My, jako populacja, podjęliśmy ostatnio wiele badań, próbując dowiedzieć się, dlaczego spotkania działają – lub nie.

Często nazywamy je nieefektywną tradycją; zwykle postrzegane jako strata czasu (chyba że ludzie rzeczywiście przybyli przygotowani) i można bezpiecznie założyć, że wszyscy przybyliśmy na co najmniej jedno spotkanie nieprzygotowani. Więc co daje? Dlaczego spotkania tak trudno się przejmować? Dlaczego tak trudno nimi zarządzać? Dlaczego ciągle je mamy?

(jeszcze…)

Korzystanie z oprogramowania FreeConference oznacza, że ​​zdecydowałeś się w pełni wykorzystać niektóre z wiodących na świecie technologii wirtualnych konferencji i że zrobiłeś to na brak dodatkowych kosztów biznesowych. Jednak wybierając usługę Freemium wiesz również, że niektóre firmy pozostawiają wiele do życzenia.

Na szczęście dla Ciebie przystępna cena aktualizacji oprogramowania FreeConference oznacza, że ​​nie musisz poświęcać oszczędności swojego życia, aby uzyskać dostęp do wysokiej jakości, funkcji premium lub przydatnych aktualizacji.

Niedawno wprowadziliśmy kilka ekscytujących aktualizacji do naszego planu FreeConference. Możesz uzyskać dostęp do tej funkcji za jedyne 9.99 miesięcznie. To jest nazwane Inteligentne wyszukiwanie.

(jeszcze…)

Wiemy, że prawdopodobnie już chcesz wyjść ze swoich spotkań. Nie zawsze są prowadzone w inteligentny sposób. Ale czy zastanawiałeś się nad próbą uzyskania od nich więcej?

Łatwo się znudzić, kiedy niektóre studia Przypomnij, że spotkania zajmują około jednej trzeciej Twojego czasu, ale niektóre spotkania są ważne – dlatego ciągle je organizujemy.

Interakcje oparte na danych

Ponieważ komunia jest niezbędna do współpracy, a żadna firma nie jest budowana w pojedynkę, FreeConference opracowała kilka imponujących funkcji, które mają poprawić sposób, w jaki współpracujemy z naszymi kolegami i naszymi danymi. Główne problemy, którymi się zajmujemy, to kwestie czasu, jasności, ciągłości i odpowiedzialności.

(jeszcze…)

Jeśli kiedykolwiek musiałeś siedzieć i niekończące się spotkanie, prawdopodobnie miałeś czas, aby wymyślić, w jaki sposób zrobiłbyś to inaczej. Spotkania, jeśli są źle zaplanowane, są trudne do mediacji bez zwięzłych programów; podejmowanie decyzji staje się zagmatwane przez nieukierunkowaną dyskusję i brak świadomego uczestnictwa. Zaprojektowanie skutecznego programu jest jednym ze sposobów wykorzystania siły silnego zespołu, ponieważ zapewnia on zarówno niezbędną strukturę, jak i zawartość informacyjną, aby osiągnąć właściwe rezultaty.

Niezależnie od tego, czy spotkanie odbywa się codziennie, co tydzień, czy co kwartał, potrzeba silnego harmonogramu jest niezbędna do utrzymania wydajności, zarówno w dużych, jak i małych grupach. Poniżej wymieniono kilka ważnych czynników, o których należy pamiętać podczas projektowania programu spotkań. Rozważ następujące:

Zaangażowanie Twojego zespołu w agendę

Czy wybrałeś temat, który dotyczy zespołu, do którego się zwracasz? Większość ludzi chce rozmawiać o sprawach, które mają na nich bezpośredni wpływ. Dyskusja na tematy, które dotyczą różnych działów, to dobra rzecz do poruszania podczas spotkań, na które przeznaczono środki wyłącznie w celu dyskusje grupowe. Ponieważ większość organizacji jest zasilana przez poczucie współzależności między biurami, działy wewnętrzne często potrzebują czasu na spotkania, aby skoordynować i skonsolidować swoje wysiłki.

Uwzględnienie zaangażowania zespołu w to, co jest omawiane, pozwala również dostosować program do odbiorców i zmaksymalizować udział odbiorców.

Tworząc swój program, zadaj sobie pytanie: czy to wpływa na osoby, do których się zwracam?

Przejrzystość Twojego programu

Używanie modnych słów jako wypunktowanych zdań tematycznych może sprawić, że profesjonaliści będą się gubić: jeśli ogłosisz udane wprowadzenie nowego produktu w porządku obrad pod hasłem „Dobre rzeczy, które ostatnio zrobiliśmy”, prawdopodobnie będziesz jedynym na tej stronie. Niezwykle trudno jest pośredniczyć w dyskusji, jeśli ludzie nie mają jasności w temacie, nie mówiąc już o umiejętności skutecznego przygotowania się do niej.

Używanie zdań z pytaniami do poruszania punktów na spotkaniu to świetny sposób na upewnienie się, że dyskusja rzeczywiście rozwiązuje przedstawiany problem. Posługując się naszym hipotetycznym, udanym wprowadzeniem produktu na rynek, zastanówmy się nad tym: Co sprawdziło się podczas tej premiery? Jakie rynki otworzyliśmy z tym sukcesem? Skąd to bierzemy?

Tworząc wiersze tematyczne na spotkania, zadaj sobie pytanie: Jakich odpowiedzi szukam? Jakie pytanie najlepiej nam w tym pomoże?

Cel twojego programu

Ludzie mogą się denerwować, gdy zdają sobie sprawę, że proszenie o ich wkład nie gwarantuje, że będą mieli coś do powiedzenia w ostatecznym procesie podejmowania decyzji. Ważne jest, aby skategoryzować każdą dyskusję na podstawie tego, czego oczekujesz od swoich odbiorców. Nakreśl dla grupy, czego oczekujesz od ich odpowiedzi. Podejście oparte na pytaniach pomaga uzyskać bardziej pomocne odpowiedzi od zespołu, ale może również prowadzić do frustracji, jeśli w jakikolwiek sposób wprowadzasz w błąd, do czego te odpowiedzi są używane.

Jeśli spotkanie odbywa się, abyś mógł zebrać wkład do większej decyzji, poinformuj o tym. Jeśli potrzebujesz forum opiniowania nowego pomysłu, zaznacz to w porządku obrad. Jeśli szukasz konsensusu do końca spotkania, zapisz to i wyraźnie zaznacz, że ostatecznym celem dyskusji jest podjęcie decyzji. W ten sposób unikniesz zwrócenia uwagi na punkty sporne wśród członków twojego zespołu, którzy mogą mieć pojęcie władzy, które nie ma znaczenia na tym konkretnym spotkaniu.

Wymieniając oczekiwania dotyczące spotkań, zadaj sobie pytanie: szukam wkładu, informacji lub ostatecznej decyzji? 

Terminowość Twojego programu

Ta sprawa jest przedsięwzięciem dwubitowym, ponieważ terminowość Twojego programu może decydować o poziomie przygotowania, jaki osiągną członkowie Twojego zespołu. Im szybciej dostaniesz do nich agendę, tym szybciej możesz oczekiwać, że rozważą elementy swoich punktów dyskusyjnych i przygotują się do przekazania Ci swojego wkładu lub zebrania informacji, aby podjąć z Tobą świadomą decyzję. Ważne jest, aby dać zespołowi trochę głowy podczas podejmowania ważnych decyzji lub spotkań, które wymagają przygotowań, ponieważ chcesz zmaksymalizować czas ze wszystkimi zaangażowanymi stronami i próbować informować ludzi, podczas gdy inni, którzy się przygotowali, siedzą i czekają, to świetny sposób na opuść swój zespół sfrustrowany i niespójny. 

Udostępniając agendę spotkania zespołowi, zadaj sobie pytanie: Gdybym otrzymał teraz ten program, czy sam byłbym gotowy na to spotkanie na czas?

Zarządzanie czasem w Twojej agendzie

Utrzymanie tematu dużej grupy ludzi jest trudne. Utrzymanie ich zgodnie z harmonogramem jest prawie niemożliwe. Z tego powodu ważne jest, aby w projekcie agendy spotkania uwzględnić element czasowy. Każda sekcja/pytanie/część tematu powinna być wyraźnie określona w ramach czasowych. Te ramy czasowe powinny zapewnić odpowiednią ilość czasu na dyskusję, przegląd i zakończenie. Ważne jest, aby omówić to przed spotkaniem: często zdarza się, że w końcu usłyszysz, że pewne kwestie wymagają więcej czasu na tablicy lub można je znacznie ograniczyć.

Ustalając przedziały czasowe dla każdej sekcji planu spotkania, zadaj sobie pytanie: Jak najlepiej wykorzystać nasz czas? Czy ich opinie otworzą dialog, który zasługuje na dalszą dyskusję? Jak długo chciałbym wydać na ten przedmiot?

Przetwarzanie celów agendy

Przetwarzanie agendy ma więcej wspólnego z etapami przetwarzania wszystkich punktów spotkania. Wylicza poziomy dyskusji, podczas których próbujesz wykonać dane zadanie. Uzgodnienie sposobu rozpatrywania spraw zwiększa efektywność Twojego spotkania. Jeśli nie wymienisz sposobu, w jaki zespół ma zająć się każdym problemem, niektórzy członkowie mogą się rozproszyć podczas definiowania problemu, podczas gdy niektórzy mogą dyskutować o jego znaczeniu dla nich: nikt nie skoncentruje się na identyfikacji lub ocenie jakichkolwiek rozwiązań .

Proces zajmowania się punktem powinien pojawić się w pisemnym porządku obrad, który będziesz dostarczać. Kiedy dotrzesz do tego punktu podczas spotkania, wyjaśnij proces wymagany do osiągnięcia porozumienia i szukaj takiego porozumienia.

Kiedy po raz pierwszy określasz ten proces w swoim programie, zadaj sobie pytanie: Jak chcę poprowadzić tę dyskusję? Czy chcę otrzymywać informacje od osób indywidualnych lub zespołów? Czy chcę jednomyślnego głosowania, opcji głosowania lub burzy mózgów? Jak ustalić, kiedy problem został rozwiązany? Jak dla mnie wygląda idealne spotkanie?

Edycja swojego planu

To może być najważniejsza część tworzenia jakiegokolwiek programu – zrozumienie, że zawsze są w procesie zmian. Żaden program nie jest odporny na szaleństwo czasu, nieoczekiwane opóźnienia, zwolnienia chorobowe lub niepowodzenia. Z tego powodu ważne jest, aby być podatnym na zmiany. Priorytety agendy bez wątpienia zmienią swoje znaczenie w miarę zbliżania się daty i utrwalania się sytuacji w czasie rzeczywistym. Wraz z postępem projektów, rozwija się zespół, a co za tym idzie cele agendy. Pierwszym punktem każdego dobrego programu jest „edycja i zmiana priorytetów dzisiejszego programu”. Ten punkt harmonogramu to najlepszy sposób na upewnienie się, że Twój zespół jest zgodny z tym, co jest dyskutowane, dlaczego, w jakim zakresie i z jakimi oczekiwaniami w dniu.

Tworząc agendę na dowolne spotkanie, zadaj sobie pytanie, Czy jest tu miejsce na dyskusję? Jak najlepiej zarządzać tym, czego nie mogę zaplanować? Jak skoncentrować moją dyskusję?

Dodatkowe sugestie dotyczące agendy

Co działa dobrze?

To ważny punkt, który należy uwzględnić w swoim programie. To wiele mówi o twoim przywództwie, aby móc zawiesić pilność spotkania w celu omówienia elementów sukcesu z twoim zespołem. Ważne jest, aby każdy czuł, że jego praca jest ceniona, pomimo ograniczeń czasowych, niepowodzeń, problemów i wyzwań. Należy zająć się dobrze wykonaną pracą, a poświęcenie kilku chwil na spotkaniu, aby pogratulować zespołowi tego, co dobrze działa, to świetny sposób na utrzymanie morale i wspieranie wspierającego środowiska pracy.

Rzeczy do poprawy

To mniej ważna, ale równie ważna kategoria. To trochę przypomnienie Twojemu zespołowi, że zawsze jest miejsce na ulepszenia. Niezależnie od tego, czy masz problemy z terminowością, wewnętrzną dynamiką biura, czy po prostu miałeś trudny tydzień na rynku, upewnij się, że Twój zespół przez cały czas zdaje sobie sprawę z tego, czego się od niego oczekuje. Umieszczenie kubka do kawy w zmywarce to mały, ale ważny element dbania o środowisko biurowe i choć może się to wydawać nieistotne, wspomnienie o tym podczas spotkania podkreśla znaczenie spójności.

Pomysły na parking

Niezależnie od tego, czy słyszałeś o fenomenie parkingu, czy nie, na pewno wykorzystałeś jego podstawowe koncepcje. Zasadniczo działa jako płyta rezonansowa dla wszystkich pomysłów, których nie można natychmiast rozwiązać w obecnym środowisku spotkań. Wszystkie nowe projekty, pomysły, zapytania i pytania można „zaparkować” na parceli i odnotowywać jako punkty do dyskusji na przyszłe spotkania. Oznacza to również, że zawsze masz magazyn pełen pomysłów, do których możesz wrócić, jeśli masz dodatkowe kilka minut pod koniec spotkania. Parking to świetny sposób, aby pozostać w zadaniu, na torze i w zapisie.

Ogólnie rzecz biorąc, najważniejszą rzeczą do zapamiętania przy projektowaniu agendy jest to, że zawsze pracujecie razem nad wspólnym celem. Powinieneś dążyć do tego, aby dyskusja była spójna, inkluzywna, kreatywna i produktywna. Trudno jest trafić wszystkie punkty, ale jeśli masz na to miejsce w programie, możesz po prostu dotrzeć na czas.

FreeConference.com oryginalny dostawca bezpłatnych połączeń konferencyjnych, dający swobodę wyboru sposobu łączenia się ze spotkaniem w dowolnym miejscu i czasie bez zobowiązań.

Załóż darmowe konto już dziś i korzystaj z bezpłatnych telekonferencji, wideo bez pobierania, udostępniania ekranu, konferencji internetowych i nie tylko.

Jest niedzielne popołudnie i grupa znajomych loguje się na swoje rutynowo zaplanowane spotkanie internetowe. Spotykają się raz w tygodniu, aby porozmawiać o życiu; czasami o pracy; stają się gadatliwi, gdy rozmawiają ze znajomymi twarzami, rzadko widywanymi.

Ci przyjaciele poszli własnymi drogami – jeden zajął się finansami, drugi programowaniem, a kilku przeszło do VC, mając nadzieję, że uda im się znaleźć kolejną wielką rzecz. Było niedzielne popołudnie; to była rutyna spotkanie internetowe online; ale tym razem coś się zmieniło. (jeszcze…)