As chamadas em conferência são uma parte importante da comunicação empresarial moderna, permitindo que as equipes colaborem e permaneçam conectadas mesmo quando não estão no mesmo local. Mas, sejamos honestos, as chamadas em conferência também podem ser uma fonte de frustração e confusão. Para garantir que suas chamadas em conferência ocorram sem problemas e com eficiência, aqui estão as 7 práticas recomendadas que você deve seguir:
É importante respeitar o tempo de cada um, portanto, certifique-se de iniciar a ligação no horário combinado. Se você é o anfitrião da chamada, envie um lembrete alguns minutos antes para que todos saibam que devem fazer logon.
Antes da chamada, crie uma agenda e distribua para todos os participantes. Isso ajudará todos a se manterem atualizados e saberem o que esperar da ligação.
No início da chamada, reserve alguns minutos para apresentar todos os participantes. Isso ajudará todos a colocar nomes em rostos e tornará a chamada mais pessoal e envolvente.
Se você tiver slides ou outros recursos visuais, compartilhe-os durante a chamada. Isso ajudará todos a manterem o foco e o envolvimento e facilitará a compreensão das informações. Muitos provedores de chamadas em conferência oferecem Compartilhamento de tela, documento sharing, e um quadro branco online em seus portais on-line ou você pode enviar slides ou PDFs por e-mail antes de sua chamada.
Certifique-se de falar claramente e em um ritmo consistente durante a chamada. Isso ajudará todos a entender o que você está dizendo e evitará mal-entendidos.
Incentive a participação durante a chamada, permitindo tempo para perguntas e discussões. Isso ajudará todos a permanecerem engajados e garantirá que pontos importantes não sejam perdidos.
Assim como é importante iniciar a ligação na hora certa, é igualmente importante terminá-la na hora certa. Se você tiver um horário de término combinado, certifique-se de encerrar a chamada nesse horário. No cenário dos negócios modernos, o controle remoto reuniões híbridas e as teleconferências tornaram-se ferramentas indispensáveis para colaboração. Apesar de problemas técnicos ocasionais, estes encontros virtuais permitem discussões dinâmicas e tomadas de decisão através de barreiras geográficas.
Seguindo essas 7 práticas recomendadas, você pode garantir que suas teleconferências sejam produtivas, eficientes e agradáveis para todos os envolvidos.
Se você está procurando uma plataforma confiável e fácil de usar para suas teleconferências gratuitas, não procure mais em www.FreeConference.com. Com qualidade de áudio cristalina, uma interface amigável e uma variedade de recursos convenientes, como compartilhamento de tela e gravação de chamadas, o www.FreeConference.com é a solução perfeita para todas as suas necessidades de teleconferência. Além disso, é totalmente gratuito, então não há razão para não tentar. Registe-se hoje e experimente você mesmo a conveniência e simplicidade do www.FreeConference.com.
Se você precisa reagendar uma reunião, convidar mais participantes ou cancelar uma chamada em conferência programada, você pode fazer tudo de forma rápida e fácil a partir de sua conta FreeConference.
Você sabia que você e seus chamadores podem usar suas informações de discagem de conferência para realizar uma chamada de videoconferência a qualquer momento? Agendando sua chamada em conferência ou o envio de convites através do nosso sistema não é necessário, pois sua linha de conferência está disponível a qualquer momento. Basta fornecer aos chamadores o número de discagem da conferência, o código de acesso e o horário que deseja que eles liguem! Se você gostaria de enviar uma conferência formal convite de reunião ou editar os detalhes de sua conferência agendada, você pode fazer isso facilmente usando as instruções abaixo:
Para fazer qualquer tipo de alteração em uma próxima reunião agendada:
Alterar o horário da conferência (reagendar uma reunião)Depois de encontrar a conferência que você gostaria de reagendar na seção 'próxima' e clicando em 'editar':
Todos os participantes listados na lista de convites receberão uma notificação por e-mail informando-os sobre o novo horário da conferência.
Para enviar convites automatizados adicionais por meio do FreeConference:
Depois de clicar em 'Agendar', o (s) novo (s) participante (s) receberão um convite automático por e-mail para a sua conferência. Os participantes existentes não receberão um segundo convite, a menos que outros detalhes tenham mudado, como assunto, data ou hora.
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Para obter mais informações sobre como fazer alterações em uma conferência agendada, você também pode consultar nosso artigo de suporte Como faço para editar minha chamada agendada?
É tão fácil!
Graças aos avanços na tecnologia de comunicação (principalmente a Internet), é mais fácil do que nunca para pessoas em diferentes partes do mundo se conectar e fazer negócios. Na economia global de hoje, as chamadas em conferência internacionais são comuns e muito simples de configurar. Agora, antes de você sair para organizar sua próxima teleconferência internacional, aqui estão 5 dicas de etiqueta comercial internacional para ajudar a garantir que sua chamada ocorra sem problemas e com sucesso.
É bom poder agendar uma teleconferência internacional a qualquer hora, mas isso não significa que em qualquer momento seja bom agendar uma teleconferência internacional. Ao agendar uma chamada em conferência entre as partes em diferentes partes do mundo, lembre-se das diferenças de fuso horário para que ninguém tenha que estar acordado às 2h da manhã. Se você estiver marcando uma reunião com clientes pagantes, tente acomodar a programação deles - mesmo que isso signifique que você acabará ligando fora do seu horário normal de trabalho. Felizmente, temos nossa própria ferramenta de gerenciamento de fuso horário aqui em FreeConference. com isso torna mais fácil encontrar um horário adequado para agendar chamadas em conferência entre pessoas em fusos horários diferentes!
Embora seu discagem dedicada é útil para chamadas de última hora, seria bom fornecer aos participantes uma lista de números de discagem para que eles pudessem escolher um número doméstico para eles, de modo que possam evitar o pagamento de tarifas de chamadas internacionais de sua operadora. Esta é uma das dicas de etiqueta empresarial mais importantes! Como convidado de sua teleconferência, ficaria feliz em ligar se você desse um passo a mais e me ajudasse a economizar dinheiro.
FreeConference oferece gratuitamente e premium números de discagem internacional para mais de 50 países, incluindo os Estados Unidos, Canadá, o Reino Unido, Alemanha, Australia, e mais. Veja nossa lista completa de números de discagem e taxas SUA PARTICIPAÇÃO FAZ A DIFERENÇA.
Como você já deve estar ciente, pessoas de várias partes do mundo tendem a se expressar de maneiras diferentes. Embora ser direto e direto seja normal em algumas culturas, não é assim em outras. Dedicar algum tempo para aprender sobre algumas das normas culturais das pessoas com quem você falará pode ajudar a evitar possíveis mal-entendidos e contribuir para uma teleconferência internacional mais bem-sucedida.
A regra universal Uma das dicas de etiqueta empresarial é que você nunca deve deixar os outros esperando. Recomendamos estar preparado e pronto para sua chamada pelo menos 5 a 10 minutos antes do horário de início agendado de sua conferência. Embora algumas culturas valorizem mais a pontualidade do que outras, “meu tempo é mais valioso que o seu” não se traduz bem em nenhum idioma.
Posso dizer em primeira mão que, como uma pessoa que faz chamadas em conferência internacionais frequentes, a desculpa "Estou em outro fuso horário" não funciona.
Plataformas de chamada em conferência como FreeConference são fáceis de usar e intuitivas por design, mas é sempre uma boa ideia dedicar alguns minutos para se familiarizar com as várias características e controles do moderador acessível. Isso pode ajudá-lo a parecer mais preparado durante a teleconferência e pode salvá-lo do constrangimento potencial de parecer que não sabe o que está fazendo. Pode ser uma distração (e às vezes constrangedor) quando você se atrapalha com os controles no início da teleconferência.
Em caso de dúvida, FreeConference.com se dedica Suporte ao cliente equipe está sempre pronta para ajudar e apenas um telefone ou e-mail de distância.
Embora pretendam facilitar a comunicação, os escritórios de conceito aberto podem, às vezes, parecer que fazem qualquer coisa, menos para as pessoas que fazem chamadas em conferência neles. No blog de hoje, vamos oferecer algumas dicas para realizar chamadas em conferência de forma mais eficaz e melhorando a produtividade em escritórios que apresentam plantas baixas abertas.
Quer sua missão seja divulgar questões sociais, ajudar membros desfavorecidos de suas comunidades ou mudar as políticas públicas, organizações sem fins lucrativos estão comprometidos com sua causa. Para serem eficazes, as organizações sem fins lucrativos devem confiar em sua capacidade de se comunicar com pessoas dentro e fora de sua organização para uma variedade de propósitos. Isso inclui esforços de arrecadação de fundos, alcance público, eventos de voluntariado e muitos outros. Graças a chamada em conferência grátis serviços, mídia social e outras plataformas, nunca foi tão fácil (ou menos caro) para a equipe sem fins lucrativos transmitir sua mensagem. Aqui estão algumas das maneiras pelas quais a tecnologia de chamada de conferência os está ajudando a fazer isso:
Nós, como população, empreendemos muitos estudos ultimamente, nos esforços para descobrir por que as reuniões funcionam - ou não.
Freqüentemente, os rotulamos de tradição ineficiente; geralmente visto como uma perda de tempo (a menos que as pessoas realmente tenham vindo preparadas) e é seguro supor que todos nós viemos a pelo menos uma reunião despreparados. Então, o que dá? Por que as reuniões são tão difíceis de se preocupar? Por que eles são tão difíceis de gerenciar? Por que continuamos tendo eles?
Muitas empresas incorporaram elementos de inteligência artificial, tanto para ficar por dentro das tendências atuais quanto para facilitar suas operações do dia a dia. Se você já conversou com um serviço de resposta automatizado online, você interagiu com inteligência artificial. Esses desenvolvimentos proporcionaram uma infinidade de benefícios para aqueles que os utilizam. Aqui estão algumas avenidas que você pode estar negligenciando.
Etiqueta da teleconferência: enquanto o regras não escritas de chamadas em conferência certamente não são difíceis de seguir. Existem alguns hábitos ruins de teleconferência que você deve conhecer e que podem deixar seus outros chamadores malucos (quer eles digam a você ou não). Embora algumas dessas proibições de teleconferência possam parecer senso comum (como ligar atrasado para uma conferência), você pode se surpreender com a frequência com que alguns desses maus hábitos podem prejudicar a experiência geral de uma teleconferência para todos os envolvidos. Com o ano novo chegando, pensamos em compartilhar alguns de nossos principais hábitos de teleconferência. (Mais…)
Ninguém mais gosta de gastar tempo e dinheiro viajando para reuniões. Cumpra sua agenda lotada e economize dinheiro usando soluções de chamadas de conferência gratuitas para se comunicar com seus colegas de maneira rápida e eficaz.
E-mails compostos de texto muitas vezes não conseguem transmitir as nuances de uma situação e perdem totalmente o tom de voz desejado pelo locutor. Existe o risco de o e-mail não chegar às caixas de entrada dos destinatários, portanto, você precisa usar o verificador de registro SPF e tome outras medidas de segurança de e-mail.
As chamadas de conferência gratuitas geralmente seguem desenvolvimentos que exigem uma resposta rápida, embora um e-mail explosivo intitulado “URGENTE” transmita um certo grau de raiva à primeira vista. Os líderes podem transmitir exatamente o que exigem de cada indivíduo e definir o clima para o resto da empresa.
Isso ajuda muito a estabelecer comunicação lateral e esforços cooperativos entre departamentos ou divisões separados em uma empresa que, de outra forma, operaria sozinha.
Todos conhecem as responsabilidades que se esperam de si e dos outros. A relutância em trabalhar com outras pessoas pode ser eliminada desde o início e podem ser estabelecidos planos de ação claros. Ninguém precisa jogar um jogo de telefone com uma dúzia de outras pessoas para fazer as coisas básicas.
E-mails em cadeia demoram mais para descobrir do que participar de uma chamada de conferência gratuita e são simplesmente irritantes. Você mal teve tempo de recuperar o atraso antes de uma nova resposta mudar o jogo ou as pessoas responderem em seu próprio tempo, sem chegar ao cerne da questão. Chamadas em conferência grátis coloque todos na mesma página ao mesmo tempo.
Você não precisa esperar em uma sala de reuniões por meia hora para esperar por um ou dois retardatários, e você ainda pode fazer outro trabalho enquanto espera, se você clientes precisa esperar em uma chamada em conferência.
Você pode trabalhar em seus projetos do conforto de sua mesa ou até mesmo de sua casa até que todos estejam prontos para começar. As teleconferências também permitem que as pessoas participem em um prazo muito curto, encontrando o equilíbrio certo entre velocidade e formalidade.
Da mesma forma, as pessoas podem discar para uma chamada em conferência de qualquer lugar enquanto fazem qualquer coisa. Você pode participar de casa, do trabalho, da academia, durante uma caminhada ou até mesmo enquanto dirige, se tiver um fone de ouvido para o carro. As chamadas em conferência não exigem que você esteja em um local específico em um horário específico. Todo mundo tem um telefone celular, tablet, computador ou até mesmo um bom telefone antiquado por perto o tempo todo.
Eliminar a tarifa de viagem conta como uma vantagem óbvia, sim, mas todos os participantes podem ser ouvidos em uma teleconferência. Ninguém em particular foi relegado para o outro lado da sala de reuniões e ninguém precisa levantar a voz apenas para ser ouvido. As chamadas em conferência colocam todos a uma distância igual da cabeceira da mesa.
Os e-mails podem ser ignorados, mas as chamadas não. As chamadas em conferência requerem a presença vocal e auditiva do participante. Líderes e funcionários em todos os níveis podem ser responsabilizados e todos podem ser forçados a reconhecer o problema em questão. A responsabilidade de entregar resultados a um líder de negócios e colegas adiciona um nível de pressão dos colegas que coloca as pessoas atrasadas em linha com o resto do grupo.
Aí está; soluções de teleconferência resolver vários problemas de uma só vez. Chamadas Não se perca na confusão, elas dão voz a todos, são convenientes e eliminam a confusão. Economize tempo e dinheiro com chamadas em conferência gratuitas para sua próxima reunião e volte ao seu dia agitado com tempo de sobra.
