Przewodnik po skutecznym przeprowadzaniu biznesowej telekonferencji

Biznesowe połączenia konferencyjne są niezbędne, aby wszyscy w Twojej firmie byli połączeni i poinformowani, ale ponieważ zwykle szybko zapominają o tym, że połączenia konferencyjne muszą być również produktywne.

Ciekawostka: czy wiedziałeś o tym nikt tak naprawdę nie zwraca uwagi podczas połączeń konferencyjnych?
Teraz, po dokonaniu tego przełomowego odkrycia, w jaki sposób możesz skupić uwagę na (z pewnością) ważnej biznesowej rozmowie konferencyjnej? Cóż, nasz przewodnik powinien być w stanie zapobiec największemu lękowi z dzieciństwa / rzeczywistości dorosłej: nikt cię nie słucha.

Poznaj swojego wroga (w tym przypadku sprzęt)

Jeśli używasz nowego oprogramowania do połączenia konferencyjnego, upewnij się, że wiesz, jak z niego korzystać! Spróbuj umówić się na rozmowę ćwiczeniową, podczas której możesz nauczyć się cechy, w tym sposób wyciszenia mikrofonu i wszystkich (lub wszystkich) rozmówców. Spojrzmy prawdzie w oczy; wszyscy byliśmy częścią tego spotkania, na którym lider NIE ma pojęcia, co robi, i kończy się na tym, że wygląda na głupiego. Nie chcesz, żeby to byłaś ty!

GOALLLL… telekonferencji

Ważne jest, aby wszyscy uczestniczący rozumieli, dlaczego tam są i czego się od nich oczekuje. Pamiętaj tylko, aby Twoje cele były realistyczne. Jednogodzinna telekonferencja nie zaowocuje pełną strategią marketingową, ale to świetne miejsce do burzy mózgów, decydowania o procesie i przypisywania odpowiedzialności. Zaplanuj, jak długo będzie trwać rozmowa, jakie tematy będą omawiane, kto będzie mówić i jakie informacje będą wymagane.

Połączenia konferencyjne dla firm to lokalizacja, lokalizacja, lokalizacja

Następnie wybierz odpowiednią przestrzeń do odebrania połączenia konferencyjnego. Zamknięcie drzwi biura powinno wystarczyć, jeśli prowadzisz to w pojedynkę, lub możesz przenieść się do sali konferencyjnej, jeśli odbierasz połączenie z innymi. Jeśli jesteś prowadzenie rozmowy w otwartym biurze, połączenie może być nieco trudniejsze, ale nadal możliwe do opanowania. Zapewnij sobie bezproblemową rozmowę, udając się wcześniej do sali, aby przetestować głośniki i inne niezbędne urządzenia elektroniczne, takie jak projektory.

Pomoce wizualne i współpraca podczas połączeń konferencyjnych

Jeśli korzystasz z prezentacji towarzyszącej rozmowie, dobrze jest wysłać ją wcześniej, aby każdy mógł przejść do przygotowanej rozmowy. Uważaj na dłuższe prezentacje, ponieważ są one dobrze znanymi zabójcami uwagi. Udostępnianie ekranu za pośrednictwem usługi konferencji internetowych jest również świetnym sposobem, aby wszyscy byli na tej samej stronie w czasie rzeczywistym, eliminując możliwość, że ktokolwiek nie będzie mógł nadążyć.

I na zakończenie…

Gdy rozmowa dobiega końca, zrób krótkie podsumowanie tego, co było omawiane i wszelkich rozwiązań, które pojawiły się podczas spotkania. Przeznacz dodatkowy czas na wszelkie dodatkowe pytania i upewnij się, że wszyscy czuli się uwzględnieni, opuszczając rozmowę. Jeśli są „następne kroki”, sprawdź, czy wypełniłeś obowiązki każdej osoby i podaj swoim uczestnikom swoje dane kontaktowe, jeśli pojawią się problemy. Niektórzy ludzie mogą mieć pytania do uszu wszystkich, a inni mogą wymagać osobnego połączenia; naucz się dostrzegać różnicę, aby uniknąć utrzymywania rozmówców, którzy nie mają już dla nich znaczenia.

FreeConference.com oryginalny dostawca bezpłatnych połączeń konferencyjnych, dający swobodę wyboru sposobu łączenia się ze spotkaniem w dowolnym miejscu i czasie bez zobowiązań.
Załóż darmowe konto już dziś i korzystaj z bezpłatnych telekonferencji, wideo bez pobierania, udostępniania ekranu, konferencji internetowych i nie tylko.