Čo je 5 fáz projektového riadenia?

Odštartovanie projektu vyžaduje systém procesov a talentovaných jednotlivcov na vykonanie práce. V zásade to nie je jednoduchý výkon!

Spoliehajúc sa na video konferencia Spolupráca s viacerými tímami a jednotlivcami si vyžaduje organizáciu a efektívnu implementáciu projektového manažmentu naprieč rôznymi úradmi, oddeleniami a veliteľstvami. Súdržnosť, komunikácia a centralizácia sú kľúčovými faktormi. Bez ohľadu na to, s kým máte do činenia, či už ide o zainteresovanú stranu, klienta alebo zamestnanca, existuje mnoho pohyblivých častí, ktoré je potrebné vziať do úvahy od koncepcie po doručenie.

Každý projekt si vyžaduje komplexné znalosti o životnom cykle projektu. Vedieť, ako každá fáza funguje, poskytuje cenné informácie o tom, ako k nej pristupovať. Ako však videokonferencie fungujú na posilnenie vášho procesu? Pozrime sa na rámec 5 fáz projektového riadenia.

Je na zodpovednosti projektového manažéra poznať, plánovať a budovať „vzostup“ projektu tým, že dôkladne porozumie piatim krokom riadenia projektu. Funguje to tak, že poskytuje jasný a výstižný plán, ako sa myšlienka dostane od abstraktného k konkrétnemu. vyvinutý Institute of Project Management Institute (PMI), 5 fáz pre každý projekt, ktorý sa má realizovať, je nasledovných:

1. začatia
Prvá z fáz životného cyklu, iniciácia vyžaduje úvodné stretnutie, ktoré zastihne klienta a investorov. Tu sa prediskutujú ciele, zámery, pochybnosti, obavy a akékoľvek počiatočné myšlienky a nápady. Ak sa subjekty s rozhodovacou právomocou nenachádzajú iba na jednom mieste, môžete sa spoľahnúť na zorganizovanie online schôdze pre videorozhovor alebo konferenčný hovor a prediskutovať nasledujúce body rozhovoru:

• Kto sú investori a zainteresované strany?
• Aká je podnikateľská vízia a poslanie?
• Aký je odhadovaný časový harmonogram?
• Aké sú niektoré z rizík s tým spojených?
• Aký rozpočet a zdroje sú k dispozícii?

2. plánovanie
Akonáhle sú ciele stanovené a dohodnuté, jasnejšia predstava o konečnom výsledku môže byť lepšie pochopená. Pracovať pozadu a vizualizovať a formulovať súbor plánov, ktorými sa každý riadi, vedie tím od počiatočnej fázy až po dokončenie.

Usporiadajte online stretnutia s cieľom:

• Zostavte tímy
• Prenášajte podstatné detaily
• Stanovte si ciele projektu

Fáza plánovania je rozhodujúca pre vŕtanie nasledujúcich 5 komponentov:

• Navrhovanie štruktúry projektu
• Vytváranie dokumentov pracovného toku
• Odhad rozpočtov medzi oddeleniami
• Zhromažďovanie, prideľovanie a označovanie zdrojov
• Posúdenie rizík

3. Vykonanie
Vedúci tímov a projektoví manažéri sú uvedení do pohybu, aby vybudovali výstupy, boli prostredníkom pre klientov, plnili úlohy, implementovali procesy a ďalšie. Priama komunikácia vo všetkých častiach projektu je potrebná a životne dôležitá pre úspech uvedenia myšlienky do života.

Podstatné pre fázu vykonávania:

• Časté stretnutia
  Udržiavanie si prehľadu o tímoch vďaka naplánovaným online stretnutiam pomáha udržať projekt v krátkom a správnom čase. Včasná a krištáľovo čistá komunikácia prostredníctvom videokonferencií alebo konferenčných hovorov zaisťuje menej mŕtvych miest, lepšiu tímovú prácu a zrýchlený pohyb položiek v potrubí.
• Priehľadnosť
  Integráciou ďalších digitálnych nástrojov, ako sú Slack, Outlook a Kalendár Google, do svojej platformy pre videokonferencie sa vyhnite potenciálnym blokom, pokiaľ ide o ľahko predchádzateľné prekážky, ako je plánovanie, prijímanie zamestnancov, pozývanie účastníkov na schôdze a stanovenie toho, kto je za ktorú úlohu zodpovedný.
• riadenie konfliktov
  Problémy sa určite vyskytnú. Zmiernite incidenty tým, že pozvete tých z tímov „frontových línií“, aby sa vyjadrili a vyjadrili obavy, úzke miesta alebo čokoľvek, čo by potenciálne mohlo predstavovať slabinu v reťazci.
• Správy o pokroku
  Pravidelné aktualizácie zdieľané počas a standup stretnutie, relácia v chate alebo videorozhovor fungujú tak, aby zostali pred krivkou a identifikovali problémy skôr, ako k nim dôjde.

4. Monitorovanie a kontrola
Ak to nemôžete zmerať, nemôžete to zvládnuť. Táto fáza vyžaduje kontrolu, či je všetko v súlade s tým, čo bolo dohodnuté predtým. Aké sú kľúčové ukazovatele výkonnosti? Čo je potrebné implementovať, aby boli dodržané termíny a finančné parametre?

Organizujte online stretnutia s kľúčovými hráčmi, aby ste získali rutinné kontrolné body, recenzie a správy o výkonnosti. Môžete vykonávať diaľkové ovládanie prezentácie prostredníctvom videokonferencií, ktoré zahŕňajú pracovné toky, dôležité dokumenty a súbory, a všetko, čo je potrebné zdieľať a šíriť.

5. Uzáver
Ukončenie projektu je rovnako dôležité ako jeho začatie. Tiež sa označuje ako fáza „sledovania“ a práve v tejto dobe je dokončený projekt pripravený na zverejnenie. Tu sa zameriavame na uvoľnenie a dodanie produktu.

Pre projektového manažéra je dôležité posúdiť životnosť projektu od začiatku do konca:

1. Skúmanie výkonnosti projektu
   Dosiahol každý tím svoje ciele a značky? Bol projekt zrealizovaný v rámci rozpočtu a časových lehôt? Vyriešil projekt problém? Odpovede na tieto otázky a ďalšia pomoc pri posúdení, či bol projekt úspešný alebo nie.
2. Pohľad na tímový výkon
   Výkony členov tímu je možné ďalej individuálne analyzovať, aby sa vyhodnotil úspech v rámci skupiny. Kontroly kvality, KPI a online stretnutia fungujú tak, aby poskytovali jasnejší prehľad o výkonnosti.
3. Posudzovanie a dokumentovanie ukončenia projektu
   Dôkladná prezentácia zostavujúca podporné dokumenty, ktoré predvádzajú rast projektu od koncepcie po dodanie, zaisťuje správne dokončenie pre klientov a zainteresované strany.
4. Žiadosť o kontrolu
   Záverečné hodnotenie projektu poskytuje bližší pohľad na silné a slabé stránky, od začiatku do konca. Nájdite poznatky a naučte sa lekcie nabudúce.
5. Prekročenie rozpočtu
   Schopnosť presne určiť stratu rozpočtu a nedotknuté zdroje poskytuje lepšie porozumenie úspechu (alebo neúspechu) a pomáha zvládať plytvanie.

Niektoré body rokovania online, vrátane:

• Aké boli výsledky projektu?
• Aké sú možnosti rastu? Zlepšenie
• Aké boli niektoré silné a slabé stránky tohto procesu?

Nechajte FreeConference.com poskytnúť vašej spoločnosti jasné a efektívne platforma pre videokonferencie na riadenie projektov potrebné na vytvorenie súdržnosti a centralizácie pre všetky aspekty projektového riadenia. Vďaka širokej ponuke funkcií, jednoduchej integrácii a vysokokvalitným funkciám videa a zvuku môžete očakávať, že váš projekt bude dôkladne komunikovaný a bude sa na ňom spolupracovať.