6 советов по улучшению вашего следующего конференц-звонка

Это правда, что с быстрым развитием телекоммуникационных технологий количество личных встреч в зале заседаний совета директоров приходит в упадок. Поскольку персонал становится все более удаленным, все больше людей предпочитают работать дома, а коллеги из разных офисов (и даже со всего мира) нуждаются в совместной работе, конференц-связь превращается в обычный ритуал.

Но, несмотря на преимущества конференц-связи, многие люди боятся быть их частью. Если вы когда-либо присоединялись к одному из них раньше или даже принимали их, вы не понаслышке знаете, какими катастрофическими они могут оказаться. Вот шесть советов, которые помогут вам улучшить вашу следующую встречу:

1) Подготовьте встречу заранее

Хотя это может быть очевидно, вам всегда следует организовывать конференц-связь заранее. У вас также должна быть поставленная цель, чтобы у встречи было направление. Это приводит к повестке дня (или подцелям), над которой вы и ваша команда можете работать во время встречи, чтобы все остались в теме, а не переходили к другим обсуждениям. В нашей системе веб-планирования вы можете отправить своей команде тему и повестку дня встречи, пока вы создаете свое электронное приглашение. Просто помните, что приглашения должны быть актуальными, короткими и простыми. Ваша команда определенно не сможет разработать планы и проекты на целый год за один часовой конференц-звонок. 

2) Сведите к минимуму отвлекающие факторы

В офисе есть множество отвлекающих факторов, которые могут отпугнуть вас от работы. Этот Harvard Business Review В статье перечислены многие вещи, которые люди делают во время конференц-связи, в том числе перекус или выполнение другой работы. Некоторые люди даже отключают разговор, а затем утверждают, что заснули. Puffin уже опубликовал некоторые советы о том, как избавиться от отвлекающих факторов, можно найти на FreeConference.com Блог. 

3) Примите участие в видеовстрече

Хотя некоторые из нас по-прежнему предпочитают аудиоконференции, добавление видео-конференция начинает получать признание на рабочем месте. Поскольку участники смотрят друг на друга, все остаются в курсе обсуждаемой темы. В  Совместное использование экрана функция также добавляет еще одно визуальное измерение к встрече и создает более глубокое обсуждение.

4) Пусть все соблюдают "этикет встреч"

Чтобы гарантировать, что все помнят, что конференц-звонок направлен на «выполнение дел», а не на болтовню о выходных, каждый должен соблюдать этикет на совещании. Все отложили свою работу и приложили усилия, чтобы присоединиться к телеконференции, поэтому важно не терять время зря. Относитесь к конференц-связи как к личной встрече!

5) Назначайте роли и привлекайте всех к участию

Если ваши предыдущие встречи не прошли гладко, вам следует подумать о том, чтобы привлечь больше людей, чтобы они играли в них активную роль. Встреча должна иметь лидера и фасилитатора; лидер - это тот, кто организует и проводит собрание, а фасилитатор следит за тем, чтобы собрание соответствовало повестке дня. Не бойтесь отключать кого-нибудь, если он забивает микрофон; если кто-то молчит, попросите его поделиться своими мыслями, чтобы на встрече присутствовали все участники. Убедитесь, что у вас есть время, чтобы оценить вклад каждого, чтобы встреча закончилась на хорошей ноте.

Хорошая организация подобна машине, требующей хорошо смазанных винтиков; винтики, которые состоят из ваших коллег. Проведение конференц-связи - это один из способов вовлечь всех и всегда быть в курсе событий.

6) Используйте FreeConference.com

Если вы хотите иметь лучшую конференц-связь, имеет смысл использовать лучший сервис! FreeConference.com позволяет делать все вышеперечисленное и многое другое. Если вам нужна дополнительная информация, полный список возможностей можно найти на нашем веб-сайт.

Почему бы не попробовать провести конференц-звонок с Бесплатная конференция Cегодня? Это проще, чем вы думаете, и лучше, чем какой-либо дрянной сервис веб-конференций, который вы используете ...