Å holde regelmessige møter eller konferansesamtaler er viktig for å bygge relasjoner og oppnå felles mål. Når det er sagt, er det ingen som liker å bli dratt inn i møter som trekker ut og fortsetter, men som utretter lite. Ikke bare kan det å holde slike møter kaste bort tid og hemme produktiviteten, for mange av disse typene samtaler kan føre til at inviterte ikke tar de planlagte møtene dine på alvor. I dagens blogg skal vi gå gjennom noen tips for hvordan du gjennomfører et telefonmøte som er mer produktivt og mindre tidkrevende.
Enten du prøver å gjøre møter kortere eller bare vil sørge for at alle agendapunktene dine blir tatt opp under konferansen, kan litt forberedelse sammen med gratis programvare for konferansesamtaler hjelpe deg med å holde møtene aktuelle og i tide.
I stedet for å holde et møte, hvorfor ikke bare sende ut en masse-e-post eller en gruppechatmelding?
Jada, e-poster, direktemeldinger og tekstmeldinger er enkle – de krever ingen planlegging, og folk kan svare på dem når det passer det. Noen situasjoner krever imidlertid mer live interaksjon
(Beklager ordspillet). Telefon og videokonferansesamtaler ikke bare bidra til å bygge personlige forbindelser mellom eksterne deltakere, men kan også være mer effektive når det gjelder å legge til rette for sanntidsdiskusjoner. Den nest beste tingen å møte personlig, et godt administrert telefon- eller videomøte gjør at mye mer kan sies på mye kortere tid.
Tross alt, hvem vil lese gjennom en sidelang tråd med e-poster?
Nøkkelen til å lede en vellykket konferansesamtale starter med forberedelse - å vite hvordan du starter en konferansesamtale på riktig måte, vil gjøre det mye enklere å kontrollere og administrere når den begynner. Selv om det er ekstremt enkelt å sette opp en konferansesamtale eller videokonferanse, er det alltid greit å gjøre deg kjent med det grunnleggende på forhånd, for eksempel å definere et klart formål for konferansen, vite hvordan du får et telefonkonferansenummer og hvordan du ringer et telefonmøte. konferanse samtale.
Et av de viktigste trinnene for å forberede en vellykket telefonkonferanse er å skissere en agenda. Selv om en klar agenda ikke nødvendigvis trenger å diktere hvert minutt av diskusjonen under samtalen, bør den være detaljert nok til å tjene som en retningslinje for hva du planlegger å ta opp. Hvis du planlegger å holde en telefonkonferanse i en time, for eksempel, kan det være lurt å bruke 15 minutter på å diskutere fire forskjellige emner. Selvfølgelig vil tiden det skal tildeles til hvert agendapunkt variere avhengig av antall punkter som skal diskuteres og antall deltakere du forventer. Å bruke tilgjengelig gratis konferanseprogramvare er en fin måte å holde styr på tiden ettersom mange slike tjenester har online-grensesnitt med klokker eller tidtakere som begynner å kjøre ved starten av samtalen.
Takket være de ulike gratis konferanseløsningene der ute, har det aldri vært enklere å få en dedikert konferanselinje. Etter å ha opprettet en gratis konto, vil de fleste tjenester tildele deg et konferansenummer og en unik tilgangskode som kan brukes til å ringe til konferanselinjen når som helst. Mange tilbyr også premium gratis og internasjonale oppringingsnumre også.
Her kommer den kompliserte delen ... bare tuller! For å ringe til en konferanse, ringer deltakerne ganske enkelt det oppgitte oppringingsnummeret og, når du blir bedt om det, taster du inn tilgangskoden som er tildelt konferanselinjen. Siden hver konferanselinjes tilgangskode er unik, vil tilgangskoden deltakerne oppgir avgjøre hvem som kommer inn (eller ikke kommer inn) til samtalen din!
Å sørge for at konferansesamtalen går knirkefritt er like enkelt som å krysse av i bokser. De Sjekkliste for gratiskonferansemøter er din guide til planlegging og gjennomføring av vellykkede telefonkonferanser og nettmøter.
Enten du holder et møte personlig, over telefon eller via videokonferanse, mye av det samme behov for å møte ledelsen gjelder fortsatt - for eksempel å sette en definert agenda, invitere alle de riktige personene og holde tangensielle samtaler til et minimum. En fordel telefon- og webkonferanser har over personlige møter, er imidlertid nivået på kontroll som konferanselederen gir. Å vite hvordan man gjennomfører en konferansesamtale effektivt betyr å vite hvordan man bruker disse kontrollene.
Konferansemoderatorkontroller gir møtelederen mulighet til å bestemme hvem som kan og ikke kan bli hørt under en konferansesamtale. I tillegg til konferanseinnstillinger som kan endres, lar de fleste gratis konferansesamtalerprogramvaretjenester moderatorer kontrollere konferansene sine via telefontastaturkommandoer og online dashbordkontroller. Funksjoner på det elektroniske dashbordet, som f.eks aktiv høyttaler, la moderatorer holde et øye med hvem som snakker og deltar under en samtale. Ved å gjøre det mulig for moderatorer å stille (potensielt) forstyrrende deltakere, er det lettere å holde møter på rett spor og dempe tangentielle samtaler.
Selv om det kan virke skremmende å holde en konferanse, er det veldig enkelt å gjennomføre en vellykket samtale gitt de riktige verktøyene og litt kunnskap. Hvis du har spørsmål eller bekymringer, kan du alltid besøke FreeConference-støtteside for å komme i kontakt med en konferanseekspert!
Pionerene innen teknologi for gratis konferansesamtaler, FreeConference.com og teamet av eksperter er her for å hjelpe deg med å mestre kunsten med den vellykkede telefonkonferansen. Med bare noen få museklikk kan du være på vei til å arrangere dine egne konferansesamtaler og nettmøter. Registrer deg i dag!
Opprett FreeConference.com -kontoen din og få tilgang til alt du trenger for at virksomheten eller organisasjonen din skal komme i gang, for eksempel video og Skjermdeling, Ring planlegging, Automatiserte e -postinvitasjoner, påminnelser, Og mer.
