Ako mať produktívnejšie stretnutie projektu

Aj keď sú stretnutia dôležité na uľahčenie spolupráce počas projektového stretnutia, môžu predstavovať obrovskú stratu času. V skutočnosti, väčšina ľudí považuje približne polovicu stretnutí, ktorých sa zúčastňuje, za „stratený čas“ a to ich nielen frustruje, ale tiež im robí ťažším zostať sústredení na danú úlohu.
V dôsledku toho je dôležité nájsť spôsoby, ako zvýšiť produktivitu vašich projektových schôdzí. Pomôže to zmeniť spôsob, akým váš tím vníma schôdze, a potom sa z týchto schôdzí stane užitočný priestor pre ľudí, ktorí budú hľadať pomoc pri problémoch, ponúkať návrhy iným a dostávať aktuálne informácie o celkovom stave projektu.
To sa ľahšie povie, ako urobí, takže aby ste si svoje ďalšie projektové stretnutie užili naplno, používajte nasledujúcu taktiku stretnutí.

Vytvorte program a rozošlite ho

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, aby ste mali produktívnejšie stretnutie s projektom, je určiť, o čom sa bude presne diskutovať, keď budú všetci v jednej miestnosti. Zostavenie programu vám pomôže odpovedať na otázku „Na čo je toto stretnutie?“ čo pomáha objasniť, či je stretnutie skutočne nevyhnutné.
Okrem toho je dôležité, aby ste tento program rozoslali všetkým účastníkom schôdze najmenej jeden celý deň vopred. Pomôže im to získať predstavu o tom, o čom je schôdza, a v prípade, že budete diskutovať o niečom novom, pomôže to ľuďom začať premýšľať o veciach skôr, ako sa zúčastnia schôdze.
V tomto bode, ak by ste chceli ešte niečo urobiť pred príchodom na schôdzu, uistite sa, že to poviete. Napríklad, ak chcete, aby si niečo prečítali, alebo ak chcete, aby zhromaždili nejaké údaje, je múdre im povedať, aby to urobili vopred, aby ste mohli skočiť hneď, ako sa začne schôdza projektu.

Nastavte a dodržujte časové limity

Časť toho, čo sa na stretnutí javí ako neproduktívne, je prekročenie času, ktorý je na to vyhradený. Schôdze existujú na konkrétne účely a ak sa začnete venovať danej úlohe, je ľahké vyčerpať čas a schôdzu je potrebné predĺžiť alebo ukončiť bez dosiahnutia cieľa.
Dobrým spôsobom, ako tomu zabrániť, je stanoviť časový limit pre každý bod programu a držať sa ho. Ak príde niečo, čo spôsobí, že prekročíte vyhradený čas, zvážte predloženie tohto bodu; vždy si môžete naplánovať ďalšie stretnutie s inou skupinou ľudí, aby ste si to prešli neskôr. Rozdelenie práce týmto spôsobom tiež pomôže dosiahnuť väčšiu úspešnosť vášho projektového tímu.
Nakoniec môžete použiť aj časovače, ktoré vám pomôžu dodržať časové limity a udržať schôdzu podľa plánu. Pomôže vám to nielen zvýšiť produktivitu, ale tiež ukáže vášmu tímu, že si vážite svoj čas a urobíte všetko pre to, aby ste ho nemrhali.

Získajte do miestnosti správnych ľudí

Súčasťou kľúča k produktívnemu stretnutiu projektu je zaistenie prítomnosti správnych ľudí a iba správnych ľudí. Nie je nič horšie, ako stráviť hodinu počas schôdze, na ktorú ste sa nepotrebovali zúčastniť, a ak sa to stane, je to do značnej miery preto, že organizátor schôdze nestrávil dostatok času otázkou, kto tam skutočne potreboval byť.
Aby ste to dosiahli, zvážte rôzne typy stretnutí, ktoré môžete mať, napríklad:

• Rozhodovacie schôdze: Cieľom tohto stretnutia je spolupracovať a nájsť najlepšiu cestu vpred, čo znamená, že by tam mali byť iba tí, ktorí rozumejú projektu ako celku. Všetci ostatní budú len extra, a preto bude stretnutie pôsobiť zbytočne.
• Pracovné stretnutia: K nim dochádza vtedy, keď ľudia potrebujú spolupracovať na konkrétnej úlohe, a na stretnutí musia byť iba tí, ktorí sú zodpovední za splnenie tejto úlohy.
• Spätná väzba: Tieto poskytujú manažérom príležitosť počuť od svojho tímu o tom, čo funguje a čo nie. Je dobré mať ich počas celého životného cyklu projektu, aby sa ľudia mohli slobodne vyjadriť, keď sa niečo nedarí. A v závislosti od veľkosti vášho tímu je to jediný typ stretnutia, na ktorom môže byť potrebný každý.

Používajte správne nástroje

Nástroje, ktoré používate, budú tiež hrať veľkú úlohu pri určovaní produktivity vašich stretnutí. Napríklad zdieľanie obrazovky, videokonferencie a tabule vám uľahčia spoluprácu s ľuďmi v miestnosti a zefektívnia vaše stretnutie. A všetky tieto a ďalšie nástroje ponúka FreeConference.com.
Dôležitosť správnych nástrojov je na dnešných pracoviskách ešte väčšia. Mnoho spoločností má viacero pobočiek alebo to ľuďom umožňuje pracovať na diaľku, čo znamená, že ľudia sú rozmiestnení v rôznych mestách alebo krajinách. Použitím správnej technológie sa môže zdať, že sú všetci v jednej miestnosti, čo vám zjednoduší produktívne stretnutie projektu.

Premeňte svoje ďalšie projektové stretnutie

Zahrňte svoj tím do procesu plánovania schôdze a získajte od neho spätnú väzbu, aby ste mohli proces schôdze zlepšiť. Použitie taktiky, o ktorej sa tu diskutuje, vám pomôže transformovať vaše schôdze z otravných mrhačov času na príležitosti na spoluprácu a inovácie.

O Autor: Kevin Conner je podnikateľ, ktorý vlastní niekoľko spoločností vrátane Širokopásmové vyhľadávanie, služba zameraná na pomoc ľuďom a podnikom nájsť širokopásmový internet s najlepšou hodnotou. Riadenie a rast jeho podnikania zahŕňa rozsiahle plánovanie a riadenie projektov a Kevin sa rád podelí o svoje skúsenosti s ostatnými, aby im pomohol uspieť.

[Ninja_form id = 7]