Hva er de fem stadiene av prosjektledelse?

Å få et prosjekt fra bakken krever et system av prosesser og talentfulle individer for å få jobben gjort. I grunnleggende termer er det ingen enkel bragd!

Avhenger av videokonferanse å samarbeide med flere team og enkeltpersoner krever organisering og effektiv implementering av prosjektledelse på tvers av forskjellige kontorer, avdelinger og kommandokjeder. Samhold, kommunikasjon og sentralisering er sentrale faktorer. Uansett hvem du har å gjøre med, det være seg en interessent, klient eller ansatt, er det mange bevegelige deler å ta hensyn til fra unnfangelse til levering.

Hvert prosjekt krever omfattende kunnskap om prosjektets livssyklus. Å vite hvordan hver fase fungerer gir verdifull innsikt om hvordan du skal nærme deg den. Men hvordan fungerer videokonferanser for å styrke prosessen din? La oss ta en titt gjennom rammen av de fem stadiene av prosjektledelse.

Det er prosjektlederens ansvar å kjenne, planlegge og bygge "løft" av prosjektet ved å ha en grundig forståelse av de fem prosjektledelsestrinnene. Dette fungerer for å gi en klar og kortfattet plan for hvordan ideen vil gå fra abstrakt til konkret. Utviklet av Project Management Institute (PMI), er de fem fasene for ethvert prosjekt som skal realiseres som følger:

1. Initiering
Den første i livssyklusfasen, initieringen krever et kick-off-møte som løkker i klienten og investorer. Det er her mål, mål, tvil, bekymringer og eventuelle innledende tanker og ideer diskuteres. Når beslutningstakere ikke befinner seg på bare ett sted, kan du stole på å sette opp et nettmøte for en videochat eller konferansesamtale for å diskutere følgende snakkepunkter:

• Hvem er investorene og interessentene?
• Hva er forretningsvisjonen og misjonen?
• Hva er den estimerte tidslinjen?
• Hva er noen av risikoene?
• Hvilket budsjett og ressurser er tilgjengelig?

2. Planlegger
Når målene er lagt ut og blitt enige om, kan en klarere ide om det endelige resultatet bli bedre forstått. Arbeider bakover for å visualisere og formulere et sett med planer for alle å følge, guider teamet fra startfasen til ferdigstillelse.

Gjennomføre nettmøter for å:

• Sett sammen lag
• Overfør viktige detaljer
• Sett opp mål og mål for prosjektet

Planleggingsfasen er kritisk for å bore ned følgende 5 komponenter:

• Design av en prosjektstruktur
• Opprette arbeidsflytdokumenter
• Estimere budsjetter på tvers av avdelinger
• Samle, fordele og utpeke ressurser
• Risikovurdering

3. Utførelse
Teamledere og prosjektledere settes i gang for å bygge resultater, være mellomting for klienter, utføre oppgaver, implementere prosesser og mer. Direkte kommunikasjon på tvers av alle deler av prosjektet er nødvendig og avgjørende for å lykkes med å bringe ideen ut i livet.

Viktig for utførelsesfasen:

• Hyppige møter
  Å holde seg i teamet med planlagte nettmøter bidrar til å holde prosjektet kort og i rute. Rettidig og krystallklar kommunikasjon via videokonferanser eller konferansesamtaler sikrer færre blinde flekker, bedre teamarbeid og raskere bevegelse av varer i rørledningen.
• Åpenhet
  Unngå potensielle blokker når det gjelder hindringer som lett kan forhindres som planlegging, ansettelse, invitere deltakere til møter og fastslå hvem som er ansvarlig for hvilken oppgave ved å integrere andre digitale verktøy som Slack, Outlook og Google Kalender i videokonferanseplattformen.
• Konflikthåndtering
  Problemer kommer garantert til å oppstå. Dempe hendelser ved å invitere de i "frontlinjene" -teamene til å si ifra og komme med bekymringer, flaskehalser eller noe som potensielt kan utgjøre en svakhet i kjeden.
• Progress Reports
  Regelmessige oppdateringer deles under en standup -møte, huddle session eller videochat fungerer for å holde seg foran kurven og identifisere problemer før de skjer.

4. Overvåking og kontroll
Hvis du ikke kan måle det, kan du ikke klare det. Denne fasen krever kontroll for å sikre at alt er i samsvar med det som ble avtalt tidligere. Hva er de viktigste ytelsesindikatorene? Hva må implementeres for å nå tidsfrister og økonomiske parametere?

Hold nettmøter med viktige aktører for rutinemessige sjekkpunkter, anmeldelser og resultatrapporter. Du kan utføre fjernkontroll presentasjoner via videokonferanser som inkluderer arbeidsflyter, viktige dokumenter og filer, og alt som må deles og formidles.

5. Avslutning
Å lukke prosjektet er like viktig som å starte det. Også referert til som "oppfølgingsfasen", er det på dette tidspunktet da det ferdige prosjektet er klart for publisering. Hovedfokuset her er på produktutgivelse og levering.

Det er kritisk for en prosjektleder å vurdere prosjektets levetid fra start til slutt ved å:

1. Undersøkelse av prosjektytelse
   Treff hvert lag sine mål og markører? Ble prosjektet gjennomført innenfor budsjett- og tidsrammer? Løste prosjektet et problem? Å løse disse spørsmålene og mer hjelp til å vurdere om prosjektet var vellykket eller ikke.
2. Ser på teamprestasjoner
   Ytelsen til teammedlemmer kan bores ytterligere individuelt for å vurdere suksess i gruppen. Kvalitetskontroller, KPI -er og nettmøter fungerer for å gi klarere innsikt i ytelsen.
3. Vurdere og dokumentere prosjektavslutning
   En grundig presentasjon som sammenstiller støttedokumenter som viser prosjektets vekst fra unnfangelse til levering sikrer riktig gjennomføring for kunder og interessenter.
4. Be om anmeldelser
   En sluttevaluering av prosjektet gir en nærmere titt på styrker og svakheter, fra begynnelse til slutt. Finn innsikt og lær leksjoner til neste gang.
5. Går over budsjettet
   Å kunne identifisere budsjetttap så vel som uberørte ressurser gir en bedre forståelse av suksess (eller fiasko), og bidrar til å håndtere sløsing.

Noen snakkepunkter på nettet inkluderer:

• Hva var prosjektet takeaways?
• Hva er mulighetene for vekst? Forbedring
• Hva var noen av styrker og svakheter som ble vist gjennom prosessen?

La FreeConference.com gi din bedrift det klare og effektive plattform for prosjektledelse for videokonferanser nødvendig for å skape samhørighet og sentralisering for alle aspekter av prosjektledelse. Med et bredt tilbud av funksjoner, enkle integrasjoner og video- og lydfunksjoner av høy kvalitet, kan du forvente at prosjektet ditt blir grundig kommunisert og samarbeidet om.