5 moduri în care totuși pierzi timpul în întâlnirile tale (și cum să schimbi asta!)

Faceți cunoștință cu John:

Azi este ziua!

„Beep beep beep”, alarma smartphone-ului întrerupe tăcerea prelungită a somnului, trezindu-l pe John pentru o altă zi de lucru. Pe măsură ce gândurile lui încep să converge, îl lovește: aceasta nu este doar „o altă zi de lucru”, este cea mai mare întâlnire din tânăra sa carieră.

John a fost întotdeauna un muncitor din greu; el este adesea primul care pleacă de la birou și ultimul care pleacă, terminând întotdeauna munca în timp util și uneori chiar ajutându-i pe colegii de muncă să-și facă termenele limită.

Cu toate acestea, în ciuda eticii sale de muncă, John a fost întotdeauna... trecut cu vederea. A fost ultimul din clasa sa care a fost promovat și s-a chinuit întotdeauna să primească orice atenție de la superiori.

Dar toate acestea se termină astăzi. Aceasta este șansa pe care John a așteptat-o.

„Bine, John, respiră adânc”, mormăie John pentru sine, mâncându-și în liniște cerealele. O picătură de lapte îi curge pe partea laterală a bărbiei, dar este prea preocupat pentru a observa -- tot ce se poate gândi este la marea întâlnire.

„Sunt multe în joc și această întâlnire trebuie să meargă perfect. Ar trebui să trec peste pașii spre succes pentru o întâlnire semnificativă”.

# 1 Pregătirea participanților în prealabil

Oamenii fac întâlnirea: De aceea trebuie să mă asigur că invit pe toți cei necesari și verific lista de participanți. Astfel, deciziile pot fi luate în ședință.

De asemenea, am trimis un e-mail cu toate materialele și resursele de prezentare de care va avea nevoie întâlnirea mea. Deoarece vor fi multe de vorbit, m-am asigurat că toate lucrările preliminare au fost finalizate.

# 2 Având o agendă bună

A avea și distribui o agendă pre-construită este cel mai important factor într-o întâlnire de succes, deoarece vă permite să definiți obiective, să îi alertați pe alții și să preia controlul asupra conferinței mele.

Agenda mea include, de asemenea, o listă de verificare personală pentru a mă ajuta să moderez ritmul conferinței.

Participanții au o atenție limitată, așa că gestionarea timpului este crucială!

# 3 Crearea unui mediu de întâlnire incluziv

Când începe întâlnirea, le voi spune tuturor membrilor să dezactiveze orice tehnologii inutile. Deoarece sunt multe decizii importante care trebuie luate, ultimul lucru de care am nevoie sunt distragerile atenției, iar smartphone-urile pot fi cel mai mare portal pentru acestea.

De asemenea, va trebui să mă asigur că toată lumea are șansa de a vorbi și că se simte confortabil să fie sincer cu situația noastră.

Rămâneți mereu pe subiect.

#4 Folosind „Parcarea”

Apropo de a rămâne pe subiect, Parcarea poate fi un har salvator pentru o întâlnire care a mers prost, deoarece asigură reexaminarea unor subiecte „demne”, dându-mi în același timp permisiunea de a îndrepta conversația înapoi spre ordinea de zi.

Dacă un participant la întâlnire aduce în discuție o problemă care nu este relevantă pentru agendă, îi voi nota ideea în secțiunea Parcare a agendei și le voi spune că o putem revedea mai târziu.

# 5 Urmărirea

Cu ceva noroc, întâlnirea se va desfășura fără probleme și își va îndeplini toate obiectivele -- dar există întotdeauna șansa ca ceva să nu decurgă conform planului.

Va trebui să termin cu putere prin re-enuntarea tuturor planurilor de acțiune care au fost convenite în timpul întâlnirii, inclusiv cui i-a fost repartizat fiecare sarcină și care este termenul limită.

De asemenea, voi fi sigur că voi împărtăși toate informațiile și deciziile cu orice non-participanți, astfel încât aceștia să nu fie lăsați în afara buclei.

John chicotește încet, bătându-se pe spate...

"Buna conversatie. Am făcut tot ce am putut pentru cel mai mare eveniment al carierei mele. Sperăm că munca grea va da roade.”

După ce și-a tamponat colțurile gurii cu un șervețel din apropiere, se ridică de pe măsuța de cafea și iese din bucătărie.

John își îmbracă costumul norocos și cravata, respiră adânc și iese pe ușă.

Este insorit.

Nu aveți un cont? Inscrie-te acum!

[Id = ninja_form 7]