В последнее время мы, как население, провели множество исследований, пытаясь выяснить, почему собрания работают или нет.

Часто мы называем их неэффективной традицией; обычно рассматривается как пустая трата времени (если люди действительно не пришли подготовленными), и можно с уверенностью предположить, что мы все пришли по крайней мере на одно собрание неподготовленными. Так что же дает? Почему так сложно заботиться о встречах? Почему ими так сложно управлять? Почему они продолжаются?

(Больше…)

Использование программного обеспечения FreeConference означает, что вы решили в полной мере воспользоваться некоторыми из ведущих мировых технологий виртуальных конференций, и что вы сделали это на без дополнительных затрат на ведение бизнеса. Однако, выбирая услугу Freemium, вы также знаете, что некоторые компании оставляют желать лучшего.

К счастью для вас, доступность обновлений программного обеспечения FreeConference означает, что вам не нужно жертвовать сбережениями своей жизни ради доступа к качеству, премиальным функциям или полезным обновлениям.

Недавно мы выпустили несколько интересных обновлений для нашего плана FreeConference. Вы можете получить доступ к этой функции всего за 9.99 в месяц. Это называется Умный поиск.

(Больше…)

Мы знаем, что вы, вероятно, уже хотите прекратить встречи. Они не всегда работают с умом. Но задумывались ли вы о том, чтобы получить от них больше?

Легко измучиться, когда определенные исследования укажите, что собрания отнимают около трети вашего времени, но некоторые собрания важны - поэтому мы продолжаем их проводить.

Взаимодействия, управляемые данными

Поскольку общение необходимо для совместной работы, а бизнес не строится в одиночку, FreeConference разрабатывает несколько впечатляющих функций, направленных на улучшение нашего взаимодействия с коллегами и с нашими данными. Основными проблемами, которые мы пытались решить, являются вопросы времени, ясности, непрерывности и подотчетности.

(Больше…)

Если вам когда-нибудь приходилось сидеть бесконечная встреча, у вас, вероятно, было время придумать, как бы вы сделали это по-другому. Если встречи плохо спланированы, их сложно организовать без четкой повестки дня; принятие решений запутывается из-за несфокусированного обсуждения и отсутствия информированного участия. Разработка эффективной повестки дня - один из способов использовать силу сильной команды, поскольку она обеспечивает как необходимую структуру, так и информативный контент для правильного выполнения задач.

Независимо от того, является ли ваше собрание ежедневным, еженедельным или ежеквартальным, необходимость четкого графика важна для поддержания эффективности как в больших, так и в малых группах. Ниже перечислены некоторые важные факторы, которые следует учитывать при составлении повестки дня ваших собраний. Учтите следующее:

Вовлеченность вашей команды в повестку дня

Вы выбрали тему, в которой участвует команда, к которой вы обращаетесь? Большинство людей хотят обсуждать вещи, которые их напрямую затрагивают. Обсуждение вопросов, затрагивающих различные отделы, - это хорошая тема, которую можно поднимать во время встреч, для которых ресурсы были выделены с единственной целью: групповые обсуждения. Поскольку большинство организаций работают через чувство офисной взаимозависимости, внутренним отделам часто требуется время для встреч, чтобы координировать и консолидировать свои усилия.

Учет вовлеченности команды в то, что обсуждается, также позволяет адаптировать повестку дня к вашей аудитории и максимизировать участие аудитории.

При составлении повестки дня спросите себя: влияет ли это на людей, к которым я обращаюсь?

Ясность вашей повестки дня

Использование модных словечек в качестве ключевых предложений может оставить в покое профессионалов: если вы объявите об успешном запуске нового продукта в повестке дня в разделе «Хорошие вещи, которые мы сделали за последнее время», скорее всего, вы останетесь единственным на этой странице. Невероятно сложно вести дискуссию, если люди не понимают предмета обсуждения, не говоря уже о том, чтобы эффективно подготовиться к нему.

Использование формулировок вопросов для обсуждения вопросов на собрании - отличный способ убедиться, что обсуждение действительно решает поставленную проблему. На примере нашего гипотетического успешного запуска продукта подумайте над следующим: что хорошо сработало для этого запуска? Какие рынки мы открыли с таким успехом? Откуда мы его отсюда возьмем?

Создавая тему встреч, спросите себя: Какие ответы я ищу? Какой вопрос лучше всего нам поможет?

Цель вашей повестки дня

Люди могут расстроиться, когда поймут, что просьба внести свой вклад не гарантирует, что они будут иметь право голоса в процессе принятия окончательного решения. Важно категоризировать каждое обсуждение в зависимости от того, что вы ищете от своей аудитории. Обозначьте для группы, чего вы ждете от их ответов. Подход, основанный на вопросах, помогает получить более полезные ответы от вашей команды, но также может привести к разочарованию, если вы каким-либо образом вводите в заблуждение относительно того, для чего используются эти ответы.

Если собрание проводится для того, чтобы вы могли собрать информацию для более широкого решения, сообщите об этом. Если вам нужна звуковая панель для новой идеи, укажите это в повестке дня. Если вы хотите прийти к консенсусу к концу встречи, запишите это и проясните, что конечная цель обсуждения - принять какое-то решение. Таким образом, вы не отвлечетесь от разногласий среди членов вашей команды, которые могут иметь представления о власти, которые не имеют значения на данном конкретном собрании.

Перечисляя ожидания от встреч, спросите себя: я ищу мнение, информацию или окончательное решение? 

Своевременность вашей повестки дня

Этот вопрос требует двух усилий, поскольку своевременность вашей повестки дня может определить уровень подготовки, которого достигают члены вашей команды. Чем раньше вы дадите им повестку дня, тем скорее вы можете ожидать, что они рассмотрят элементы ее дискурсивных моментов и будут готовы дать вам свой вклад или собрать информацию, чтобы вместе с вами принять обоснованное решение. Важно предупредить вашу команду, когда вы приступаете к важным решениям или встречам, которые предполагают подготовку, так как вы хотите максимизировать время со всеми вовлеченными сторонами и пытаться проинформировать людей, в то время как другие, которые подготовились, сидят и ждут, - отличный способ оставьте вашу команду разочарованной и несогласной. 

Передавая повестку встречи команде, спросите себя: Если бы я получил эту повестку дня прямо сейчас, сам ли я был бы готов к этой встрече вовремя?

Тайм-менеджмент в вашей повестке дня

Трудно удержать большую группу людей в теме. Соблюдать график практически невозможно. По этой причине жизненно важно включить компонент времени в план вашей встречи. Каждый раздел / вопрос / часть темы должен быть четко обозначен в установленные сроки. В эти временные рамки должно быть отведено достаточно времени для обсуждения, пересмотра и заключения. Это важно обрисовать в общих чертах до собрания: часто вы в конечном итоге слышите, что некоторые вопросы либо требуют больше времени на доске, либо могут быть значительно сокращены.

При выделении временных интервалов для каждого раздела повестки дня встречи спросите себя: Как лучше всего использовать наше время? Смогут ли их отзывы открыть диалог, заслуживающий дальнейшего обсуждения? Как долго я хотел бы потратить на этот товар?

Обработка целей вашей повестки дня

Обработка вашей повестки дня больше связана с этапами обработки всех пунктов собрания. В нем перечислены уровни обсуждения, на которых вы пытаетесь выполнить поставленную задачу. Согласование способов обработки вопросов повышает эффективность вашей встречи. Если вы не перечислите способ, которым вы хотели бы, чтобы команда решала каждую проблему, некоторые участники могут в конечном итоге отвлечься, определяя проблему, в то время как некоторые могут обсуждать ее актуальность для них: никто в конечном итоге не сосредоточится на выявлении или оценке каких-либо решений .

Процесс решения вопроса должен быть включен в письменную повестку дня, которую вы предоставите. Когда вы дойдете до этого пункта во время встречи, объясните процесс, необходимый для достижения соглашения, и добейтесь этого соглашения.

Когда вы впервые определяете этот процесс в своей повестке дня, спросите себя: Как я хочу вести это обсуждение? Я хочу услышать от людей или групп? Я хочу единогласное голосование, варианты голосования или обсуждение в форме мозгового штурма? Как определить, что проблема решена? Как мне кажется идеальная встреча?

Редактирование вашей повестки дня

Это может быть самой важной частью составления любой повестки дня - понимание того, что они всегда находятся в процессе изменений. Никакая повестка дня не защищена от безрассудства времени, неожиданных задержек, больничных или неудач. По этой причине важно быть готовым к изменениям. Приоритеты повестки дня, несомненно, будут меняться по важности по мере приближения даты и момента, когда ситуация станет более твердой в реальном времени. По мере продвижения проекта развивается и команда, а значит, и цели повестки дня. Первый пункт любой хорошей повестки дня - «отредактировать сегодняшнюю повестку дня и изменить ее приоритеты». Этот пункт расписания - лучший способ убедиться, что ваша команда соответствует тому, что обсуждается, почему, в какой степени и с какими ожиданиями в день обсуждения.

Создавая повестку дня для любой встречи, спросите себя: Здесь есть место для обсуждения? Как мне лучше всего управлять тем, что я не могу планировать? Как мне сохранить концентрацию моего обсуждения?

Дополнительные предложения по повестке дня

Что хорошо работает

Это важный пункт, который нужно включить в вашу повестку дня. Это красноречиво говорит о вашем лидерстве, чтобы иметь возможность прервать срочную встречу, чтобы обсудить элементы успеха с вашей командой. Жизненно важно, чтобы каждый чувствовал, что его работа ценится, несмотря на нехватку времени, неудачи, препятствия и проблемы. Следует уделить внимание хорошо выполненной работе, и использование нескольких моментов на собрании, чтобы поздравить вашу команду с тем, что хорошо работает, - отличный способ поддержать моральный дух и создать благоприятную рабочую среду.

Что нужно улучшить

Это меньшая, но не менее важная категория. Это служит напоминанием вашей команде о том, что всегда есть возможности для улучшения. Если у вас возникли проблемы со своевременностью, внутренней динамикой офиса или просто у вас была трудная неделя на рынке, убедитесь, что ваша команда всегда знает, чего от них ждут. Поместить кофейную кружку в посудомоечную машину - это небольшая, но важная часть ухода за офисной средой, и, как бы несущественно это ни казалось, упоминание об этом во время встречи подчеркивает важность последовательности.

Идеи для парковки

Независимо от того, слышали вы о феномене парковки или нет, вы определенно использовали его основные концепции. По сути, он служит звуковой доской для всех идей, которые не могут быть немедленно рассмотрены в текущей обстановке встречи. Все новые проекты, идеи, запросы и вопросы могут быть «припаркованы» на стоянке и отмечены как темы для обсуждения на будущих встречах. Это также означает, что у вас всегда есть место для хранения идей, к которым вы можете вернуться, если у вас появятся лишние несколько минут в конце встречи. Автостоянка - отличный способ не отставать от задачи, быть в курсе и быть в курсе.

В целом, самое важное, что нужно помнить при разработке повестки дня, - это то, что вы всегда работаете вместе для достижения общей цели. Вы должны стремиться сделать обсуждение связным, инклюзивным, творческим и продуктивным. Трудно достичь всех отметок, но если у вас есть место для этого в повестке дня, вы можете просто прийти вовремя.

FreeConference.com оригинальный провайдер бесплатных конференц-звонков, дающий вам свободу выбора, как подключиться к вашей встрече в любом месте и в любое время без каких-либо обязательств.

Создайте бесплатную учетную запись сегодня и испытайте бесплатные телеконференции, бесплатное скачивание видео, демонстрацию экрана, веб-конференции и многое другое.

Воскресенье, полдень, и группа друзей подключается к обычному запланированному онлайн-собранию. Они встречаются раз в неделю, чтобы поговорить о жизни; иногда о работе; они становятся разговорчивыми, когда болтают с редко встречающимися знакомыми лицами.

Эти друзья разошлись - один занялся финансами, другой - программированием, а некоторые пошли в венчурный фонд в надежде найти что-то новое. Было воскресенье, днем; это была рутина онлайн-встреча; но на этот раз что-то было по-другому. (Больше…)