Cheia conducerii unei întâlniri formale eficiente este o agendă bine gândită. Când vă pregătiți din timp, scriind o agendă în avans cu informații detaliate despre întâlnire, nu numai că veți economisi timp pentru toți cei implicați, dar rezultatul este mai probabil să fie un succes.
Iată 5 elemente pe care ar trebui să le includeți întotdeauna atunci când creați o agendă de întâlnire eficientă:
5. Definiți obiectivul întâlnirii. (Sau goluri)
Aceasta ar putea fi cea mai importantă parte a agendei. Specifică scopul întâlnirii și rezultatul sau decizia la care sperați să ajungeți la final. Permite tuturor celor implicați să înțeleagă clar ceea ce încercați să realizați și de ce este apreciată participarea lor.
Când agenda include începutul cu obiectivul, sunteți mai concentrat pe rezultatul final. în timp ce creați restul agendei întâlnirii, îmbunătățind eficiența întâlnirii înainte ca aceasta să înceapă.
Consultați lista de întâlniri!
4. Descrieți o listă a subiectelor agendei întâlnirilor pentru discuții
Odată stabilit obiectivul întâlnirii, pregătiți-vă întâlnirea cu o listă de subiecte importante pentru discuție.
Fiecare subiect de discuție ar trebui să ajute la atingerea obiectivului întâlnirii. Lista poate fi scurtă, dar ar trebui să fie suficient de detaliată, astfel încât membrii echipei să se poată pregăti pentru întâlnirea echipei pentru a aduce o contribuție eficientă.
O metodă obișnuită este poziționarea fiecărui subiect ca o întrebare. Acest lucru pornește procesul de gândire pentru participanții dvs. și oferă o verificare a relativității sale obiectivului întâlnirii.
Fiecare subiect ar trebui să aibă un proprietar și un timp specificat pentru a acoperi subiectul. Proprietatea subiectului oferă responsabilitate. Un interval de timp menține întâlnirea la timp. Descărcați agenda noastră gratuită pentru întâlniri aici: Descărcați agenda întâlnirii FreeConference
3. Identificați lista participanților necesari
Provocarea se prezintă, nu atunci când se decide pe cine să invite, ci pe cine să nu invite. Pe această listă ar trebui să se afle doar persoanele care chiar trebuie să fie la întâlnire.
Dacă ți-ai stabilit obiectivele întâlnirii și ai atribuit subiecte de întâlnire, ar trebui să ai o bază bună cu care să lucrezi pentru a finaliza lista participanților. Având în vedere acest lucru, puneți-vă trei întrebări atunci când luați în considerare fiecare participant la întâlnire. Dacă răspundeți da la oricare dintre întrebări, adăugați-l la lista punctelor de pe ordinea de zi:
- Trebuie să fie prezent pentru a atinge obiectivul întâlnirii?
- Are cunoștințe sau expertize valoroase care ar putea avea impact asupra rezultatului?
- Este direct afectat de rezultatul final al obiectivului?
Dacă nu sunteți sigur, vă recomandăm să faceți participarea opțională. Puteți oricând să trimiteți un rezumat, înregistrare sau transcriere după întâlnire. Proces-verbal de întâlnire de la un notator, nu întotdeauna necesar.
Una dintre cele mai mari reclamații legate de întâlnirile de afaceri este că acestea sunt o pierdere de timp. Gestionarea întâlnirilor devine mai ușoară când sincronizările rămân în jur de 30 de minute. Respectați timpul colegilor, fără a pierde timp sau a pierde rezultatele.
2. Lăsați o secțiune pentru elemente de acțiune și discuții în afara subiectului la sfârșitul agendei întâlnirii
Urmărirea este la fel de importantă ca și întâlnirea în sine. În partea de jos a șablonul agendei întâlnirii, este benefic să includeți o secțiune în care participanții pot lua note, documenta elemente de acțiune, decizii și informații. Această secțiune organizează concluziile făcute în cadrul întâlnirii și permite participanților să vizualizeze procesul care trebuie să aibă loc ulterior.
În timpul întâlnirii pot apărea subiecte neașteptate care îndepărtează concentrarea de obiectivul final. Pentru a rămâne pe cale și la timp, „parcați” discuția în afara subiectului în „Parcare”, de obicei la sfârșitul agendei, pentru a revizita în afara întâlnirii anterioare. Un alt termen obișnuit pentru aceasta este „Să luăm acest lucru offline.”
1. Nu în ultimul rând, verificați dublu detaliile întâlnirii, precum ora, locul și logistica conferinței
Acest lucru este deosebit de important dacă participanții vor participa la întâlnirea dvs. de la distanță. Asigurați-vă că toate detaliile conferinței sunt clar conturate și corecte, inclusiv numere de apelare, cod de acces și orice linkuri către sala dvs. de întâlnire online.
Sau creați o întâlnire cu FreeConference.com, iar detaliile conferinței sunt populate în toate invitațiile și mementourile, împreună cu agenda întâlnirii.
Încercați să trimiteți agenda cu cel puțin 48 de ore în avans.
Notificarea prealabilă oferă participanților timpul necesar pentru a se pregăti pentru ședința consiliului și pentru a se asigura că nu au conflicte în programul lor.
Încercați să trimiteți agenda cu cel puțin 48 de ore în avans.
Notificarea prealabilă oferă participanților timpul necesar pentru pregătirea întâlnirii și pentru a se asigura că nu au conflicte în programul lor.
