Почему встречи могут быть неэффективными - и как их исправить

В последнее время мы, как население, провели множество исследований, пытаясь выяснить, почему собрания работают или нет.

Часто мы называем их неэффективной традицией; обычно рассматривается как пустая трата времени (если люди действительно не пришли подготовленными), и можно с уверенностью предположить, что мы все пришли по крайней мере на одно собрание неподготовленными. Так что же дает? Почему так сложно заботиться о встречах? Почему ими так сложно управлять? Почему они продолжаются?

В чем проблема?

По большей части проблема неэффективных встреч вращается вокруг понятий обязательство, подготовка, communication, краткостькачества конкретная разработка.

Трудно мотивировать людей, которых не волнует то, что обсуждается.

Еще труднее двигаться вперед, когда у людей нет необходимой информации.

Когда люди не на одной странице, становится сложно проводить конструктивные обсуждения.

Практически невозможно продвинуться вперед, когда увяз в повседневных мелочах, и это конечно Непросто достичь цели, когда проекты не могут быть завершены в срок.

Так как же нам лучше двигаться вперед?

Вовлечение людей

Большинство людей хотят обсуждать вещи, которые их напрямую затрагивают. Хорошие вещи, которые можно поднять во время встреч, - это обсуждение вопросов, в которых участвуют разные отделы, поскольку ресурсы были выделены исключительно для групповых обсуждений.

Найдите время, чтобы подумать, влияет ли эта проблема на команду, к которой вы будете обращаться на собрании. Они будут признательны за ваше желание включить их.

Готовится

Важно предупредить вашу команду, когда вы приступаете к важным решениям или встречам, которые предполагают подготовку, поскольку вы хотите максимально использовать время со всеми вовлеченными сторонами. Пытаться проинформировать людей, в то время как другие, которые подготовились, сидят и ждут, - отличный способ оставить вашу команду разочарованной и несовместимой.

Найдите время, чтобы обдумать следующее: если вы получили приглашение принять участие в этой встрече, была бы у вас информация, необходимая для активного, информированного и конструктивного участия?

Понимание сути

Люди не могут быть полезны, если не знают, что вы ищете. Обозначьте для группы, чего вы ждете от их ответов. Подход, основанный на вопросах, помогает получить более полезные ответы от вашей команды, но только если они знают, для чего используются их ответы.

Сообщите об этом, если вы проводите встречу, чтобы вы могли собрать информацию для более широкого решения. Если вам нужна звуковая панель для новой идеи, укажите это в повестке дня. Если вы хотите достичь консенсуса к концу собрания, запишите это и проясните, что конечная цель обсуждения - принять какое-то решение.

Найдите время, чтобы перечислить свои ожидания в начале встречи, чтобы все знали, зачем вы их собрали.

Управление временем

Удержать внимание большой группы людей по теме - проблема, а придерживаться графика - практически невозможно. По этой причине очень важно эффективно распоряжаться своим временем на каждой встрече. Это можно сделать с помощью хорошо составленная повестка дня.

Обозначьте каждый раздел / вопрос / часть темы в установленные сроки. В этот период времени должен быть выделен достаточныйВыделите время для обсуждения, пересмотра и заключения. Это важно обрисовать в общих чертах перед собранием: часто вы в конечном итоге слышите, что некоторые вопросы либо требуют больше времени на доске, либо могут быть значительно сокращены.

Найдите время, чтобы подумать, как лучше всего провести время на этом собрании. Сколько времени вы хотели бы потратить на обсуждение каждого вопроса? Займет ли это обсуждение больше времени, чем оно того стоит?

Достижение целей

Без участия, подготовки, общения и тайм-менеджмента шансы на процветание вашего бизнеса невелики. Ваши встречи будут блуждать; вы разочаруете своих сотрудников; ваши проекты упадут и останутся на стоянке.

Важно ставить цели и постоянно стремиться к их достижению. Вся причина, по которой люди проводят встречи, состоит в том, чтобы объединить свои усилия по определенной теме с целью чего-то достичь. Не позволяйте истории скучных встреч стать причиной того, что вы не попадаете туда, где хотели бы быть.

Найдите время, чтобы установить цели и часто пересматривайте их.

Как мы назначаем встречи?

Здесь, на Freeconference, когда кто-то не может провести встречу, это срочно. Мы находимся на рынке продуктивных встреч и хотим, чтобы вы максимально использовали время, потраченное на совместную работу, будь то удаленно через виртуальная конференцияили лично за столом в зале заседаний.

Независимо от того, была ли ваша последняя встреча эффективной или нет, то, что делать после ее завершения, определяет, насколько эффективной может быть следующая встреча. Наш совет:

Составьте четкую повестку дня встречи.

Вовлекайте людей.

Подготовьте свой персонал.

Сообщите свои интересы.

Ставьте цели и делайте их общими.

Уважайте свое время.

И не забывайте, небольшая благодарность имеет большое значение. Поблагодарите их за участие; поблагодарите их за уделенное время; поблагодарите их за их идеи.

Если бы не сотрудничество, нас бы нигде не было. Не позволяйте минутам встречи тратиться зря. Вернитесь к делу «Деловые встречи».

FreeConference.com оригинальный провайдер бесплатных конференц-звонков, дающий вам свободу выбора, как подключиться к вашей встрече в любом месте и в любое время без каких-либо обязательств.

Создайте бесплатную учетную запись сегодня и испытайте бесплатные телеконференции, бесплатное скачивание видео, демонстрацию экрана, веб-конференции и многое другое.

[Ninja_form ID = 7]