6 wskazówek, jak ulepszyć następną rozmowę konferencyjną

Prawdą jest, że wraz z szybkim rozwojem technologii telekomunikacyjnej zmniejsza się liczba fizycznych, bezpośrednich spotkań w sali posiedzeń zarządu. Ponieważ pracownicy stają się coraz bardziej zdalni, coraz więcej osób decyduje się na pracę w domu, a współpracownicy z różnych biur (a nawet z całego świata) potrzebują współpracy, telekonferencje stają się powszechnym rytuałem.

Jednak pomimo korzyści płynących z połączeń konferencyjnych, wiele osób boi się być ich częścią. Jeśli kiedykolwiek do nich dołączyłeś lub nawet ich gościłeś, wiesz z pierwszej ręki, jak katastrofalne mogą się okazać. Oto sześć wskazówek, które pomogą Ci ulepszyć następne spotkanie:

1) Przygotuj spotkanie z wyprzedzeniem

Chociaż może to być oczywiste, zawsze należy organizować połączenie konferencyjne z wyprzedzeniem. Powinieneś także mieć ustalony cel, aby spotkanie miało określony kierunek. Prowadzi to do planu (lub celów cząstkowych), nad którym ty i twój zespół możecie pracować podczas spotkania, tak aby wszyscy pozostali w temacie i nie ograniczali się do innych dyskusji. W naszym internetowym systemie planowania możesz wysłać swojemu zespołowi temat i program spotkania podczas tworzenia zaproszenia e-mail. Pamiętaj tylko, aby zaproszenia były trafne, krótkie i proste. Twój zespół zdecydowanie nie może wypracować planów i projektów na cały rok podczas jednej 1-godzinnej telekonferencji. 

2) Ogranicz rozpraszanie uwagi do minimum

W środowisku biurowym jest mnóstwo czynników rozpraszających uwagę, które mogą zniechęcić Cię do pracy. Ten Harvard Business Review artykuł zawiera listę wielu rzeczy, które ludzie robią podczas połączenia konferencyjnego, w tym podjadanie lub wykonywanie innych prac. Niektórzy ludzie nawet odrzucają połączenie, a następnie twierdzą, że zasnęli. Puffin już napisał kilka porad o tym, jak ograniczyć rozpraszanie uwagi, które można znaleźć na stronie FreeConference.com blog. 

3) Przyjmij wideospotkanie

Podczas gdy niektórzy z nas nadal preferują konferencje audio, dodanie wideokonferencje zaczyna dostrzegać akceptację w miejscu pracy. Ponieważ uczestnicy obserwują się nawzajem, wszyscy pozostają zaangażowani w omawiany temat. The  Udostępnianie ekranu Ta funkcja dodaje również dodatkowy wymiar wizualny do spotkania i tworzy bardziej dogłębną dyskusję.

4) Niech wszyscy przestrzegają „etykiety spotkań”

Aby upewnić się, że wszyscy pamiętają, że telekonferencja ma na celu „załatwienie spraw”, a nie gadanie o weekendzie, wszyscy powinni przestrzegać etykiety spotkania. Każdy odłożył swoją pracę i włożył wysiłek w przyłączenie się do rozmowy, dlatego ważne jest, aby nie marnować czasu. Traktuj swoje połączenie konferencyjne jak osobiste spotkanie!

5) Przydzielaj role i dbaj o zaangażowanie wszystkich

Jeśli twoje poprzednie spotkania nie poszły gładko, powinieneś rozważyć zaangażowanie większej liczby osób, aby odegrały w nich aktywną rolę. Spotkanie powinno mieć lidera i facylitatora; Lider to ktoś, kto organizuje i prowadzi spotkanie, podczas gdy facylitator dba o to, by spotkanie przebiegało zgodnie z planem. Nie bój się wyciszyć kogoś, kto blokuje mikrofon; jeśli ktoś milczy, poproś go o podzielenie się przemyśleniami, aby spotkanie było otwarte dla wszystkich uczestników. Upewnij się, że masz czas na docenienie wkładu wszystkich, tak aby spotkanie zakończyło się pomyślnie.

Dobra organizacja jest jak maszyna, która wymaga dobrze naoliwionych trybików; trybiki, które składają się z twoich kolegów. Organizowanie połączeń konferencyjnych to jeden ze sposobów utrzymywania zaangażowania wszystkich i bycia na bieżąco.

6) Skorzystaj z FreeConference.com

Jeśli szukasz najlepszych połączeń konferencyjnych, sensowne jest korzystanie z najlepszych usług! FreeConference.com pozwala zrobić wszystkie powyższe i wiele więcej. Jeśli potrzebujesz więcej informacji, a pełna lista funkcji można znaleźć na naszej .

Dlaczego nie spróbować zorganizować połączenia konferencyjnego z Bezpłatna konferencja Dzisiaj? To łatwiejsze niż myślisz i lepsze niż jakakolwiek gówniana usługa konferencji internetowych, z której korzystasz…