Det er sant at fysiske møterom ansikt til ansikt er i tilbakegang med den raske veksten av telekommunikasjonsteknologi. Ettersom arbeidsstyrken blir stadig mer avsidesliggende, flere velger å jobbe hjemme, og behovet for at kolleger fra forskjellige kontorer (og til og med fra hele verden) samarbeider, blir konferansesamtaler til et vanlig ritual.
Men til tross for fordelene med konferansesamtaler, er det mange som gruer seg til å være en del av dem. Hvis du noen gang har blitt med i en før, eller til og med vært vert for dem, vet du selv hvor katastrofale de kan vise seg å være. Her er seks tips som vil hjelpe deg å forbedre ditt neste møte:
Selv om dette kan være åpenbart, bør du alltid organisere konferansesamtalen på forhånd. Du bør også ha et etablert mål slik at møtet får en retning. Dette fører til en agenda (eller delmål) som du og teamet ditt kan jobbe mot under møtet, slik at alle holder seg til temaet, og ikke avgrenser til andre diskusjoner. I vårt webplanleggingssystem kan du sende teamet ditt emnet og agendaen for møtet mens du lager e-postinvitasjonen. Bare husk å holde invitasjoner relevante, korte og enkle. Teamet ditt kan definitivt ikke utarbeide et helt år med planer og prosjekter på en 1-times telefonkonferanse.
Det er tonnevis av distraksjoner i kontormiljøet som kan avskrekke deg fra å jobbe. Dette Harvard Business Review artikkelen viser mange ting som folk gjør mens en konferansesamtale finner sted, inkludert snacking eller fullføring av annet arbeid. Noen dropper til og med samtalen og hevder at de har sovnet. Lundefugl har allerede lagt ut innlegg noen tips om hvordan du kan kutte ned på distraksjoner, som du finner på FreeConference.com blog.
) Omfavn videomøtetMens noen av oss fortsatt foretrekker lydbaserte konferanser, vil tillegg av videokonferanse begynner å se aksept på arbeidsplassen. Siden deltakerne holder øynene på hverandre, holder alle seg engasjert i emnet. De Skjermdeling funksjonen legger også til en annen visuell dimensjon til møtet, og skaper en mer dyptgående diskusjon.
For å sikre at alle er oppmerksomme på at telefonkonferansen er rettet mot å "få ting gjort" og ikke prater bort om helgen, bør alle følge møteetiketten. Alle har satt til side arbeidet og lagt ned krefter på å bli med på samtalen, så det er viktig at ingen tid går til spille. Behandle konferansesamtalen din som et personlig møte!
Hvis dine tidligere møter ikke har gått knirkefritt, bør du vurdere å få flere til å ta en aktiv rolle i dem. Et møte bør ha en leder og en tilrettelegger; lederen er en som organiserer og driver møtet, mens fasilitator sørger for at møtet er i tråd med agendaen. Ikke vær redd for å dempe noen hvis de tråkker på mikrofonen; hvis noen er stille, be dem dele tankene sine slik at møtet blir inkluderende for alle deltakerne. Sørg for å sette av tid til å sette pris på alles bidrag slik at møtet avsluttes på en god måte.
En god organisasjon er som en maskin som krever velsmurte tannhjul; tannhjul som består av dine medkolleger. Å holde konferansesamtaler er en måte å holde alle engasjerte og oppdaterte.
Hvis du ønsker å ha de beste konferansesamtalene, er det bare fornuftig å bruke den beste tjenesten! FreeConference.com lar deg gjøre alt ovenfor, og mye mer. Hvis du trenger mer informasjon, a full liste over funksjoner finner du på vår nettsted.
Hvorfor ikke prøve å arrangere en konferansesamtale med Freeconference i dag? Det er enklere enn du tror, og bedre enn den elendige nettkonferansetjenesten du bruker...
Opprett FreeConference.com -kontoen din og få tilgang til alt du trenger for at virksomheten eller organisasjonen din skal komme i gang, for eksempel video og Skjermdeling, Ring planlegging, Automatiserte e -postinvitasjoner, påminnelser, Og mer.
