Konferansesamtaler er et effektivt kommunikasjonsverktøy for å bygge lagånd og god «bedriftskultur». Selv om organisasjonen drar nytte av godt gjennomførte telefonkonferanser gjennom økt produktivitet og lønnsomhet, har de ansatte også fordel, fordi det er mye mer moro å jobbe på en glad og engasjert arbeidsplass.
Det vil si hvis alle tar seg sammen, og vet hvordan de skal være en god telefonkonferanse. Her er fem tips om hvordan du kan gjøre ditt for å bygge lagånd med telekonferanser, og hvorfor de er verdt å gjøre.
En av grunnene til at telefonkonferanser er så effektive, er fordi de respekterer alles tid. Ved å eliminere reisetiden, selv når folk jobber i samme bygning, sparer de timer og timer med personalets tid.
Du har bedre ting å gjøre enn å komme til et møte.
Tidssparing gjør det mulig å planlegge hyppigere kommunikasjon, noe som er bedre for alle, siden mangel på kommunikasjon er en stor kilde til funksjonssvikt i organisasjoner.
For hvert minutt du er sen til å ringe med 15 personer på det, sløser du med 15 "personminutter" av alles tid. Å kaste bort tid er som forsøpling. Når den første personen kaster ett stykke søppel på et offentlig sted, gjør alle det. Ikke vær den første personen!
Hvis du er ny på konferansesamtaler, møt opp 10 minutter for tidlig og få en kompis som hjelper deg med å bli komfortabel med teknologien. Hvis du er en gammel proff, er to minutter for tidlig greit, så du kan logge på Delt skrivebord, gå gjennom agendaen, ta tankene dine til møtet og være klar til å gå når klokken ringer.
En annen grunn til at konferansesamtaler avsluttes ekte telefonlinjer (ikke Skype eller VOIP) er så gode at den utmerkede lydkvaliteten gjør det mulig for alle å høre de subtile "kroppsspråk" -signalene de trenger for å virkelig forstå hverandre.
Hvis noen er opprørt, må alle vite det slik at de kan hjelpe. Hvis noen er i ekstase fordi de nettopp har nådd en stor milepæl, er den spenningen i stemmen deres det du kom for å høre.
Å hjelpe mennesker, feire suksess og dele gode ideer er hvordan du bruker telekonferanser til å bygge lagånd og øke bunnlinjen.
Dessverre kan til og med bakgrunnsstøyen fra en dårlig valgt anropers plassering kaste en apenøkkel inn i en god telefonkonferanse. Det er grunnen til at alt går knirkefritt ved å sette seg opp riktig.
Du må være i et rolig sted, der bakgrunnsstøy ikke vil blø inn i samtalen eller distrahere deg, og du trenger en telefon av god kvalitet, slik at alle kan høre alt de trenger.
Hvis personen som inviterte deg til telefonkonferansen egentlig ikke brydde seg om hva du syntes om problemet som ble diskutert, ville de ha sendt deg på en gruppe-e-post.
Du er invitert til samtalen fordi noen vil ha hjernen din. De vil ikke ha halvparten av hjernen din, mens du leser noen filer eller sender noen e-poster.
Aldri multitaske på en konferansesamtale.
Baksiden av dette er hvis du virkelig er fokusert, og du føler at du vil gi et bidrag, Gå for det! Det er en tragedie når noen kveler en god idé på en telefonkonferanse.
Du ble invitert til å delta, så ikke vær sjenert.
Når du snakker, introduser deg selv, slik at alle vet hvem du er, selv om du sjekker inn etter et minutt eller to med stillhet. Hold telefonen nær munnen din, eller kom nær mikrofonen. Start med "kan alle høre meg?" Snakk sakte, og ikke bekymre deg for å være for høyt. Folk kan alltid avvise deg, men hvis du ikke er høy nok, vil du kaste bort tid.
Når du kommer gjennom "lydsjekk", uttrykk deg selv. Det er det du er der for. Når du tar ordet, få ideen din tydelig frem. Samtidig er det godt å merke seg når du snakker mest på en telefonkonferanse. Å snakke er gøy, men du kan få for mye av det gode. Å dele gulvet bygger lagånd.
Igjen, hvis det er din første konferansesamtale, få litt teknisk hjelp med å sette opp, og sørg for å spørre om telefonen din høres ok ut. Kan folk høre deg når du snakker? Skaper du ekko? Det er greit å bruke en smarttelefon av god kvalitet, men demp eventuelle potensielle varsler.
Hvis du bare har en billig høyttalertelefon, kan du lytte på den, men bare snakke inn i headsettet. Bruk telefonens mute-knapp når du ikke snakker, og ikke sett samtalen på vent, slik at du ikke vil kringkaste Muzak til en viktig diskusjon.
"Takk for at du ringte RamJac Corporation. På grunn av et stort antall samtaler ..."
Husk også at det finnes verktøy der ute som vil gjøre livet ditt enklere når du håndterer samtaler for profesjonelle formål. For eksempel, i stedet for å stole på eldre analoge fasttelefontjenester, ved å bruke bedriftstelefonnummerapper vil gjøre opplevelsen mer sømløs og praktisk både for deg og personene du snakker med.
Konferansesamtaler handler om å bygge lagånd ved å dele viktig informasjon og ta beslutninger sammen. Ikke vær sjenert, og ikke bekymre deg for alle de små tekniske detaljene. Hvis du har en god telefon og en rolig beliggenhet, vinner du. Teamet kan hjelpe deg med å få riktig volumnivå.
En kjent komiker sa en gang: "90% av livet dukker opp." Å bringe fullstendig fokus og energi til en konferansesamtale er den viktigste måten å bli en god konferansesamtale.
Opprett FreeConference.com -kontoen din og få tilgang til alt du trenger for at virksomheten eller organisasjonen din skal komme i gang, for eksempel video og Skjermdeling, Ring planlegging, Automatiserte e -postinvitasjoner, påminnelser, Og mer.
