În timp ce întâlnirile sunt importante pentru facilitarea colaborării în timpul unei întâlniri de proiect, ele pot fi o pierdere de timp imensă. De fapt, majoritatea oamenilor consideră că aproximativ jumătate din întâlnirile la care participă sunt „pierdute de timp”, iar acest lucru nu numai că îi frustrează, dar le face și mai greu să rămână concentrat asupra sarcinii la îndemână.
Prin urmare, este esențial să găsiți modalități de a face întâlnirile proiectului dvs. mai productive. Acest lucru vă va ajuta să schimbați modul în care echipa dvs. vizualizează întâlnirile, ceea ce va transforma aceste întâlniri într-un spațiu util pentru ca oamenii să caute ajutor la probleme, să ofere sugestii altora și să primească actualizări despre starea generală a proiectului.
Acest lucru este mai ușor de spus decât de făcut, așa că, pentru a vă ajuta să profitați la maximum de următoarea întâlnire de proiect, asigurați-vă că utilizați următoarele tactici de întâlnire.
Creați o agendă și circulați-o
Primul lucru pe care trebuie să-l faceți pentru a avea o întâlnire de proiect mai productivă este să determinați ce anume va fi discutat atunci când toată lumea se află în aceeași cameră. Realizarea unei agende vă va ajuta să răspundeți la întrebarea „la ce servește această întâlnire?” ceea ce ajută la clarificarea dacă întrunirea este sau nu necesară.
Mai mult, este important să trimiteți această agendă tuturor participanților la ședință cu cel puțin o zi întreagă în avans. Acest lucru îi va ajuta să-și facă o idee despre ce este vorba despre întâlnire și, în cazul în care veți discuta despre ceva nou, îi va ajuta pe oameni să înceapă să se gândească la lucruri înainte de a participa la întâlnire.
În această privință, dacă mai este ceva ce ați dori să facă oamenii înainte de a veni la ședință, asigurați-vă că spuneți acest lucru în ordinea dvs. de zi. De exemplu, dacă doriți să citească ceva sau dacă doriți să adune niște date, atunci este inteligent să le spuneți să facă acest lucru în prealabil, astfel încât să puteți sări direct când începe întâlnirea proiectului.
Setați și respectați limitele de timp
O parte din ceea ce face ca o întâlnire să se simtă neproductivă este depășirea timpului alocat pentru aceasta. Întâlnirile există în scopuri specifice și, dacă începeți să derivați din sarcina la îndemână, atunci este ușor să rămâneți fără timp și fie să prelungiți întâlnirea, fie să o încheiați fără a vă atinge obiectivul.
O modalitate bună de a preveni acest lucru este să stabiliți o limită de timp pentru fiecare punct de pe ordinea de zi și să vă respectați. Dacă apare ceva care te va determina să treci peste timpul alocat, atunci ia în considerare prezentarea acestui punct; puteți oricând să programați o altă întâlnire cu un alt grup de oameni pentru a trece peste aceasta mai târziu. Întreruperea lucrării în acest fel vă va ajuta, de asemenea, să faceți echipa de proiect mai reușită.
În cele din urmă, puteți utiliza și cronometre pentru a vă ajuta să respectați limitele de timp și să vă mențineți întâlnirea la timp. A face acest lucru nu numai că vă va ajuta să fiți mai productivi, dar vă va demonstra și echipei că respectați timpul și că veți face tot posibilul pentru a evita irosirea acestuia.
Aduceți oamenii corecți în cameră
O parte din cheia unei întâlniri de proiect productive este asigurarea faptului că sunt prezenți oamenii potriviți și numai oamenii potriviți. Nu este nimic mai rău decât să petreceți o oră în cadrul unei întâlniri la care nu ați avut nevoie să participați și, dacă se întâmplă acest lucru, se datorează în mare măsură faptului că organizatorul întâlnirii nu a petrecut suficient timp întrebând cine într-adevăr trebuie să fie acolo.
Pentru a vă ajuta să faceți acest lucru, luați în considerare diferitele tipuri de întâlniri pe care le puteți avea, cum ar fi:
- Reuniuni de decizie: Scopul acestei întâlniri este să colaboreze și să găsească cea mai bună cale înainte, iar acest lucru înseamnă că numai cei care înțeleg proiectul în întregime ar trebui să fie acolo. Toți ceilalți vor fi doar în plus, iar acest lucru va face ca întâlnirea să pară lipsită de sens.
- Întâlniri de lucru: Acestea au loc atunci când oamenii trebuie să colaboreze la o sarcină specifică și numai cei care sunt responsabili pentru îndeplinirea acestei sarcini trebuie să fie în cadrul întâlnirii.
- Întâlniri de feedback: Acestea oferă managerilor posibilitatea de a auzi de la echipa lor despre ce funcționează și ce nu. Este bine să le aveți pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului, astfel încât oamenii să se simtă liberi să vorbească atunci când ceva nu merge bine. Și, în funcție de mărimea echipei dvs., acesta este singurul tip de întâlnire la care ar putea fi nevoie ca toată lumea să fie prezentă.
Utilizați instrumentele potrivite
Instrumentele pe care le utilizați vor juca, de asemenea, un rol important în determinarea cât de productive sunt întâlnirile dvs. De exemplu, partajarea ecranului, videoconferința și tabla albă vă ajută să colaborați mai ușor cu persoanele din cameră, făcând întâlnirea mai eficientă. Și toate aceste instrumente și multe altele sunt oferite de FreeConference.com.
Importanța de a avea instrumentele potrivite este și mai mare la locurile de muncă actuale. Deci, multe companii au locații multiple sau permit oamenilor să facă acest lucru lucrați de la distanță, adică oamenii sunt răspândiți în diferite orașe sau țări. Utilizarea tehnologiei potrivite poate face să pară că toată lumea se află în aceeași cameră, ceea ce vă poate facilita organizarea unei întâlniri de proiect productive.
Transformă-ți următoarea întâlnire de proiect
Asigurați-vă că includeți echipa în procesul de planificare a întâlnirilor și colectați feedback de la aceștia, astfel încât să vă puteți îmbunătăți procesul de întâlnire. Folosirea tacticilor discutate aici vă va ajuta să vă transformați întâlnirile din pierderile de timp enervante în oportunități de colaborare și inovare.
Despre autor: Kevin Conner este un antreprenor care deține mai multe afaceri, inclusiv Căutare în bandă largă, un serviciu dedicat pentru a ajuta oamenii și companiile să găsească cea mai bună valoare a internetului în bandă largă. Conducerea și dezvoltarea afacerilor sale implică o planificare și gestionare extinse a proiectelor, iar lui Kevin îi place să împărtășească experiențele sale cu alții pentru a-i ajuta să reușească.
[Id = ninja_form 7]
