Dezvoltarea unui proiect necesită un sistem de procese și indivizi talentați pentru a realiza munca. În termeni de bază, nu este o simplă ispravă!
Bazându-se pe videoconferinta pentru a colabora cu mai multe echipe și indivizi necesită organizarea și implementarea eficientă a managementului de proiect în diferite birouri, departamente și lanțuri de comandă. Coeziunea, comunicarea și centralizarea sunt factori cheie. Cu oricine aveți de-a face, fie că este vorba de un părți interesate, client sau angajat, există multe părți mobile care trebuie luate în considerare de la concepție până la livrare.
Orice proiect necesită cunoștințe cuprinzătoare despre ciclul de viață al proiectului. Cunoașterea modului în care funcționează fiecare fază oferă informații valoroase despre modul de abordare a acesteia. Dar cum funcționează videoconferința pentru a vă împuternici procesul? Să aruncăm o privire prin cadrul celor 5 etape ale managementului de proiect.
Este responsabilitatea managerului de proiect să cunoască, să planifice și să construiască „retragerea” proiectului, având o înțelegere aprofundată a celor cinci etape de management al proiectului. Acest lucru funcționează pentru a oferi un plan clar și concis pentru modul în care ideea va trece de la abstract la concret. Dezvoltat de către Project Management Institute (PMI), cele 5 etape pentru realizarea oricărui proiect sunt următoarele:
1. Iniţiere
Prima etapă a ciclului de viață, inițierea, necesită o întâlnire inițială care se încadrează în client și investitori. Aici sunt discutate obiectivele, obiectivele, îndoielile, preocupările și orice gânduri și idei inițiale. Atunci când factorii de decizie nu sunt localizați într-un singur loc, vă puteți baza pe organizarea unei întâlniri online pentru un chat video sau o conferință pentru a discuta următoarele puncte de discuție:
- Cine sunt investitorii și părțile interesate?
- Care este viziunea și misiunea de afaceri?
- Care este cronologia estimată?
- Care sunt unele dintre riscurile implicate?
- Ce buget și resurse sunt disponibile?
2. Planificare
Odată ce obiectivele au fost stabilite și convenite, o idee mai clară a rezultatului final poate fi mai bine înțeleasă. Lucrul înapoi pentru a vizualiza și formula un set de planuri pe care toți urmează le ghidează echipa de la faza de inițiere până la finalizare.
Organizați întâlniri online pentru:
- Adunați echipe
- Transmite detalii esențiale
- Stabiliți obiectivele și obiectivele proiectului
Faza de planificare este critică pentru forarea următoarelor 5 componente:
- Proiectarea unei structuri de proiect
- Crearea documentelor de flux de lucru
- Estimarea bugetelor între departamente
- Adunarea, alocarea și desemnarea resurselor
- Evaluarea riscului
3. Executarea
Liderii de echipă și managerii de proiect sunt puși în mișcare pentru a construi rezultate, pentru a fi intermediarul pentru clienți, pentru a îndeplini sarcini, pentru a implementa procese și multe altele. Comunicarea directă între toate părțile proiectului este necesară și vitală pentru succesul de a aduce ideea la viață.
Esențial pentru faza de execuție:
- Întâlniri frecvente
Păstrarea în fruntea echipelor cu întâlniri online programate ajută la menținerea proiectului pe scurt și pe drumul cel bun. Comunicarea în timp util și clară prin videoconferință sau apeluri în conferință asigură mai puține puncte oarbe, o mai bună muncă în echipă și mișcarea accelerată a articolelor în conductă.
Transparență
Evitați blocajele potențiale atunci când vine vorba de obstacole ușor de prevenit, cum ar fi programarea, angajarea, invitarea participanților la întâlniri și stabilirea cine este responsabil pentru ce sarcină, prin integrarea altor instrumente digitale precum Slack, Outlook și Google Calendar în platforma dvs. de conferințe video.- Managementul conflictelor
Probabil că vor apărea probleme. Atenuați evenimentele, invitându-i pe cei din echipele „din prima linie” să vorbească și să exprime îngrijorări, blocaje sau orice altceva care ar putea reprezenta o slăbiciune în lanț.
- Rapoarte de progres
Actualizări regulate partajate în timpul unui întâlnire standup, sesiunea de discuții sau chatul video funcționează pentru a rămâne înaintea curbei și a identifica problemele înainte ca acestea să se întâmple.
4. Monitorizare și control
Dacă nu îl puteți măsura, nu îl puteți gestiona. Această fază necesită verificarea pentru a vă asigura că totul se aliniază la ceea ce sa convenit anterior. Care sunt indicatorii cheie de performanță? Ce trebuie implementat pentru a respecta termenele și parametrii financiari?
Țineți întâlniri online cu jucători cheie pentru puncte de control de rutină, recenzii și rapoarte de performanță. Puteți conduce la distanță prezentări prin videoconferință care include fluxuri de lucru, documente și fișiere importanteși orice lucru care trebuie împărtășit și difuzat.
5. Închidere
Închiderea proiectului este la fel de importantă ca începerea acestuia. De asemenea, denumită faza de „urmărire”, este în această perioadă când proiectul finalizat este gata să fie difuzat publicului. Accentul principal aici este lansarea și livrarea produsului.
Este esențial pentru un manager de proiect să evalueze durata de viață a proiectului de la început până la sfârșit prin:
- Investigarea performanței proiectului
Și-a atins fiecare echipă obiectivele și markerii? A fost realizat proiectul în limita bugetului și a termenelor? A rezolvat o problemă proiectul? Abordarea acestor întrebări și mai mult ajutor pentru a evalua dacă proiectul a avut sau nu succes.
- Privind performanța echipei
Performanța membrilor echipei poate fi detaliată mai departe individual pentru a evalua succesul în cadrul grupului. Verificările de calitate, indicatorii de performanță și întâlnirile online funcționează pentru a oferi o perspectivă mai clară asupra performanței.
- Evaluarea și documentarea închiderii proiectului
O prezentare amănunțită care compilează documente justificative care prezintă creșterea proiectului de la concepție până la livrare asigură finalizarea corectă a clienților și părților interesate.
- Solicitare de recenzii
O evaluare finală a proiectului oferă o privire mai atentă asupra punctelor tari și punctelor slabe, de la început până la sfârșit. Găsiți informații și învățați lecții pentru data viitoare.
- Depășirea bugetului
Posibilitatea de a identifica pierderile bugetare, precum și resursele neatinse oferă o mai bună înțelegere a succesului (sau a eșecului) și ajută la gestionarea irosirii.
Câteva puncte de discuții online includ:
- Care au fost proiectele de luat masa?
- Care sunt oportunitățile de creștere? Îmbunătăţire
- Care au fost unele dintre punctele tari și punctele slabe prezentate prin proces?
Lăsați FreeConference.com să ofere companiei dvs. clar și eficient platformă de videoconferință pentru managementul proiectelor necesare pentru a crea coeziune și centralizare pentru toate aspectele managementului de proiect. Cu o ofertă largă de funcții, integrări ușoare și capabilități video și audio de înaltă calitate, vă puteți aștepta ca proiectul dvs. să fie comunicat și colaborat în detaliu.
