Existem 3 coisas inevitáveis na vida: morte, impostos e reuniões ...
Ok ... talvez um pouco exagerado nisso, mas se você já trabalhou, as chances são de que você já esteve em uma reunião. Embora a porcentagem de reuniões produtivas possa variar entre 33 a 70%, todos podemos concordar que preferiríamos estar em reuniões produtivas do que os improdutivos. Um grande fator de reuniões produtivas é o Funções de reunião, que concentram as funções dos membros da reunião para garantir uma sessão eficaz - como cargos em uma equipe esportiva ou outros cozinheiros em uma cozinha. Aqui estão 4 principais funções de reunião que devem ser atribuídas a cada reunião.
“Não só farei parte da reunião, como estarei lá liderando a reunião!”
A posição mais importante na reunião tem 3 obrigações diferentes: Antes da conferência, eles planejariam e coordenariam a agenda, local, equipamento e participantes, lidando com todos os contratempos, reservas e emergências inesperadas.
Durante a conferência, eles devem direcionar as discussões de forma que sigam a agenda pré-distribuída e acordada. É responsabilidade do líder estabelecer funções nas reuniões e garantir oportunidades iguais de falar para todos os participantes, criar um ambiente em que todos os participantes se sintam confortáveis contribuindo para todos os workshops, bem como para todos os brainstorming e discussões. O líder também é responsável por qualquer equipamento, como PowerPoints, Compartilhamento de tela, ou outros recursos visuais.
Após a reunião, o líder deve comunicar efetivamente quais são as conclusões e os próximos passos, e atribuir responsabilidades a todos os membros da equipe para evitar confusão e ineficiência.
Esta função de reunião registra pontos-chave que são feitas durante a reunião. Eles seriam especialmente eficazes se eles planejar a agenda junto com o líder para que eles não apenas estejam familiarizados com a agenda, mas também possam adicioná-la quando necessário. O gravador também distribui a agenda antes da conferência e depois distribui as notas e conclusões.
Esta função de reunião auxilia o líder com o tempo gasto em cada item da agenda. O cronometrista deve ter um entendimento claro da agenda para guie a conversa para a reunião para seguir os intervalos de tempo alocados de maneira sutil. Eles também lembram a todos os participantes da reunião quando restam 5 a 10 minutos para o item da agenda atual, para que os participantes tenham uma melhor avaliação do gerenciamento do tempo.
Ninguém quer ser o civil quando joga a Máfia, mas o papel do participante desempenha um grande papel no sucesso da reunião. O principal dever dos participantes é contribuir com as discussões, sejam itens da pauta, brainstorming ou planejamento. Os participantes são extensões do líder de muitas maneiras; eles devem contribuir o máximo possível com os itens da agenda, criar um ambiente confortável para que outras pessoas compartilhem suas ideias e manter o controle do tempo alocado para que a reunião possa terminar prontamente. Se o líder não definir as funções dos participantes após a reunião, peça esclarecimentos para evitar confusão.
Para aumentar a eficácia das reuniões regulares, recomendo a rotação de funções entre os diferentes membros da equipe. Uma vez que cada participante tenha um senso geral e experiência com cada uma das funções, isso irá inspirar novas ideias para reuniões, perspectivas e participação!
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