A realização de reuniões ou teleconferências regulares é importante para construir relacionamentos e alcançar objetivos comuns. Dito isso, ninguém gosta de ser puxado para reuniões que se arrastam indefinidamente, mas realizam pouco. A realização dessas reuniões pode não apenas desperdiçar tempo e prejudicar a produtividade, mas muitos desses tipos de chamadas podem fazer com que os convidados não levem as reuniões programadas a sério. No blog de hoje, veremos algumas dicas sobre como conduzir uma reunião por teleconferência mais produtiva e menos demorada.
Quer você esteja tentando encurtar as reuniões ou simplesmente queira garantir que todos os itens da agenda sejam tratados durante a conferência, um pouco de preparação junto com o software de chamada em conferência gratuito pode ajudá-lo a manter as reuniões dentro do assunto e no horário.
Em vez de fazer uma reunião, por que não enviar um e-mail em massa ou uma mensagem de bate-papo em grupo?
Claro, e-mails, mensagens instantâneas e mensagens de texto são fáceis - eles não exigem agendamento e as pessoas podem responder a eles quando quiserem. Algumas situações, no entanto, exigem mais interação ao vivo
(sem trocadilhos). Telefone e chamadas de videoconferência não apenas ajuda a construir conexões pessoais entre participantes remotos, mas também pode ser mais eficaz em termos de facilitar discussões em tempo real. A segunda melhor coisa do que uma reunião pessoal é que uma reunião por telefone ou vídeo bem gerenciada permite que muito mais seja dito em muito menos tempo.
Afinal, quem quer ler uma sequência de e-mails de uma página inteira?
A chave para conduzir uma chamada de conferência de sucesso começa com a preparação - saber como iniciar uma chamada de conferência corretamente tornará muito mais fácil controlar e gerenciar uma vez que ela comece. Embora configurar uma chamada em conferência ou videoconferência seja extremamente fácil, é sempre bom se familiarizar com antecedência com o básico, como definir um propósito claro para sua conferência, saber como obter um número de chamada em conferência e como discar um chamada de conferência.
Uma das etapas mais importantes para se preparar para uma chamada de conferência bem-sucedida é definir uma agenda. Embora uma agenda clara não precise necessariamente ditar cada minuto de discussão durante a sua ligação, ela deve ser detalhada o suficiente para servir como uma diretriz para o que você planeja abordar. Se você planeja realizar uma teleconferência por uma hora, por exemplo, pode alocar 15 minutos para discutir quatro tópicos diferentes. Obviamente, o tempo para atribuir a cada item da agenda irá variar dependendo do número de itens a serem discutidos e do número de participantes que você prevê. Usar o software de conferência gratuito disponível é uma ótima maneira de controlar o tempo, pois muitos desses serviços apresentam interfaces online com relógios ou cronômetros que começam a funcionar no início da sua chamada.
Graças às várias soluções de conferência gratuitas disponíveis, nunca foi tão fácil obter uma linha de conferência dedicada. Depois de criar uma conta gratuita, a maioria dos serviços atribuirá a você um número de discagem de conferência e um código de acesso exclusivo que pode ser usado para ligar para sua linha de conferência a qualquer momento. Muitos também oferecem ligação gratuita premium e também números de discagem internacional.
Aí vem a parte complicada ... brincadeirinha! Para fazer uma chamada para uma conferência, os participantes simplesmente ligarão para o número de discagem fornecido e, quando solicitado, digite o código de acesso atribuído à linha de conferência. Uma vez que o código de acesso de cada linha de conferência é único, o código de acesso que os participantes inserem determinará quem entra (ou não entra) na sua chamada!
Garantir que sua chamada em conferência ocorra sem problemas é tão fácil quanto marcar as caixas. o Lista de verificação da reunião do FreeConference é o seu guia para planejar e realizar conferências por telefone e reuniões na Web de sucesso.
Quer você esteja organizando uma reunião pessoalmente, por telefone ou por videoconferência, muitos dos mesmos atendendo aos imperativos de gestão ainda se aplicam - como definir uma agenda definida, convidar todas as pessoas adequadas e reduzir ao mínimo as conversas tangenciais. Uma vantagem que as conferências por telefone e web têm sobre as reuniões pessoais, entretanto, é o nível de controle oferecido ao moderador da conferência. Saber como conduzir uma chamada em conferência de forma eficaz significa saber como utilizar esses controles.
Os controles do moderador da conferência capacitam o líder da reunião a determinar quem pode - ou não - ser ouvido durante uma chamada em conferência. Além das configurações de conferência que podem ser alteradas, a maioria dos serviços de software de chamada de conferência gratuita permite que os moderadores controlem suas conferências por meio de comandos do teclado do telefone e controles do painel online. Recursos do painel online, como alto-falante ativo, permite que os moderadores fiquem de olho em quem está falando e participando durante uma chamada. Ao permitir que os moderadores silenciem participantes (potencialmente) perturbadores, é mais fácil manter as reuniões sob controle e restringir as conversas tangenciais.
Embora hospedar uma conferência possa parecer intimidante, conduzir uma chamada bem-sucedida é muito fácil com as ferramentas certas e um pouco de know-how. Se você tiver alguma dúvida ou preocupação, você sempre pode visitar o Página de suporte do FreeConference para entrar em contato com um especialista em conferência!
Os pioneiros da tecnologia de chamada de conferência gratuita, FreeConference.com e sua equipe de especialistas estão aqui para ajudá-lo a dominar a arte de uma chamada de conferência de sucesso. Com apenas alguns cliques do mouse, você pode organizar suas próprias chamadas em conferência e reuniões online. Registe-se hoje!
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