko enakih srečanje vodstvenih imperativov še vedno veljajo – na primer določiti določen dnevni red, povabiti vse ustrezne ljudi in čim bolj omejiti tangencialne pogovore. Ena prednost, ki jo imajo telefonske in spletne konference pred osebnimi sestanki, pa je raven nadzora, ki jo ima moderator konference. Vedeti, kako učinkovito izvesti konferenčni klic, pomeni vedeti, kako uporabiti te kontrole.
Kako učinkovito voditi konferenčni klic z uporabo kontrolnikov moderatorja
Kontrolniki moderatorja konference pooblastijo vodjo sestanka, da določi, kdo je med konferenčnim klicem lahko slišan in kdo ne. Poleg spremenljivih konferenčnih nastavitev večina brezplačnih programskih storitev za konferenčne klice moderatorjem omogoča, da svoje konference nadzirajo prek ukazov telefonske tipkovnice in spletnih kontrolnikov na nadzorni plošči. Funkcije spletne nadzorne plošče, kot npr aktivni zvočnik, omogočite moderatorjem, da spremljajo, kdo govori in sodeluje med klicem. Če moderatorjem omogočite, da utišajo (potencialno) moteče udeležence, je lažje vzdrževati sestanke na pravi poti in zajeziti tangencialne pogovore.
Ne pozabite: ostanite mirni in konferenčni klic!
Čeprav se lahko zdi gostovanje konference zastrašujoče, je uspešen klic zelo enostaven, če upoštevamo prava orodja in malo znanja. Če imate kakršna koli vprašanja ali skrbi, lahko vedno obiščete Stran za podporo FreeConference stopite v stik s strokovnjakom za konference!
Prijavite se in se držite dnevnega reda sestanka!
Pionirji tehnologije brezplačnih konferenčnih klicev, FreeConference.com in njegova ekipa strokovnjakov, so tukaj, da vam pomagajo obvladati umetnost uspešnega konferenčnega klica. Z le nekaj kliki miške ste lahko na poti k gostovanju lastnih konferenčnih klicev in spletnih srečanj. Prijavite se še danes!
