Nós, como população, empreendemos muitos estudos ultimamente, nos esforços para descobrir por que as reuniões funcionam - ou não.
Freqüentemente, os rotulamos de tradição ineficiente; geralmente visto como uma perda de tempo (a menos que as pessoas realmente tenham vindo preparadas) e é seguro supor que todos nós viemos a pelo menos uma reunião despreparados. Então, o que dá? Por que as reuniões são tão difíceis de se preocupar? Por que eles são tão difíceis de gerenciar? Por que continuamos tendo eles?
Na maior parte, a questão das reuniões ineficazes gira em torno de noções de COMPROMETIMENTO, preparação, comunicação, concisão e desenvolvimento concreto.
É difícil motivar pessoas que não se importam com o que está sendo discutido.
É ainda mais difícil seguir em frente quando as pessoas não têm as informações necessárias.
Torna-se um desafio hospedar discussões construtivas quando as pessoas não estão na mesma página.
É quase impossível progredir quando atolado em trivialidades diárias, e é certamente não é fácil atingir metas quando os projetos não podem ser concluídos no prazo.
Então, qual é a melhor maneira de seguir em frente?
A maioria das pessoas deseja discutir coisas que as afetam diretamente. Boas coisas para levantar durante as reuniões são a discussão em torno de questões que envolvem diferentes departamentos, uma vez que os recursos foram alocados para o único propósito de discussões em grupo.
Reserve um tempo para considerar se esse problema afeta a equipe que você abordará na reunião. Eles apreciarão seu desejo de incluí-los.
É importante informar a sua equipe ao chegar a decisões importantes ou reuniões que envolvam preparação, pois você deseja maximizar o tempo com todas as partes envolvidas. Tentar informar as pessoas enquanto os outros, que se prepararam, sentam e esperam, é uma ótima maneira de deixar sua equipe frustrada e incongruente.
Reserve um tempo para considerar o seguinte: Se você recebeu um convite para participar desta reunião, você teria as informações necessárias para participar de uma forma ativa, informada e construtiva?
As pessoas não podem ser úteis se não souberem o que você está procurando. Delineie para o grupo o que você espera de suas respostas. A abordagem baseada em perguntas ajuda a obter respostas mais úteis de sua equipe, mas apenas se eles souberem para que suas respostas estão sendo usadas.
Informe se você está realizando a reunião para que possa reunir informações para uma decisão mais ampla. Se você precisa de uma caixa de ressonância para uma nova ideia, declare isso na agenda. Se você está procurando um consenso ao final da reunião, escreva e deixe bem claro que o objetivo final da discussão é decidir sobre algo.
Reserve um tempo para listar suas expectativas no início da reunião, para que todos saibam por que você as reuniu.
Manter um grande grupo de pessoas no tópico é um desafio, enquanto mantê-los dentro do cronograma é quase impossível. Por isso, é vital administrar o seu tempo com eficácia em cada reunião. Isso pode ser feito com o uso de um agenda bem feita.
Descreva cada seção / pergunta / parte do tópico dentro de um período de tempo. Este período de tempo deve atribuir um adeq
uate quantidade de tempo para discussão, revisão e conclusão. É importante delinear isso antes da reunião: muitas vezes, você acabará ouvindo que certas questões precisam de mais tempo no conselho ou podem ser reduzidas significativamente.
Reserve um tempo para considerar a melhor maneira de gastar seu tempo nesta reunião. Quanto tempo você gostaria de gastar em cada item da discussão? Essa discussão levará mais tempo do que vale a pena?
Sem engajamento, preparação, comunicação e gerenciamento de tempo, as chances de seu negócio prosperar são mínimas. Suas reuniões irão vagar; você frustrará seus funcionários; seus projetos vão cair e ficar no estacionamento.
É importante definir metas e estar sempre se esforçando para alcançá-las. A única razão pela qual as pessoas têm reuniões é para consolidar seus esforços em um determinado tópico com o objetivo de realizar algo. Não deixe que um histórico de reuniões sem brilho seja o motivo de você não chegar onde gostaria.
Reserve um tempo para definir metas e revisite-as com frequência.
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Independentemente de sua última reunião ter sido eficaz ou não, o que fazer após sua conclusão determina o quão eficaz a próxima reunião pode ser. Nosso conselho é:
Faça uma agenda de reunião sólida.
Envolva as pessoas.
Prepare sua equipe.
Transmita seus interesses.
Estabeleça metas e torne-as comuns.
Respeite o tempo deles.
E não se esqueça, um pouco de gratidão ajuda muito. Agradeça-lhes por seu envolvimento; agradeça-lhes por seu tempo; agradeça-lhes por suas idéias.
Não estaríamos em lugar nenhum se não fosse pela colaboração. Não desperdice as atas de suas reuniões. Volte para Tornar as reuniões importantes.
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