Nøkkelen til å gjennomføre et effektivt formelt møte er en gjennomtenkt agenda. Når du forbereder deg på forhånd ved å skrive en agenda på forhånd med detaljert informasjon om møtet, vil du ikke bare spare tid for alle involverte, men resultatet er mer sannsynlig å bli en suksess.
Her er 5 punkter du alltid bør inkludere når du oppretter en effektiv møteagenda:
Dette kan være den viktigste delen av dagsordenen. Den angir formålet med møtet og resultatet eller beslutningen du håper å nå på slutten. Det lar alle involverte få en klar forståelse av hva du prøver å oppnå og hvorfor deres deltakelse er verdsatt.
Når agendaen inkluderer å starte med målet, er du mer fokusert på sluttresultatet. mens du oppretter resten av møteagendaen, og forbedrer effektiviteten av møtet ditt før det begynner.
Når målet for møtet er etablert, forbereder du møtet med en liste over viktige temaer for diskusjon.
Hvert diskusjonstema skal hjelpe til med å nå møtemålet. Listen kan være kort, men bør være detaljert nok til at teammedlemmer kan forberede seg til teammøtet for å gi et effektivt bidrag.
En vanlig metode er å plassere hvert emne som et spørsmål. Dette kickstarter tankeprosessen for deltakerne og gir en innsjekking av dens relativitet til møtemålet.
Hvert emne bør ha en eier og en bestemt tid for å dekke emnet. Temaeierskap gir ansvar. En tidsramme holder møtet i rute. Last ned vår gratis møteliste her: FreeConference Meeting Agenda Last ned
Utfordringen byr på seg selv, ikke når man skal bestemme hvem man skal invitere, men hvem man ikke skal invitere. Bare folk som virkelig trenger å være på møtet, bør være på denne listen.
Hvis du har etablert møtemålene dine og tilordnet møteemner, bør du ha et godt grunnlag å jobbe med for å fullføre listen over deltakere. Med det i bakhodet, stille deg selv tre spørsmål når du vurderer hver møtedeltaker. Hvis du svarer ja på noen av spørsmålene, kan du legge ham eller henne til på listen over dagsordenspunkter:
Hvis du er usikker, kan du vurdere å gjøre hans eller hennes oppmøte valgfri. Du kan alltid sende et sammendrag, opptak eller transkripsjon etter møtet i stedet. Møtereferater fra en notatskriver, ikke alltid nødvendig.
En av de største klagene på forretningsmøter er at de er bortkastet tid. Det blir enklere å administrere møter når synkroniseringer holder seg rundt 30 minutter. Vær respektfull for dine kollegers tid uten å kaste bort tid eller miste resultater.
Oppfølging er like viktig som selve møtet. På bunnen av mal for møteagenda, er det fordelaktig å inkludere en seksjon der deltakerne kan ta notater, dokumentere handlingspunkter, beslutninger og takeaways. Å ha denne delen organiserer konklusjonene fra møtet og lar deltakerne visualisere prosessen som må finne sted etterpå.
Uventede temaer kan dukke opp under møtet som styrer fokus bort fra sluttmålet. For å holde deg på sporet og i tide, "parkerer" diskusjonen utenfor temaet på "Parkeringsplassen", vanligvis på slutten av dagsordenen, for å gå tilbake utenom forrige møte. Et annet vanlig begrep for dette er "La oss ta dette frakoblet."
Dette er spesielt viktig hvis deltakerne vil delta i møtet eksternt. Sørg for at alle konferansedetaljer er tydelig skissert og korrekte, inkludert oppringingsnumre, tilgangskode og eventuelle koblinger til ditt online møterom.
Eller opprett et møte med FreeConference.com og konferansedetaljene fylles ut i alle invitasjoner og påminnelser, sammen med møteagendaen din.
På forhånd gir deltakerne tid til å forberede seg til styremøtet og sikre at de ikke har noen konflikter i timeplanen.
På forhånd gir deltakerne tid til å forberede møtet og sikre at de ikke har noen konflikter i timeplanen.
Opprett FreeConference.com -kontoen din og få tilgang til alt du trenger for at virksomheten eller organisasjonen din skal komme i gang, for eksempel video og Skjermdeling, Ring planlegging, Automatiserte e -postinvitasjoner, påminnelser, Og mer.
